Okategoriserade

Blogg

Så väljer du rätt tidrapporteringssystem

Att välja rätt tidrapporteringssystem till företaget innebär att hitta ett system som passar för just ditt företag. Med andra ord gäller det att fundera på vilka behov företaget har. Hur många användare ska tidrapportera i systemet? Måste tidrapporteringssystemet erbjuda möjligheten att tidrapportera på olika projekt? Vill du kunna tidredovisa med röststyrning? Ska det gå att lämna in tidrapportering i en app? Denna typ av frågor är viktiga att fundera på innan valet av tidrapporteringssystem. För att göra beslutet enklare kommer vi i detta inlägg att lista 7 viktiga punkter att tänka på vid valet av tidrapporteringssystem.

välja tidrapporteringssystem

Val av tidrapporteringssystem

  1. Hur många användare?
  2. Tidrapportera på kund och projekt.
  3. Enkelt och snabbt tidrapporteringssystem.
  4. Tidrapportering i app?
  5. Tidrapportera med rösten?
  6. Ska det gå att fakturera?
  7. Uppföljning av lönsamhet.
Video – välja tidrapporteringssystem

1. Hur många användare?

En av de viktigaste sakerna att tänka på vid valet av tidrapporteringssystem är hur många användare ni är. Ju fler som ska använda systemet, desto viktigare är det med funktioner för individuell anpassning. Exempelvis är det en fördel att det går att anpassa systemet så att varje användare endast kan tidrapportera på sina egna projekt och kunder. Dels för att det underlättar för användaren som inte behöver leta sig fram till sina aktuella arbeten. Dels för att det minskar risken att en användare av misstag rapporterar tid på fel kund eller projekt.

Förutom funktionaliteten tillkommer naturligtvis även frågan om pris för tidrapporteringssystemet. De flesta systemen på marknaden erbjuder en pristrappa där du betalar för varje användare. Att ta reda på kostnaden per användare är därför extra viktigt om ni är många som ska använda systemet.

Om du endast behöver ett tidrapporteringssystem för en användare är kostnaden lägre. Ibland kanske du till och med kan använda ett gratis tidrapporteringssystem. För det mesta är dock funktionaliteten begränsad i gratisversionerna så det gäller att undersöka vad som ingår. Många system med gratis tidrapportering erbjuder inte analysverktyg för att följa upp lönsamhet. Gratis tidrapportering brukar inte heller erbjuda möjlighet att lägga upp flera olika kunder och projekt eller göra individuella anpassningar.

2. Tidrapportera på kund och projekt?

Att kunna rapportera tid på kunder är a och o i ett tidrapporteringssystem. Många tidrapporteringssystem erbjuder möjligheten att välja mellan att rapportera fakturerbar tid och interntid. Genom att växla mellan att rapportera tid som ska faktureras till kund och tidrapportera på interntid blir det tydligt hur mycket av användarnas tid som genererar intäkter. På så sätt blir det enkelt att se om användarnas tid ska fördelas på ett annat sätt.

Det blir också tydligt om det är en eller flera kunder som är mer lönsamma än andra. Eller om det är några kunder som är olönsammare än andra. Perfekt för att kunna följa upp och vidta konkreta åtgärder för att öka lönsamheten! Läs gärna mer om tidrapportering i Flowis system om hur det går till att tidrapportera i app och på webben.

Förutom att det bör gå att tidrapportera på kunder i ett tidrapporteringssystem bör det också innehålla en modul för projekt. Det kan till exempel vara så att ni vill kunna skilja på olika arbetsmoment hos en och samma kund. Kanske för att kunden vill veta hur mycket tid som har lagts på olika delar? Till exempel hur mycket tid det tog att lägga nytt tak jämfört med den invändiga renoveringen av samma hus. Eller för att ni behöver kunna se vad som tar mest tid och vad som genererar mest intäkt. Kanske tar utvecklingen av mjukvara mer tid än beräknat? Det är viktigt för att kunna planera hur mycket tid användarna behöver avsätta på olika projekt den närmaste tiden.

3. Enkelt och snabbt tidrapporteringssystem

Innan du bestämmer dig för tidrapporteringssystem är det också bra att undersöka hur enkelt det är att använda. Ett alltför avancerat system, där visserligen all funktionalitet finns, är förmodligen inte rätt val om du vill ha ett enkelt och snabbt tidrapporteringssystem. Även om ett system erbjuder rätt funktioner kanske det tar lång tid att lära sig och är krångligt att använda? Ett tidrapporteringssystem som är användarvänligt kommer att göra att användarna rapporterar in timmarna i tid och på rätt sätt. Ett system som är svårt att använda kommer förmodligen att leda till felaktig rapportering. Dessutom leder det till minskad effektivitet eftersom varje användare måste lägga alltför stor del av sin arbetsdag på att tidrapportera.

För att ta reda på hur enkelt och snabbt ett tidrapporteringssystem är behöver du testa systemet. Om du håller på att starta ett företag är det en bra idé att testa några olika tidrapporteringssystem. Många leverantörer erbjuder gratis tidrapportering under en begränsad period. Varför inte till exempel testa Flowis tidrapporteringssystem gratis i 30 dagar för att se vad du tycker? Du får då möjlighet att testa både tidrapportering i app och på webben samt får ta del av kundfakturering och rapportfunktionen för analys.

enkelt och snabbt tidrapporteringssystem

4. Tidrapportering i app?

Vill du att användarna ska kunna tidrapportera i app? Genom att tidrapportera i app går det att rapportera arbetstiden var du än är. Det är en stor fördel att kunna tidrapportera snabbt och därmed inte skjuta upp det. Så fort tidrapporteringen inte sker direkt riskerar du att glömma att göra det eller att komma ihåg fel. Dessutom leder det till merarbete eftersom du måste göra det senare och då försöka minnas vad du har gjort eller sammanställa anteckningar från papperslappar och datorn. Vi rekommenderar därför att alla som söker efter ett tidrapporteringssystem väljer ett system som erbjuder tidrapportering i app. Det underlättar extra mycket för företag som har anställda som ofta arbetar ute hos kund.

När du väljer ett tidrapporteringssystem som har tidrapportering i app bör du säkerställa att systemet automatiskt uppdaterar tidrapporterna på alla enheter. Så fort en tid är inrapporterad ska den finnas både i appen och i webbgränssnittet. Det gör att du vid ett senare tillfälle kan logga in på datorn och se all tid som har rapporterats in via mobilen och vice versa. Säkerställ också att tidrapporteringen i app fungerar med den typ av telefon du har.

5. Tidrapportera med rösten?

Röststyrd tidrapportering är fortfarande ovanligt med vi gissar att det kommer att bli vanligare i framtiden. Inte minst eftersom virtuella assistenter som Alexa och Siri sakta men säkert blivit allt mer populära. När det kommer till tidrapporteringssystem på den svenska marknaden tror vi på Flowi att vi är ensamma om att erbjuda röststyrd tidrapportering i app. Läs gärna mer om Flowis unika röststyrning av tidrapportering och hur du använder den.

I korthet fungerar Flowis röststyrning så att du startar appen för tidrapportering och pratar in vad du har arbetat med. Röstboten frågar dig då vad du har jobbat med och du kan nu välja att avsluta eller svara till exempel grävjobb. I efterhand kan du se er konversation i chatthistoriken. En av fördelarna med att tidrapportera med rösten är att du inte behöver titta på skärmen eller klicka dig fram mellan olika alternativ. Bra om du behöver ha fokus på annat med blicken men ändå vill få tidrapporteringen avklarad!

välja tidrapporteringssystem

6. Skapa faktura från tidrapport automatiskt

Innan val av tidrapporteringssystem är det också bra att fundera på om det ska vara möjligt att skapa kundfakturor från tidrapporterna. Eftersom tidrapporteringssystem brukar innehålla verktyg för att rapportera fakturerbar tid respektive interntid erbjuder många system därför också fakturering. Även om ni i dagsläget kanske redan har ett faktureringssystem kan det vara bra att välja ett tidredovisningssystem som har möjligheten att ta ut fakturaunderlag. På så sätt kan ni enkelt föra över fakturaunderlaget som bygger på inrapporterad fakturerbar tid till faktureringssystemet.

Ett tidrapporteringssystem som det går att skapa fakturor i bör ha en automatisk överföring av inrapporterad tid. Undersök därför om tiden som har blivit inrapporterad som fakturerbar kommer med på fakturorna utan någon manuell hantering. Att automatisera administrativa processer är viktigt eftersom det sparar tid och därmed minskar kostnader. Men det är också viktigt eftersom varje manuell hantering ökar risken att det uppstår fel. När det gäller hantering av kundfakturor är det extra viktigt att undvika felaktigheter eftersom det riskerar att leda till missnöjda kunder.

Om du väljer Flowis tidrapporteringssystem kan du skapa fakturor direkt från tidrapporteringen. Sjävklart går det att lägga till extra information på kundfakturan eller ändra om det är något som skulle ha blivit fel vid tidrapporteringen. Läs mer här om hur du gör för att skapa kundfakturor i Flowi.

7. Följa upp lönsamhet

Sista punkten innebär är du bör ställa dig frågan om du vill kunna följa upp tidrapporteringen? Ett tidrapporteringssystem som har en rapportfunktion underlättar analyser och uppföljning om vilka kunder och projekt som är lönsamma. Genom att ta ut rapporter på till exempel antal timmar som är fakturerade på en viss kund eller ett visst projekt blir det tydligt vad som är lönsamt. Här gäller det att se till att välja ett tidrapporteringssystem som ger dig möjlighet att filtrera fram olika analyser. Till exempel vill du kanske se hur mycket tid är restid till en kund och hur mycket som är faktiskt arbete. Eller så vill du kunna se hur mycket interntid en viss användare har rapporterat under en månad.

Därför behöver det finnas möjlighet att filtrera på så många faktorer som möjligt. Det kan handla om en exakt tidsperiod, specifika projekt, fakturerbar tid etc. Det är också bra om rapporterna i tidrapporteringssystemet är pedagogiska med tydliga diagram i olika färger för projekten. Ytterligare en bra funktion att ha med i ett tidrapporteringssystem är att kunna spara ner informationen till ett kalkylprogram i datorn. På så sätt kan du bearbeta informationen som du önskar, till exempel få med den till power point-presentationer och liknande. Läs gärna mer om analyser av tidrapporter och export till csv i Flowis tidrapporteringssystem.

tidrapporteringssystem

Dessa 7 punkter ger dig förhoppningsvis bra vägledning vid valet av tidrapporteringssystem. Om du vill veta mer om Flowis affärssystem har vi samlat en lista med länkar till användarinstruktioner. Listan ligger på vår supportsida där du även hittar kontaktuppgifter till oss. På Flowi arbetar vi med att hela tiden utveckla funktionalitet och användarvänlighet. Tveka därför inte att höra av dig till oss om du har synpunkter på hur vi kan förbättra tidrapporteringssystemet.

Vi erbjuder även individuella anpassningar av systemet om ditt företag har behov av det. Hör i sådant fall av dig till oss så tar vi fram en offert. Om du inte ännu har bestämt dig för vilket tidrapporteringssystem du ska välja får du gärna testa Flowis tidrapporteringssystem gratis i 30 dagar. Varför inte skapa ett konto för att testa Flowis tidrapporteringssystem redan idag!

Så blir din tidredovisning enkel

Oavsett om du arbetar som konsult framför en dator eller om du spenderar dina arbetsdagar med olika typer av hantverksjobb gör en enkel tidredovisning din vardag mer effektiv. Med Flowis app för tidredovisning kan du när som helst under arbetsdagen sköta din tidredovisning på den kund som du arbetar med. Perfekt för dig som åker runt på flera jobb under en dag och för dig som växlar mellan olika kunder och projekt på datorn.

Din tidredovisning förs automatiskt över till webbgränssnittet där du eller den som administrerar kundfakturering och uppföljning enkelt kan se all rapporterad tid. Tiden som du har tidredovisat som fakturerbar kan du med bara några klick föra över till en kundfaktura utan något manuellt jobb.

enkel tidredovisning

Så kommer du igång med Flowis tidredovisning

För att komma igång med tidredovisning i Flowis tidrapporteringssystem börjar du med att gå in på flowi.se och klicka på skapa konto. De första 30 dagarna är gratis så att du i lugn och ro kan testa om du trivs med att hantera din tidredovisning i vårt system. Efter gratisperioden återgår prenumerationen automatiskt till gratisutbudet utan att du behöver göra någonting aktivt. Du förbinder dig inte att prenumerera genom att skapa ett konto hos Flowi. Skulle du efter gratisperioden vilja fortsätta med premium går det självklart också bra!

När du har skapat ett konto kommer du att kunna se alla funktioner som finns när du är inloggad i webbgränssnittet. Du hittar tidredovisning, fakturering, rapporter och andra praktiska funktioner för till exempel inställningar och prenumerationsuppgifter. För att kunna tidredovisa via appen behöver du ladda ner appen för tidredovisning till din mobil. Vår app för tidredovisning finns för både android och iphone och du hittar den genom att söka på Flowi. När du har laddat ner appen loggar du in med den e-postadress och lösenord som du fyllde i när du skapade ett konto via webben.

Tidredovisning snabbt och enkelt

Du behöver inte läsa en lång manual för att komma igång med att tidredovisning i Flowis system. Skulle du ha några funderingar är det bara att besöka vår supportsida där vi har samlat länkar med svar på de vanligaste frågorna. Du kan bland annat lära dig mer om om du lägger till en ny kund eller skapar ett nytt projekt.

För att spara dina arbetade timmar klickar du på dagens datum i appen och fyller i vad du har arbetat med. I de förvalda fälten i mobilvyn väljer du antal timmar, typ av tid (tidkod), kund och projekt. Från denna vy har du även möjlighet att lägga till ett nytt projekt eller en ny kund. Det går naturligtvis även att hantera din tidredovisning på webben om du hellre vill göra det.

tidredovisning

Ta ut rapporter och analysera lönsamhet

All tid som du och dina medarbetare tidredovisar i Flowis tidrapporteringssystem går att analysera i efterhand. Eftersom affärssystemet är molnbaserat kommer den rapporterade tiden automatiskt att bli uppdaterad i både appen och webbgränssnittet. Fördelen med att använda tidredovisning för att analysera lönsamheten är att det blir tydligt vilka kunder och projekt som ger bäst resultat. Men hur gör man då för att analysera lönsamheten i Flowis system för tidredovisning? Börja med att gå in på webben och klicka på Tidsöversikt/Rapporter i toppmenyn. Sedan filtrerar du ut den period och de kunder, användare, projekt med flera, som du är intresserad av att analysera.

Du får nu upp cirkeldiagram och stapeldiagram i olika färger. Under diagrammen hittar du funktioner som gör att du kan gruppera informationen i olika nivåer. När du är nöjd med din analys klickar du på Visa som pdf/Skriv ut. Du kan även spara ner tidredovisningen som CSV-fil för att kunna använda rapporterna i till exempel Excel eller Google Sheets. För att kunna spara ner en CSV-fil går du först till Tidrapport i toppmenyn och klickar sedan på Exportera. Välj vilket datumintervall över din tidredovisning som du vill spara ner och klicka sedan på Ladda hem.

enkel tidredovisning
Tidredovisning ska vara enkel

Ta ut fakturaunderlag eller skapa faktura

I Flowis system för tidredovisning ingår även en modul för att skapa både fakturor och fakturaunderlag. Därför kommer all tid som du och dina medarbetare har rapporterat som fakturerbar att komma med på fakturan. Kundfakturor går endast att ta fram när du är inloggad på webben. För att göra en faktura börjar du med att klicka på pilen till höger om Fakturor i toppmenyn. Sedan väljer du Fakturor eller Fakturaunderlag, beroende på vad du ska göra. Klicka på Ny faktura respektive Nytt fakturaunderlag och välj aktuell kund.

I nästa steg är det dags att bocka för aktuellt projekt för att sedan klicka på Välj. I slutsteget kontrollerar du uppgifterna och här kan du även lägga till flera textrader om du så önskar. Tryck på spara så kommer du att se hur slutresultatet ser ut. Slutresultatet hamnar i en lista där du när som helst kan gå in och titta på fakturan eller underlaget och ladda ner den som pdf. Om du vill ha en mer utförlig guide rekommenderar vi ett besök på vår sida med instruktioner till fakturering steg för steg.

Så blir du mer effektiv med Flowis tidredovisning!

Det går att bli mer effektiv, optimera vardagen och nå framgång i livet. Kanske är det lätt att tänka att effektivitet och tidsoptimering är någonting jobbigt som bara leder till mer jobb? I själva verket handlar effektivitet om att minska ner på onödiga, tråkiga, uppgifter! För det kan väl knappast finnas någon som njuter av att lägga flera timmar i veckan på att hålla reda på arbetstimmar i långa kalkyldokument? Snarare är det så att de allra flesta hellre tar en fikapaus eller slutar jobba en halvtimme tidigare än att ägna tid åt tidredovisning.

Experter inom effektivitet återkommer ofta till att göra saker direkt istället för att lägga dem på hög. Detta tips är direkt applicerbart på tidredovisning i app eftersom det ju går på ett ögonblick att plocka upp mobilen och redovisa tiden i Flowis app för tidredovisning. När du ser till att tidredovisa direkt istället för att vänta blir dessutom den totala tiden för tidredovisning mindre. Det beror på att du vet exakt vad du har gjort och behöver därför inte lägga extra tid på att tänka tillbaka och kanske leta efter anteckningar över utfört jobb. En bonuseffekt är att risken för fel minskar när din tidredovisning sker direkt vid arbetstillfället.

Om du upplever att du har svårt att komma igång med en effektivare och mer strukturerad arbetsdag passar SMART-metoden. SMART är ett verktyg som hjälper dig att sätta upp ett mål och att nå fram till målet. SMART är en förkortning för följande ord:

  • Specifikt
  • Mätbart
  • Accepterat/Attraktivt
  • Realistiskt
  • Tidsbestämt

Det handlar om att formulera ett mål som är specifikt, till exempel att sköta din tidredovisning direkt varje dag. Målet ska också gå att mäta vilket du ju enkelt gör med en app för tidredovisning. Accepterat innebär att du ska vilja uppnå målet och ditt mål bör också vara realistiskt. Slutligen bör du bestämma dig för ett visst datum då du ska ha uppnått målet. Kanske vill du ha klarat av att redovisa all din tid direkt varje dag i tre månader? Om du lyckas med det kommer förmodligen tidredovisningen att vara en naturlig del av din arbetsdag som du inte behöver anstränga dig för att göra.

tidredovisa

Sammanfattningsvis är fördelarna med ett affärssystem som innehåller tidredovisning, fakturering och analysverktyg många! Så varför inte testa Flowis system för tidredovisning redan idag. Premiumversionen är gratis i 30 dagar så att du i lugn och ro ska kunna testa systemet ordentligt för att se om det passar ditt företag.

Förändringar av rapporter och tidsöversikt

Vi jobbar med att ständigt förbättra vår tjänst för tidrapportering för att ge våra användare en så bra upplevelse som möjligt. För att skapa en mer överskådlig webbplats har vi därför slagit samman Tidsöversikt och Rapporter till en enda sida. Du hittar den nya sidan i toppmenyn med rubriken Tidsöversikt/Rapporter. Bland dessa förändringar av rapporter och tidsöversikt märks till exempel utökade val- och grupperingsmöjligheter. I detta blogginlägg går vi igenom hur sidan ser ut efter uppdateringen. Om du har frågor eller synpunkter så tveka inte att kontakta oss. Du hittar våra kontaktuppgifter på vår supportsida där vi även har en lista med länkar till en grundläggande genomgång av vår tjänst.

förändringar av rapporter

Skapa rapporter efter förändringar av rapporter och tidsöversikt

  1. Klicka på Tidsöversikt/Rapporter i toppmenyn.
  2. Välj tidsperiod genom att klicka fram de datum du vill analysera i rutorna från och till.
  3. Välj kund, projekt, närvaro, användare. Om alla ska vara med behöver du inte göra något aktivt val.
  4. Välj om du vill se fakturerbar tid eller tid som redan är fakturerad.
  5. Du kan även välja hur du ska gruppera rapporten. Till exempel kan du gruppera på kund, projekt eller användare.
  6. Längst ner till vänster har du även möjlighet att gruppera på ytterligare en nivå samt att dölja vissa kolumner i rapporten.
  7. När du är klar med dina val kommer du att kunna se ett cirkeldiagram och ett stapeldiagram samt en lista på aktuella projekt.
  8. Klicka på Visa som PDF/Skriv ut för att få en utskrift av din rapport.

Exempel på översikt av tidredovisning

Tidsöversikt

Så här ser den nya funktionen för att ange datum ut:

rapporter

Avsluta med att skriva ut rapporten

Utskrift av rapporter över tidsöversikt

Förslag på fler förändringar av rapporter och tidsöversikt?

Vi hoppas att du är nöjd med våra senaste förändringar av rapporter och tidsöversikt. Om du har fler önskemål eller synpunkter på hur vi kan göra vår tjänst ännu bättre så tar vi tacksamt emot idéer och förslag. Under hösten planerar vi att göra många fler uppdateringar så håll utkik här på bloggen eller på LinkedIn eller Facebook för att ha koll på det senaste!

Med röststyrning blir din tidredovisning enklare

Med vår unika funktion för röststyrning blir din tidredovisning enklare och mer bekymmersfri än någonsin. Du behöver bara berätta för boten vad du har arbetat med och hur många timmar som du har arbetat. Timmarna sparas precis som vanligt och du kan sedan se dem i din statistik och skapa fakturor och rapporter. Vi tror oss ha fog för påståendet – tidredovisning blir inte enklare än så här!

communication, phone, call, röststyrd tidredovisning

Så skapar du lönsamhet med röststyrd tidredovisning

Det ständigt aktuella uttrycket “tid är pengar” stämmer lika bra idag som tidigare. Den tid som du lägger på administration under en arbetsdag är tid som du kunde ha spenderat på annat. Till exempel på att utföra ett kundjobb som går att fakturera. Med andra ord är varje timme som du lägger på intern administration en förlorad intäkt. Genom att skapa effektiva rutiner för tidredovisning, fakturering och utvärdering blir din verksamhet mer lönsam. De 69 kr i månaden som Flowis system för tidredovisning kostar tjänar du snabbt in genom att du behöver lägga ner mindre tid på att tidrapportera.

Om du dessutom använder röststyrd tidredovisning i vår app kan du sköta tidredovisningen när som helst. Du behöver inte klicka fram kunder, projekt och ange antal timmar på telefonen. Istället kan du lägga din energi på att göra ditt riktiga jobb istället för att ödsla tid på att komma ihåg vad du har arbetat med under en dag. Du slipper sammanställa papperslappar där du antecknat dagens arbetsuppgifter eller kolla igenom spridda anteckningar i mobilen eller på datorn.

Få mer tid över till fritid med röststyrd tidredovisning

Genom att konsekvent skapa professionella och effektiva rutiner för tidredovisning behöver du aldrig mer ta tid från din fritid för administrativt jobb. I och med Flowis röststyrda tidredovisning kommer du att sluta att skjuta upp tidredovisningen. Plocka upp din telefon och aktivera röststyrningen var du än befinner dig. Du behöver inte scrolla fram aktuell kund eller projekt utan berätta bara för röstboten vad du har arbetat med så kommer din virtuella assistent att spara uppgifterna åt dig! Nu är det slut med sena kvällar och helgjobb då du sitter och skriver in vad du gjort under veckan för att kunna skicka fakturor till kunderna. Njut av att umgås med vänner eller familj eller ägna tiden åt att äntligen komma igång att träna. Eller så kopplar du av i soffan för att ladda batterierna:)

Få mer tid över med röststyrd tidredovisning

Lär dig använda röststyrd tidredovisning

Det är enkelt att komma igång med vår röststyrda tidredovisning. Läs mer här om hur du använder röststyrningen i din telefon eller på en surfplatta. Fördelen med röststyrd tidredovisning är att det inte spelar någon roll om du är ute på ett jobb som gör att dina fingrar är smutsiga. Du aktiverar röststyrningen med ett klick i appen och sedan är det bara att sätta igång att berätta vad du har jobbat med och hur många timmar du har lagt på projektet.

Tidredovisning som är röststyrd
Med röststyrning blir din tidredovisning enklare

Trött på administration? Spara tid med app för tidrapportering

Har du du blivit trött på att ägna dig åt administration på kvällar och helger? Arbetar du med flera olika projekt för många kunder samtidigt? Har du olika dokument eller post-it lappar där du skriver upp hur många timmar du har arbetat med alla projekten? Att i efterhand sammanställa tiden så att faktureringen blir rätt tar onödig tid. Risken är dessutom stor att du glömmer bort en del av det du gjort och därmed inte kan fakturera kunden all tid som du har arbetat. Spara tid med app för tidrapportering och minska stressen i ditt liv!

Välj mellan fakturerbar tid och interntid

Genom att direkt under arbetsdagen registrera tiden blir det enkelt att spara tid med vår app för tidrapportering. Tidrapporten förs automatiskt över till webbgränssnittet där du eller den som ansvarar för kundfakturering enkelt kan skapa en kundfaktura. I appen kan du antingen rapportera tid med rösten eller genom att välja antal timmar i rullistan. Sjävklart kan du även rapportera tid när du sitter framför datorn. Vid tidrapporteringen går det att ange fakturerbar tid, interntid, restid o.s.v. När det är dags att fakturera kommer endast den fakturerbara tiden att komma med på fakturan till kunden. Övrig tid kommer med på rapporter så att du kan se till exempel hur mycket tid du och dina medarbetare ägnar er åt tid som inte går att fakturera. Varför inte sätta upp mål för hur stor andel av arbetsdagen som ska vara fakturerbar och regelbundet följa upp hur det går?

Att få kontroll över administrativa processer låter kanske tråkigt men har mycket stora fördelar. Genom att ha fungerande tidrapportering och fakturering som tar minimalt med tid kommer du att uppleva mer flow i arbetslivet och känna dig mindre stressad. En bonuseffekt är att du får mer energi över till att fokusera på de uppgifter som ökar lönsamheten i företaget.

Skapa fakturor snabbt och enkelt!

Vill du minska den tid som du lägger på att skicka fakturor till kunderna? Önskar du ett säkert system som gör att all tid som är fakturerbar kommer med på fakturan? Då är Flowis system för tidrapportering och kundfakturering något för dig! All den tid som du har rapporterat som fakturerbar kommer med på kundfakturan utan att du behöver göra någon manuell hantering. När du ska skapa en ny kundfaktura eller ta fram ett fakturaunderlag behöver du logga in på webbgränssnittet. Här kan du läsa mer om att skapa fakturor snabbt och enkelt!

Undvik misstag genom att fördela projekt på användare

Oavsett om du driver ett enmansföretag eller om ni är flera anställda fungerar vår app för tidrapportering lika bra. Lägg upp vilka projekt som varje användare ska kunna rapportera tid på så minimerar du risken för fel. Varje användare får då bara upp de projekt som är aktuella för tillfället och behöver inte se övriga projekt. Om ni anlitar en redovisningsbyrå eller har en anställd administratör går det att lägga till denna som användare så att hen kan sköta faktureringen. På så sätt undviker ni onödig tid på att mejla in tidrapporter som sedan den som fakturerar ska lägga tid på att sammanställa.

Med bättre kontroll över vilken typ av tid som varje användare rapporterat uppstår inte längre någon diskussion om något ska faktureras eller inte. Varje användare som tidrapporterar kan välja mellan att rapportera normaltid, övertid, restid. Även valet interntid finns när det är en arbetsuppgift som inte går att fakturera. Med andra ord går faktureringen på ett ögonblick så länge den rapporterade tiden är korrekt. En av de stora fördelarna med vår tjänst för tidrapportering och fakturering är att systemet är lätt att lära sig. På vår supportsida hittar du länkar till hur du kommer igång att skapa fakturor snabbt och enkelt. Tveka inte att mejla oss med dina frågor eller förslag till förbättringar av vår app för tidrapportering!

5 tips för att minska slöseri med tid

Spenderar du onödig tid på administration som inte går att fakturera till kunder? Vill du skapa mindre stress i din vardag och känna dig mer nöjd med det du har åstadkommit? Då är det dags att komma igång med planering och ett digitalt verktyg för tidrapportering. Här följer 5 tips för att minska slöseri med tid.

1. Planera

Lägg en stund på planering av dina kommande arbetsveckor varje månad. Om du behöver åka till olika kunder är det en bra idé att under samma dag besöka kunder som ligger nära varandra så att du inte slösar tid på att köra onödiga sträckor. Försök också att planera in tid för mer ospecificerade arbetsuppgifter. Det kan handla om att gå en utbildning, städa din arbetsplats eller rensa bland mejl. Genom att avsätta till exempel en eftermiddag varje månad på tid som inte går att fakturera kunder blir du av med tråkiga administrativa uppgifter på kortare tid än om du hade försökt att klämma in dem här och där.

2. Rapportera tiden direkt i appen

Rapportera tiden direkt i Flowis app när du är klar med en uppgift även om du planerar att återkomma till samma jobb om en stund. Risken är annars stor att du missar att skriva upp fakturerbar tid och måste lägga tid på kvällen att försöka komma ihåg exakt vad du har gjort under dagen. Se också till att sätta stopp för all manuell tidrapportering som leder till att du måste slösa tid i efterhand på att sammanställa papperslappar och olika dokument i datorn.

3. Ha fokus på en uppgift i taget

Fokusera på att utföra en arbetsuppgift i taget och undvik att hoppa fram och tillbaka mellan projekt. På så sätt minimerar du den extra ställtid det tar att byta mellan arbetsuppgifter. Detta är en av de viktigaste av våra 5 tips för att minska slöseri med tid.

4. Utvärdera vad du lägger tid på

För att lyckas med att effektivisera dina arbetsdagar bör du regelbundet utvärdera hur du ligger till. Ofta går det att göra små justeringar som gör stor skillnad. Försök att hitta tidstjuvar som att ständigt kolla mejl eller scrolla på mobilen.

5. Sätt upp mål för din tid

Att mäta sina egna förbättringar är ett bra verktyg för att göra det mer sporrande att minska slöseri med tid. Sätt upp ett mål för vad du vill uppnå inom det närmaste året. Bryt ner målet i delmål per månad och vecka och följ regelbundet upp hur det går. Ett exempel kan vara att öka fakturerbar tid till 85 % av din arbetstid. I Flowis app kan du registrera både fakturerbar tid och interntid och du kan följa upp hur fördelningen är genom rapportfunktionen.

minska slöseri med tid

Prisvärd och minimalistisk tidrapportering med Flowi

Vi på Flowi är övertygade om att alltför komplexa tidrapporteringssystem skapar onödig stress och bidrar till att minska lönsamheten. Vi vill hjälpa mindre företag att få ett proffesionellt system för sin tidrapportering och kundfakturering utan att behöva lägga stora summor på utbildning och inköp av avancerade affärssystem. Vår app för tidrapportering går att lära sig utan en lång manual och innehåller endast de viktigaste funktionerna du behöver. I vårt tidrapporteringssystem hittar du tidrapport i app och på webben, kundfakturering och uppföljning av vilka kunder och projekt som är mest lönsamma. Med andra ord det allra mest nödvändiga som behövs för att skapa en effektiv administration i ett företag. Inga otympliga funktioner som bara stora företag har nytta av utan endast en prisvärd och minimalistisk tidrapportering och fakturering.

Fördelar med Flowis digitala tidrapportering

  • Minimalistisk layout som endast innehåller de viktigaste funktionerna för tidrapportering, kundfakturering och rapporthantering.
  • Enkelt att komma igång tack vare Flowis design som inte kräver tillgång till en omfattande manual.
  • Ett av de mest prisvärda tidrapporteringssystemen på marknaden, endast 69 kr exkl. moms per månad.
  • Gratis basutbud.
  • Tillgång till all funktionalitet gratis under en 30 dagars provperiod.
Enkel och minimalistisk tidrapportering

Vilka företag har nytta av vår app för tidrapportering?

Bland våra kunder finns alltifrån företag med flera anställda till enmansföretag. Systemet passar de företag som på ett enkelt sätt behöver kunna rapportera timmar på flera olika kunder och projekt. Det kan vara både hantverkare och konsulter och andra typer av tjänsteföretag inom till exempel tränings- och hälsobranschen. Den gemensamma nämnaren är att våra kunder vill ha ett pålitligt system som är enkelt att använda och som har ett bra pris. En prisvärd och minimalistisk tidrapportering med andra ord. Är du fortfarande osäker på om Flowis app för tidrapportering är något för dig? Varför inte testa tillgången till all funktionalitet gratis i 30 dagar?

Blandade förbättringar av tidrapportering

Vi har uppdaterat webappen till version 1.2.23. Denna uppdatering består av blandade förbättringar av tidrapportering:

  • Senaste projektet som man jobbat med är nu automatiskt förvalt vid tidrapportering
  • När man lägger till ett nytt projekt får alla användare automatisk behörighet att rapportera tid och utlägg på det projektet
  • Sortering av kunder i bokstavsordning vid tidrapportering.
  • Uppdelning på flera listor av kunder och projekt. För dig med många olika kunder och projekt minskar därmed laddningstiden.

Dessutom har vi gjort en mängd mindre fixar som ska göra att helhetsupplevelsen av systemet blir bättre.

OBS! För att uppdatera till den senaste versionen behöver du ladda om sidan i webbläsaren.

Förbättringar i tidrapportering app

Hör av dig med idéer och synpunkter

Vi gör regelbundet blandade förbättringar av tidrapportering för att tjänsten hela tiden ska vara så optimal som möjligt. Ibland gör vi en uppdatering efter att en användare uppmärksammat oss på att det behövs en ny funktion. Det kan också vara så att vi, eller någon av våra användare, upptäcker en bugg eller något annat i systemet som mår bra av en förbättring. Därför är vi mycket tacksamma för våra aktiva användare som gör oss uppmärksamma på saker i tidrapporteringssystemet som vi kan utveckla. Kom ihåg att du alltid är välkommen att komma med synpunkter på systemets funktioner. Vi lägger ofta till nya funktioner som våra användare efterfrågar. Du hittar våra kontaktuppgifter på supportsidan eller på sidan Om oss.

Om du ännu inte har testat vår tjänst för tidrapportering i app och webb och är nyfiken på om den passar dig rekommenderar vi att du skapar ett konto redan idag. Vi erbjuder en månads gratis användning av premium och det är bara att registrera ett konto och sätta igång. Efter en månads gratisperiod återgår tjänsten till gratisutbudet utan att du behöver göra någonting aktivt. Du förbinder dig inte till något genom att testa vår tjänst. Skulle du sedan vilja fortsätta har vi ett av marknadens mest förmånliga priser då du endast behöver betala 69 kr per månad och användare (exklusive moms).

Nyhet – funktion för utlägg

Ytterligare en efterlängtad funktion är nu lanserad! Vi har tagit fram en funktion för utlägg i vårt affärssystem så att det ska bli enklare att skilja på tiden. Till exempel arbetstid hos kund från utlägg för material. Just nu finns utlägg via webben, men kommer inom kort även att bli lanserad i mobilappen.

Funktion för utlägg

Du aktiverar utlägg genom att gå in på Mitt konto->Inställningar och sedan kryssa i Utlägg och klicka på spara:

Tydligare rapporter med funktion för utlägg

Med en utläggsfunktion kan du enkelt särskilja vad som är utlägg från den faktiska arbetstiden. På så sätt blir faktureringen mer överskådlig och tydlig eftersom det blir specificerat vad som är vad. Läs gärna mer här om hur vår tjänst för att fakturera kunder fungerar. Du kan se hur mycket arbetstid användare har lagt ner på ett projekt och hur stor del som gäller utlägg. Det är även möjligt att registrera tid på restid och interntid, vilket gör att det blir ännu mer tydligt hur tidsfördelningen ser ut. Genom att analysera hur fördelningen av tid ser ut för användare och projekt får ni ett effektivt verktyg till strategiarbete.

I toppmenyns Tidsöversikt/Rapporter kan du ta ut olika rapporter för att se exempelvis vilka projekt eller kunder som är mest lönsamma. Med en funktion för utlägg i systemet blir arbetsdagen enklare och mer effektiv med andra ord! Vill du lära dig mer om hur rapportfunktionen fungerar så läs gärna mer här om till exempel olika typer av filtreringsmöjligheter. Innan du sätter igång med att ta ut rapporter är det en bra idé att se till att dina projekt är uppdaterade med färg. Genom att välja olika färger blir stapel- och cirkeldiagrammen ännu tydligare och mer pedagogiska än om du endast använder de automatiska färgvalen. Om du har väldigt många projekt räcker dessutom inte de automatiska färgvalen till. Därför är det då är det extra viktigt att välja egna färger. Annars kommer vissa projekt att få samma färg, något som gör diagrammen otydligare.