Blogg

Koll på pengarna med effektiv tidrapportering

Att logga arbetstid handlar inte bara om att veta hur många timmar man arbetat utan är även ett effektivt verktyg för att få koll på lönsamheten i företag. Driver du ett mindre företag behöver du kunna följa upp vilka projekt som är mest tidseffektiva och som drar in mest pengar. Istället för att köpa in ett dyrt affärssystem med avancerade funktioner är det smart att börja med ett enkelt och prisvärt system för tidrapportering. På Flowi.se kan du snabbt komma igång och rapportera tid i appen eller via webbsidan.

För att du ska ha möjlighet att testa systemet i lugn och ro erbjuder Flowi en gratisperiod på 30 dagar. Efter testmånaden kan du välja att återgå till basutbudet som är gratis eller välja att uppdatera till premium för endast 69 kr exkl. moms per månad.

Fördelar med digital tidrapportering

En av de viktigaste fördelarna med digital tidrapportering är att det gör arbetet mer synligt än annars. Plötsligt får du veta exakt hur mycket tid du och dina medarbetare lägger ner på en kund eller på internt jobb. I många fall kan en effektiv tidrapport ge en riktig aha-upplevelse då du inser att alldeles för mycket tid går åt till onödigt internarbete som inte går att fakturera.

Ytterligare en viktig fördel med tidrapportering i app och på webb är att du alltid kan rapportera oavsett var du befinner dig. Det är bara att plocka upp mobilen och logga dina timmar. När du väljer ett molnbaserat tidrapporteringssystem kommer timmarna som rapporteras i appen att uppdateras automatiskt i webbgränssnittet.

Vid val av tidrapporteringssystem är det bra att kolla upp om det även innehåller en modul för fakturering. Det gör att faktureringen går snabbt och enkelt eftersom all tid som rapporterats på en kund förs över till fakturan utan något manuellt jobb.

Sist men inte minst gör en effektiv tidrapportering också att det går att analysera i efterhand för att göra framtida strategier. Bland annat får du svar på frågor som: Vilka kunder är mest lönsamma? Finns det flaskhalsar som bidrar till onödig ställtid? Kan arbetstagarnas dagar planeras på ett bättre sätt? Med andra ord kan en bra tidrapportering vara skillnaden mellan succé och fiasko på längre sikt!

Effektiv tidrapportering:

  • Blir tydligt hur många timmar som läggs på onödigt arbete som inte går att fakturera
  • Snabbt och enkelt att rapportera in arbetstimmarna i mobilen
  • Förenklar faktureringen eftersom antal timmar per kund redan är inrapporterade
  • Ger bra underlag för analys och framtida företagsstrategier
effektiv tidrapportering
Mer tid till avkoppling med effektiv tidrapportering

Uppdateringar – fakturering och import av fil

VI strävar efter att hela tiden förbättra Flowi med nya uppdateringar. I den senaste versionen hittar du förbättringar av faktureringen och även en ny funktion för import av csv-filer. I följande blogginlägg kommer vi att gå igenom hur dessa nya funktioner fungerar.

Gruppera på användare i fakturor

En av nyheterna i och med den senaste uppdateringen är att det nu går att gruppera efter användare när du skapar en faktura. Denna funktion är till exempel användbar om ni är flera användare som har olika timlön eller om en användare arbetar med flera olika projekt för samma kund. För att använda funktionen behöver ni inte ändra något i samband med inrapporteringen av tid. Det enda som krävs är att du väljer “Per användare” istället för “Tidkod” när du skapar fakturan. Fältet hittar du längst ner till höger i vyn under fältet med rubriken “Gruppering av timmar. På följande bild ser du ett exempel då gruppering efter användare har valts. När du har sparat ser du direkt hur den färdiga fakturan kommer att se ut.

uppdatering, gruppera på användare, faktura

Ny kolumn för datum i faktura

Ytterligare en ny funktion i Flowi är att det nu går att lägga till en kolumn för datum i fakturan. Det gör du genom att klicka i datum i fältet med rubriken “Visa / dölj kolumner” som du kan se på bilden nedan. När du har sparat fakturan kommer du att se ett extra fält till vänster som visar aktuellt datum för den fakturerade tiden.

uppdateringar, datum, faktura

Import av CSV-fil från Excel

Ännu en nyhet är att du nu kan importera tid som du har sparat i en csv-fil i Excel. För att det ska vara möjligt behöver tiden vara sparad på ett visst sätt och det behöver även finnas en kund och projekt upplagd i Flowi. Du hittar funktionen under Mitt konto->Inställningar. Tryck på Importera och bläddra till filen på din dator, tryck sedan på importera igen för att bekräfta. Vi har lagt upp mer information om hur du går till väga för att importera filen på en separat sida. Instruktionerna kan du hitta här.

CSV-fil, import
Importera tid hittar du under Mitt konto / Inställningar
uppdateringar, förbättringar
Vi jobbar med för att ständigt utveckla Flowis tjänst! Har du förslag till förbättringar så hör gärna av dig till oss.

Så blir din tidredovisning enkel

En enklare tidredovisning effektiviserar din vardag vad du än arbetar med. Flowis app för tidredovisning hjälper dig att när som helst under arbetsdagen sköta din tidredovisning för den kund som du arbetar med. Perfekt om du åker runt på flera jobb under en dag och om du växlar mellan olika kunder och projekt på datorn. Från appen förs din tidredovisning automatiskt över till webben där du ser all rapporterad tid. Tiden som du har tidredovisat som fakturerbar kan du med några klick överföra till en kundfaktura utan något manuellt jobb.

Idag är det inte bara konsultföretag som behöver ha ett digitalt verktyg för att tidredovisa sin arbetstid. Snarare är det nog ofta så att företagare som inte spenderar majoriteten av sin dag framför datorn behöver en enkel tjänst för tidrapportering. Kanske arbetar du hemifrån på deltid samtidigt som du tar hand om dina barn? Eller så åker du runt mellan kunder och behöver kunna rapportera din tid snabbt när du sitter i bilen. Varför inte passa på att effektivisera all din tid och sköta både inköp av saker till familjen och administration för företaget via mobilen? Till exempel genom att beställa en mjuk och härlig babyfilt online. Ett besök på Muslinfilt.se går snabbt att göra och du kan enkelt se vilken typ av filt som passar ditt barn bäst.

tidredovisning
Förenkla livet med digitala tjänster

Kom igång med Flowis tidredovisning

Det går snabbt att komma igång med tidredovisning i Flowis tidrapporteringssystem. Börja med att gå in på flowi.se och klicka på skapa konto. De första 30 dagarna är gratis så att du i lugn och ro kan testa om du trivs med att hantera din tidredovisning i Flowis system. När gratisperioden är slut återgår prenumerationen automatiskt till gratisutbudet utan att du behöver göra någonting aktivt. Du förbinder dig inte att prenumerera genom att skapa ett konto hos Flowi. Skulle du efter gratisperioden vilja fortsätta med premium går det självklart också bra!

När du har skapat ditt konto kommer du att kunna se alla funktioner som finns när du är inloggad i webbgränssnittet. Du hittar tidredovisning, fakturering, rapporter och andra praktiska funktioner för till exempel inställningar och prenumerationsuppgifter. För att kunna tidredovisa via appen behöver du ladda ner appen för tidredovisning till din mobil. Vår app för tidredovisning finns för både android och iphone och du hittar den genom att söka på Flowi. När du har laddat ner appen loggar du in med den e-postadress och lösenord som du fyllde i när du skapade ett konto via webben.

Snabb och enkel tidredovisning

Du behöver inte läsa en lång manual för att komma igång med att tidredovisa i Flowis system. Om det är något du undrar över är det bara att besöka vår supportsida där vi har samlat länkar med svar på de vanligaste frågorna. Där kan du bland annat läsa om hur du lägger till en ny kund eller skapar ett nytt projekt.

Spara dina timmar genom att välja på dagens datum i appen och fylla i vad du har arbetat med. I de förvalda fälten i mobilvyn väljer du antal timmar, typ av tid (tidkod), kund och projekt. Från denna vy har du även möjlighet att lägga till ett nytt projekt eller en ny kund. Det går självklart även att hantera din tidredovisning på webben om du hellre vill göra det.

tidredovisning

Hur lönsamt är projektet?

All tid som du och dina medarbetare tidredovisar i Flowis tidrapporteringssystem går att analysera i efterhand. Eftersom systemet är molnbaserat kommer den rapporterade tiden automatiskt att bli uppdaterad på webben och i appen samtidigt. Fördelen med att använda tidredovisning för att analysera lönsamheten är att det går att se vilka kunder och projekt som ger bäst resultat. Men hur gör du då för att analysera lönsamheten i Flowis system för tidredovisning? Börja med att gå in på webben och klicka på Tidsöversikt/Rapporter i toppmenyn. Sedan filtrerar du ut den period och de kunder, användare, projekt med flera, som du är intresserad av att analysera.

Du får nu upp cirkeldiagram och stapeldiagram i olika färger. Under diagrammen finns funktioner som gör att du kan gruppera informationen i olika nivåer. När du är nöjd med dina val klickar du på Visa som pdf/Skriv ut. Du kan även spara ner tidredovisningen som CSV-fil för att kunna använda rapporterna i till exempel Excel eller Google Sheets. För att kunna spara ner en CSV-fil går du först till Tidrapport i toppmenyn och klickar sedan på Exportera. Välj datumintervall över din tidredovisning som du vill spara ner och klicka sedan på Ladda hem.

lönsam, tidredovisning

Skapa faktura eller fakturaunderlag

I Flowis system för tidredovisning ingår även en modul för att skapa både fakturor och fakturaunderlag. Därför kommer all tid som du och dina medarbetare har rapporterat som fakturerbar att komma med på fakturan. Kundfakturor går endast att ta fram när du är inloggad på webben. För att göra en faktura börjar du med att klicka på pilen till höger om Fakturor i toppmenyn. Sedan väljer du Fakturor eller Fakturaunderlag, beroende på vad du ska göra. Klicka på Ny faktura respektive Nytt fakturaunderlag och välj aktuell kund.

I nästa steg är det dags att bocka för aktuellt projekt för att sedan klicka på Välj. I slutsteget kontrollerar du uppgifterna och här kan du även lägga till flera textrader om du så önskar. Tryck på spara så kommer du att se hur slutresultatet ser ut. Slutresultatet hamnar i en lista där du när som helst kan gå in och titta på fakturan eller underlaget och ladda ner den som pdf. Om du vill ha en mer utförlig guide rekommenderar vi ett besök på vår sida med instruktioner till fakturering steg för steg.

Öka effektiviteten med Flowis tidredovisning!

Det går att bli mer effektiv, optimera vardagen och nå framgång i livet. Kanske är det lätt att tänka att effektivitet och tidsoptimering är någonting jobbigt som bara leder till mer jobb? I själva verket handlar effektivitet om att minska ner på onödiga, tråkiga, uppgifter! För det kan väl knappast finnas någon som njuter av att lägga flera timmar i veckan på att hålla reda på arbetstimmar i långa kalkyldokument? Snarare är det så att de allra flesta hellre tar en fikapaus eller slutar jobba en halvtimme tidigare än att ägna tid åt tidredovisning.

Experter inom effektivitet återkommer ofta till att göra saker direkt istället för att lägga dem på hög. Detta tips är direkt användbart på tidredovisning i app eftersom det ju går på ett ögonblick att plocka upp mobilen och redovisa tiden i Flowis app för tidredovisning. När du ser till att tidredovisa direkt istället för att vänta blir dessutom den totala tiden för tidredovisning mindre. Det beror på att du vet exakt vad du har gjort och behöver därför inte behöver lägga onödig tid på att tänka tillbaka och kanske leta efter anteckningar över utfört jobb. En bonuseffekt är att risken för fel minskar när din tidredovisning sker direkt.

Om du tycker att det är svårt att komma igång med en effektivare och mer strukturerad arbetsdag passar SMART-metoden. SMART är ett verktyg som hjälper dig att sätta upp ett mål och att nå fram till målet. SMART är en förkortning för följande ord:

  • Specifikt
  • Mätbart
  • Accepterat/Attraktivt
  • Realistiskt
  • Tidsbestämt

Det handlar om att formulera ett mål som är specifikt, till exempel att tidredovisa direkt varje dag. Målet ska också gå att mäta vilket du ju enkelt gör med en app för tidredovisning. Accepterat innebär att du ska vilja uppnå målet och ditt mål bör också vara realistiskt. Slutligen bör du bestämma dig för ett visst datum då du ska ha uppnått målet. Kanske vill du ha klarat av att redovisa all din tid direkt varje dag i tre månader? Om du lyckas med det kommer förmodligen tidredovisningen att vara en naturlig del av din arbetsdag som du inte behöver anstränga dig för att göra.

tidredovisa

Sammanfattningsvis är fördelarna med ett affärssystem som innehåller tidredovisning, fakturering och analysverktyg många! Varför inte testa Flowis system för tidredovisning redan idag. Premiumversionen är gratis i 30 dagar så att du i lugn och ro ska kunna testa systemet ordentligt för att se om det passar ditt företag.

Nytt år – nya vanor!

Med ett nytt år kommer möjligheten att börja om på nytt och skapa nya goda vanor. Varför inte göra 2021 till ett år då du äntligen tar tag i rutiner och förbättrar användningen av arbetstid? Genom att ta hjälp av ett effektivt system för tidredovisning kommer du snabbt igång.

Att tidrapportera dagligen är ett enkelt sätt att få överblick över vad du lägger din arbetstid på en vanlig vecka. Många använder tidredovisningssystem för att kunna fakturera rätt antal timmar till sina kunder, något som är särskilt viktigt för den som arbetar parallellt med flera kunder. Men ett tidrapporteringssystem kan även användas för att få kontroll på sin tid och få en mer stressfri dag.

Nya goda vanor ger mindre stress

Kanske tycker du att det tar onödigt mycket tid att skriva upp allt du sysslar med under en dag? Att det tar för mycket tid från det du måste göra? Det här är en vanlig tankevurpa som många gör. Istället för att redovisningen tar av din tid upptäcker nästan alla som börjar med att logga sin tid att de slösar bort mängder av arbetstimmar på onödiga saker. Att registrera sin tid noggrant blir en riktig aha-upplevelse, liknande den chock många får när de kollar upp sin skärmtid på mobilen.

Om du fortfarande är skeptisk till att rapportera all din tid är ett bra sätt att göra ett kortare experiment. Rapportera vad du gör under arbetsdagen i en vecka. Efter arbetsveckans slut gör du en analys av hur du spenderar dina dagar på jobbet. Förmodligen kommer du att få en hel del insikter om hur du kan förbättra användningen av dina arbetstimmar. Kanske hittar du tidstjuvar i form av onödigt surfande, ineffektiva rutiner och liknande.

Gör en strategi för den kommande veckan på hur du ska förbättra dina dagliga vanor. Logga din tid även denna vecka och följ sedan upp och jämför de båda veckorna. Förhoppningsvis ser du en stor skillnad och kanske känner du dig även mindre stressad och mer nöjd med dina arbetsdagar!

nya vanor nytt år
Få din verksamhet att växa med bra tidrapportering

God jul och Gott nytt år!

Flowi vill önska dig en riktig god jul och ett gott nytt år! Vi vill också rikta ett stort tack till alla våra kunder.

Efter ett år som präglats av en pandemi hoppas vi att 2021 ska bli mer positivt än 2020. Hos oss på Flowi kommer det att hända en hel del spännande saker under 2021. Redan under det första kvartalet kommer vi att lansera nya funktioner i vårt tidrapporteringssystem som gör systemet ännu bättre. Håll därför ögonen öppna på vad som sker på vår webbplats så att du inte missar några nyheter!

God jul Gott nytt år
God jul och Gott nytt år!

Uppdatering av Android-appen

Android-appen har uppdaterats till version 1.4.4.

Nyheter är:
– Översikt över arbetad tid grupperat på kund eller projekt per dag, vecka, månad.
– Utlägg/artiklar

Om du redan har appen installerad kommer den ny versionen att installeras automatiskt (om inte automatiska uppdateringar stängts av för appen).

Så väljer du rätt tidrapporteringssystem

Att välja rätt tidrapporteringssystem till företaget innebär att hitta ett system som passar för just ditt företag. Med andra ord gäller det att fundera på vilka behov företaget har. Hur många användare ska tidrapportera i systemet? Måste tidrapporteringssystemet erbjuda möjligheten att tidrapportera på olika projekt? Vill du kunna tidredovisa med röststyrning? Ska det gå att lämna in tidrapportering i en app? Denna typ av frågor är viktiga att fundera på innan valet av tidrapporteringssystem. För att göra beslutet enklare kommer vi i detta inlägg att lista 7 viktiga punkter att tänka på vid valet av tidrapporteringssystem.

välja tidrapporteringssystem

Val av tidrapporteringssystem

  1. Hur många användare?
  2. Tidrapportera på kund och projekt.
  3. Enkelt och snabbt tidrapporteringssystem.
  4. Tidrapportering i app?
  5. Tidrapportera med rösten?
  6. Ska det gå att fakturera?
  7. Uppföljning av lönsamhet.
Video – välja tidrapporteringssystem

1. Hur många användare?

En av de viktigaste sakerna att tänka på vid valet av tidrapporteringssystem är hur många användare ni är. Ju fler som ska använda systemet, desto viktigare är det med funktioner för individuell anpassning. Exempelvis är det en fördel att det går att anpassa systemet så att varje användare endast kan tidrapportera på sina egna projekt och kunder. Dels för att det underlättar för användaren som inte behöver leta sig fram till sina aktuella arbeten. Dels för att det minskar risken att en användare av misstag rapporterar tid på fel kund eller projekt.

Förutom funktionaliteten tillkommer naturligtvis även frågan om pris för tidrapporteringssystemet. De flesta systemen på marknaden erbjuder en pristrappa där du betalar för varje användare. Att ta reda på kostnaden per användare är därför extra viktigt om ni är många som ska använda systemet.

Om du endast behöver ett tidrapporteringssystem för en användare är kostnaden lägre. Ibland kanske du till och med kan använda ett gratis tidrapporteringssystem. För det mesta är dock funktionaliteten begränsad i gratisversionerna så det gäller att undersöka vad som ingår. Många system med gratis tidrapportering erbjuder inte analysverktyg för att följa upp lönsamhet. Gratis tidrapportering brukar inte heller erbjuda möjlighet att lägga upp flera olika kunder och projekt eller göra individuella anpassningar.

2. Tidrapportera på kund och projekt?

Att kunna rapportera tid på kunder är a och o i ett tidrapporteringssystem. Många tidrapporteringssystem erbjuder möjligheten att välja mellan att rapportera fakturerbar tid och interntid. Genom att växla mellan att rapportera tid som ska faktureras till kund och tidrapportera på interntid blir det tydligt hur mycket av användarnas tid som genererar intäkter. På så sätt blir det enkelt att se om användarnas tid ska fördelas på ett annat sätt.

Det blir också tydligt om det är en eller flera kunder som är mer lönsamma än andra. Eller om det är några kunder som är olönsammare än andra. Perfekt för att kunna följa upp och vidta konkreta åtgärder för att öka lönsamheten! Läs gärna mer om tidrapportering i Flowis system om hur det går till att tidrapportera i app och på webben.

Förutom att det bör gå att tidrapportera på kunder i ett tidrapporteringssystem bör det också innehålla en modul för projekt. Det kan till exempel vara så att ni vill kunna skilja på olika arbetsmoment hos en och samma kund. Kanske för att kunden vill veta hur mycket tid som har lagts på olika delar? Till exempel hur mycket tid det tog att lägga nytt tak jämfört med den invändiga renoveringen av samma hus. Eller för att ni behöver kunna se vad som tar mest tid och vad som genererar mest intäkt. Kanske tar utvecklingen av mjukvara mer tid än beräknat? Det är viktigt för att kunna planera hur mycket tid användarna behöver avsätta på olika projekt den närmaste tiden.

3. Enkelt och snabbt tidrapporteringssystem

Innan du bestämmer dig för tidrapporteringssystem är det också bra att undersöka hur enkelt det är att använda. Ett alltför avancerat system, där visserligen all funktionalitet finns, är förmodligen inte rätt val om du vill ha ett enkelt och snabbt tidrapporteringssystem. Även om ett system erbjuder rätt funktioner kanske det tar lång tid att lära sig och är krångligt att använda? Ett tidrapporteringssystem som är användarvänligt kommer att göra att användarna rapporterar in timmarna i tid och på rätt sätt. Ett system som är svårt att använda kommer förmodligen att leda till felaktig rapportering. Dessutom leder det till minskad effektivitet eftersom varje användare måste lägga alltför stor del av sin arbetsdag på att tidrapportera.

För att ta reda på hur enkelt och snabbt ett tidrapporteringssystem är behöver du testa systemet. Om du håller på att starta ett företag är det en bra idé att testa några olika tidrapporteringssystem. Många leverantörer erbjuder gratis tidrapportering under en begränsad period. Varför inte till exempel testa Flowis tidrapporteringssystem gratis i 30 dagar för att se vad du tycker? Du får då möjlighet att testa både tidrapportering i app och på webben samt får ta del av kundfakturering och rapportfunktionen för analys.

enkelt och snabbt tidrapporteringssystem

4. Tidrapportering i app?

Vill du att användarna ska kunna tidrapportera i app? Genom att tidrapportera i app går det att rapportera arbetstiden var du än är. Det är en stor fördel att kunna tidrapportera snabbt och därmed inte skjuta upp det. Så fort tidrapporteringen inte sker direkt riskerar du att glömma att göra det eller att komma ihåg fel. Dessutom leder det till merarbete eftersom du måste göra det senare och då försöka minnas vad du har gjort eller sammanställa anteckningar från papperslappar och datorn. Vi rekommenderar därför att alla som söker efter ett tidrapporteringssystem väljer ett system som erbjuder tidrapportering i app. Det underlättar extra mycket för företag som har anställda som ofta arbetar ute hos kund.

När du väljer ett tidrapporteringssystem som har tidrapportering i app bör du säkerställa att systemet automatiskt uppdaterar tidrapporterna på alla enheter. Så fort en tid är inrapporterad ska den finnas både i appen och i webbgränssnittet. Det gör att du vid ett senare tillfälle kan logga in på datorn och se all tid som har rapporterats in via mobilen och vice versa. Säkerställ också att tidrapporteringen i app fungerar med den typ av telefon du har.

5. Tidrapportera med rösten?

Röststyrd tidrapportering är fortfarande ovanligt med vi gissar att det kommer att bli vanligare i framtiden. Inte minst eftersom virtuella assistenter som Alexa och Siri sakta men säkert blivit allt mer populära. När det kommer till tidrapporteringssystem på den svenska marknaden tror vi på Flowi att vi är ensamma om att erbjuda röststyrd tidrapportering i app. Läs gärna mer om Flowis unika röststyrning av tidrapportering och hur du använder den.

I korthet fungerar Flowis röststyrning så att du startar appen för tidrapportering och pratar in vad du har arbetat med. Röstboten frågar dig då vad du har jobbat med och du kan nu välja att avsluta eller svara till exempel grävjobb. I efterhand kan du se er konversation i chatthistoriken. En av fördelarna med att tidrapportera med rösten är att du inte behöver titta på skärmen eller klicka dig fram mellan olika alternativ. Bra om du behöver ha fokus på annat med blicken men ändå vill få tidrapporteringen avklarad!

välja tidrapporteringssystem

6. Skapa faktura från tidrapport automatiskt

Innan val av tidrapporteringssystem är det också bra att fundera på om det ska vara möjligt att skapa kundfakturor från tidrapporterna. Eftersom tidrapporteringssystem brukar innehålla verktyg för att rapportera fakturerbar tid respektive interntid erbjuder många system därför också fakturering. Även om ni i dagsläget kanske redan har ett faktureringssystem kan det vara bra att välja ett tidredovisningssystem som har möjligheten att ta ut fakturaunderlag. På så sätt kan ni enkelt föra över fakturaunderlaget som bygger på inrapporterad fakturerbar tid till faktureringssystemet.

Ett tidrapporteringssystem som det går att skapa fakturor i bör ha en automatisk överföring av inrapporterad tid. Undersök därför om tiden som har blivit inrapporterad som fakturerbar kommer med på fakturorna utan någon manuell hantering. Att automatisera administrativa processer är viktigt eftersom det sparar tid och därmed minskar kostnader. Men det är också viktigt eftersom varje manuell hantering ökar risken att det uppstår fel. När det gäller hantering av kundfakturor är det extra viktigt att undvika felaktigheter eftersom det riskerar att leda till missnöjda kunder.

Om du väljer Flowis tidrapporteringssystem kan du skapa fakturor direkt från tidrapporteringen. Sjävklart går det att lägga till extra information på kundfakturan eller ändra om det är något som skulle ha blivit fel vid tidrapporteringen. Läs mer här om hur du gör för att skapa kundfakturor i Flowi.

7. Följa upp lönsamhet

Sista punkten innebär är du bör ställa dig frågan om du vill kunna följa upp tidrapporteringen? Ett tidrapporteringssystem som har en rapportfunktion underlättar analyser och uppföljning om vilka kunder och projekt som är lönsamma. Genom att ta ut rapporter på till exempel antal timmar som är fakturerade på en viss kund eller ett visst projekt blir det tydligt vad som är lönsamt. Här gäller det att se till att välja ett tidrapporteringssystem som ger dig möjlighet att filtrera fram olika analyser. Till exempel vill du kanske se hur mycket tid är restid till en kund och hur mycket som är faktiskt arbete. Eller så vill du kunna se hur mycket interntid en viss användare har rapporterat under en månad.

Därför behöver det finnas möjlighet att filtrera på så många faktorer som möjligt. Det kan handla om en exakt tidsperiod, specifika projekt, fakturerbar tid etc. Det är också bra om rapporterna i tidrapporteringssystemet är pedagogiska med tydliga diagram i olika färger för projekten. Ytterligare en bra funktion att ha med i ett tidrapporteringssystem är att kunna spara ner informationen till ett kalkylprogram i datorn. På så sätt kan du bearbeta informationen som du önskar, till exempel få med den till power point-presentationer och liknande. Läs gärna mer om analyser av tidrapporter och export till csv i Flowis tidrapporteringssystem.

tidrapporteringssystem

Dessa 7 punkter ger dig förhoppningsvis bra vägledning vid valet av tidrapporteringssystem. Om du vill veta mer om Flowis affärssystem har vi samlat en lista med länkar till användarinstruktioner. Listan ligger på vår supportsida där du även hittar kontaktuppgifter till oss. På Flowi arbetar vi med att hela tiden utveckla funktionalitet och användarvänlighet. Tveka därför inte att höra av dig till oss om du har synpunkter på hur vi kan förbättra tidrapporteringssystemet.

Vi erbjuder även individuella anpassningar av systemet om ditt företag har behov av det. Hör i sådant fall av dig till oss så tar vi fram en offert. Om du inte ännu har bestämt dig för vilket tidrapporteringssystem du ska välja får du gärna testa Flowis tidrapporteringssystem gratis i 30 dagar. Varför inte skapa ett konto för att testa Flowis tidrapporteringssystem redan idag!

Så fungerar sökmotoroptimering

Med effektiv sökmotoroptimering får du din sida att bli mer synlig utan att behöva lägga stora summor på betald marknadsföring. Sökmotoroptimering går ut på att öka  synligheten i sökmotorernas organiska resultat, d.v.s. resultat som dyker upp när användarna söker på ett visst ord, till exempel ”hus” eller ”pasta”. Tanken bakom sökmotoroptimeringen är alltså att lyckas komma högt upp i sökresultaten utan att behöva betala för annonsplats där.

google, search engine, seo, sökmotoroptimering
Hamna högt upp i sökresultatet

Hur går det till att sökmotoroptimera?

Vad som avgör hur högt upp en webbplats hamnar i sökresultaten beror på mängder av faktorer, bland annat innehållet på sidan och om andra sidor länkar till din. Ytterligare faktorer som avgör är om din sida innehåller välstrukturerad text med tydliga rubriker och överskådliga texter och bilder.

Idag lönar det sig med andra ord att ha ett bra innehåll på sin sida. Att bara skriva ett ord tusentals gånger på sin sida utan relevant innehåll kommer inte att fungera. 

Kortfattat fungerar det på så sätt att sökmotorerna rankar webbplatserna utifrån följande faktorer:

-Hur pass relevant sidan är för den som söker

-Hur populär sidan är. Handlar för det mesta om att många andra länkar till den.

Relevans handlar om att om du exempelvis söker på ”Italiensk restaurang” så ska du få upp italienska restauranger i din närhet. Däremot ska du inte komma till en sida som kanske har orden italiensk på flera ställen och restaurang på några ställen också men vars huvudämne är något helt annat som till exmpel ”så lär du dig italienska snabbt”.

Självklart är det så att sökmotorernas algoritmer inte är helt felfria men sedan Internets födelse har de kommit att bli mycket bättre så att de kan ge användarna den information de söker efter.

Nyckelord – Sökord

Nyckelord eller sökord som det också kallas på svenska (engelska keyword) är ett viktigt ord i arbetet med sökmotoroptimering. Det är detta ord som användarna söker på och då vill du fokusera på just det ordet! Många väljer därför ut vissa populära nyckelord och bygger upp sina sidor utifrån dessa. 

Innan du sätter igång med att bygga upp din webbplats med specifika sökord bör du dock börja med att undersöka orden. En del ord är väldigt populära med tusentals sökningar varje dag och är därför svåra att konkurrera om. Risken är stor att du inte kommer att lyckas komma högt upp i rankingen med dem. Om det är alltför få som söker på ett ord ska du inte heller välja det eftersom det ändå inte kommer att generera trafik trots att du hamnar högt upp i sökresultatet. 

Välj istället ut ord med lagom mängd sökningar där du har möjlighet att lyckas komma 10 i topp. Online kan du hitta flera smidiga verktyg som erbjuder möjligheten att undersöka olika nyckelord utan kostnad.

seo, google, search, sökmotoroptimering

Så skapar du relevant innehåll

I takt med att sökmotorer som Google blivit allt bättre på att sålla bort ej användarvänliga sidor har det blivit a och o att skapa bra innehåll, eller content som det ofta kallas. Algoritmerna brukar anse att långa texter som berättar om ett ämne på djupet är mest relevanta. Därför lönar det sig att skriva bra texter och att ge bilder en så kallad alt-text för att sökmotorn ska förstå vad bilden visar.

Du behöver alltså skriva för användarna och skriv gärna långt! Mellan 1000 och 2000 ord är en bra riktlinje per sida. Kom ihåg att ta med sökordet i titeln och gärna också i underrubrikerna. Tänk på att rubrikerna ska väcka intresse hos den som läser. Tyvärr kan alltför torra och tråkiga rubriker göra att läsaren inte ens orkar börja läsa texten.

Ha korta stycken på några meningar och lägg till två till tre bilder med alt-text. Punktlistor är också bra att lätta upp texten med. Utgå ifrån att du ska skapa innehåll som du själv gärna skulle vilja komma till om det var du som sökte på nyckelordet.

Jobba med länkbygge

Andra sidor som länkar till din sida förklarar för algoritmerna hur populär din sida är. Att skapa inlänkar eller backlinks är därför mycket viktigt för alla som vill öka trafiken sin webbplats. De bästa länkarna kommer från seriösa sidor som har många besökare. Det finns flera sätt att bygga länkar på, till exempel kan du hitta länkkataloger på nätet där du gratis kan lägga upp en länk till din sida mot att du länkar tillbaka.

Naturligtvis går det att köpa annonser med länk till din webbsida men om du vill komma undan billigare finns det andra sätt. Satsa på att skriva bra och informativt material som andra gärna länkar till. Ett annat sätt är att höra av dig till andra för att höra om de kan tänka sig att länka till dig.  Kanske kan du erbjuda dig att skriva en bra text på deras sida i utbyte? 

Ytterligare ett sätt är att gästblogga och i blogginlägget lägga in en länk till din sida. Ofta kan du behöva betala en slant för att få skriva ett blogginlägg, åtminstone om bloggen är hyfsat populär. Det kan dock vara värt pengarna och i många fall billigare än att betala för annonsplats i en tidning eller liknande.

link building, link outreach, offpage seo, länkbygge, länkbyte, byta länkar, bygga länkar
Länkbygge

Komma högt upp i sökresultat – övriga faktorer

Utöver bra innehåll och inlänkar till din sida är följande faktorer viktiga för att användarna ska hitta till dig via sökmotorer.

-Bra laddningstid: Tar din sida för lång tid att ladda kommer den att rankas lägre.

-URL: Adressen till en specifik sida bör ha ett bra namn och struktur för att den ska hittas av användarna. Bland annat bör den vara beskrivande så att den som söker direkt förstår vad sidan innehåller. Den ska helst vara kort och innehålla samma nyckelord som sidan har. Använd gärna bindestreck mellan orden om URL består av flera ord.

-Metataggar : Kort beskrivning om sidan som gör att sökmotorerna förstår innehållet på sidan. Ha gärna en meta-titel (seo-titel) och en metabeskrivning. Metatiteln är den som kommer upp som titel i sökresultatet medan metabeskrivningen är texten som följer precis efter metatiteln i resultatet.

Följ upp hur sökmotoroptimeringen går

Sist, men inte minst är det viktigt att följa upp hur det går med sökmotoroptimeringen. Genom att exempelvis använda Google Analytics kan du analysera om trafiken ökar och hur avvisningsfrekvensen ser ut. Det finns även bra verktyg som ger extra hjälp för den som vill satsa på sökmptoroptimering. Sök bara på seo-verktyg så kommer du att hitta flera olika leverantörer av denna typ av tjänst. Ofta kan till och med basutbudet vara gratis, perfekt om du vill testa olika verktyg för att se vilket du trivs bäst med.

I detta blogginlägg har du kortfattat kunna läsa om vad sökmotoroptimering innebär. På Wikipedia kan du läsa mer om sökmotoroptimering.

Förändringar av rapporter och tidsöversikt

Vi jobbar med att ständigt förbättra vår tjänst för tidrapportering för att ge våra användare en så bra upplevelse som möjligt. För att skapa en mer överskådlig webbplats har vi därför slagit samman Tidsöversikt och Rapporter till en enda sida. Du hittar den nya sidan i toppmenyn med rubriken Tidsöversikt/Rapporter. Bland dessa förändringar av rapporter och tidsöversikt märks till exempel utökade val- och grupperingsmöjligheter. I detta blogginlägg går vi igenom hur sidan ser ut efter uppdateringen. Om du har frågor eller synpunkter så tveka inte att kontakta oss. Du hittar våra kontaktuppgifter på vår supportsida där vi även har en lista med länkar till en grundläggande genomgång av vår tjänst.

förändringar av rapporter

Skapa rapporter efter förändringar av rapporter och tidsöversikt

  1. Klicka på Tidsöversikt/Rapporter i toppmenyn.
  2. Välj tidsperiod genom att klicka fram de datum du vill analysera i rutorna från och till.
  3. Välj kund, projekt, närvaro, användare. Om alla ska vara med behöver du inte göra något aktivt val.
  4. Välj om du vill se fakturerbar tid eller tid som redan är fakturerad.
  5. Du kan även välja hur du ska gruppera rapporten. Till exempel kan du gruppera på kund, projekt eller användare.
  6. Längst ner till vänster har du även möjlighet att gruppera på ytterligare en nivå samt att dölja vissa kolumner i rapporten.
  7. När du är klar med dina val kommer du att kunna se ett cirkeldiagram och ett stapeldiagram samt en lista på aktuella projekt.
  8. Klicka på Visa som PDF/Skriv ut för att få en utskrift av din rapport.

Exempel på översikt av tidredovisning

Tidsöversikt

Så här ser den nya funktionen för att ange datum ut:

rapporter

Avsluta med att skriva ut rapporten

Utskrift av rapporter över tidsöversikt

Förslag på fler förändringar av rapporter och tidsöversikt?

Vi hoppas att du är nöjd med våra senaste förändringar av rapporter och tidsöversikt. Om du har fler önskemål eller synpunkter på hur vi kan göra vår tjänst ännu bättre så tar vi tacksamt emot idéer och förslag. Under hösten planerar vi att göra många fler uppdateringar så håll utkik här på bloggen eller på LinkedIn eller Facebook för att ha koll på det senaste!

Med röststyrning blir din tidredovisning enklare

Med vår unika funktion för röststyrning blir din tidredovisning enklare och mer bekymmersfri än någonsin. Du behöver bara berätta för boten vad du har arbetat med och hur många timmar som du har arbetat. Timmarna sparas precis som vanligt och du kan sedan se dem i din statistik och skapa fakturor och rapporter. Vi tror oss ha fog för påståendet – tidredovisning blir inte enklare än så här!

communication, phone, call, röststyrd tidredovisning

Så skapar du lönsamhet med röststyrd tidredovisning

Det ständigt aktuella uttrycket “tid är pengar” stämmer lika bra idag som tidigare. Den tid som du lägger på administration under en arbetsdag är tid som du kunde ha spenderat på annat. Till exempel på att utföra ett kundjobb som går att fakturera. Med andra ord är varje timme som du lägger på intern administration en förlorad intäkt. Genom att skapa effektiva rutiner för tidredovisning, fakturering och utvärdering blir din verksamhet mer lönsam. De 69 kr i månaden som Flowis system för tidredovisning kostar tjänar du snabbt in genom att du behöver lägga ner mindre tid på att tidrapportera.

Om du dessutom använder röststyrd tidredovisning i vår app kan du sköta tidredovisningen när som helst. Du behöver inte klicka fram kunder, projekt och ange antal timmar på telefonen. Istället kan du lägga din energi på att göra ditt riktiga jobb istället för att ödsla tid på att komma ihåg vad du har arbetat med under en dag. Du slipper sammanställa papperslappar där du antecknat dagens arbetsuppgifter eller kolla igenom spridda anteckningar i mobilen eller på datorn.

Få mer tid över till fritid med röststyrd tidredovisning

Genom att konsekvent skapa professionella och effektiva rutiner för tidredovisning behöver du aldrig mer ta tid från din fritid för administrativt jobb. I och med Flowis röststyrda tidredovisning kommer du att sluta att skjuta upp tidredovisningen. Plocka upp din telefon och aktivera röststyrningen var du än befinner dig. Du behöver inte scrolla fram aktuell kund eller projekt utan berätta bara för röstboten vad du har arbetat med så kommer din virtuella assistent att spara uppgifterna åt dig! Nu är det slut med sena kvällar och helgjobb då du sitter och skriver in vad du gjort under veckan för att kunna skicka fakturor till kunderna. Njut av att umgås med vänner eller familj eller ägna tiden åt att äntligen komma igång att träna. Eller så kopplar du av i soffan för att ladda batterierna:)

Få mer tid över med röststyrd tidredovisning

Lär dig använda röststyrd tidredovisning

Det är enkelt att komma igång med vår röststyrda tidredovisning. Läs mer här om hur du använder röststyrningen i din telefon eller på en surfplatta. Fördelen med röststyrd tidredovisning är att det inte spelar någon roll om du är ute på ett jobb som gör att dina fingrar är smutsiga. Du aktiverar röststyrningen med ett klick i appen och sedan är det bara att sätta igång att berätta vad du har jobbat med och hur många timmar du har lagt på projektet.

Tidredovisning som är röststyrd
Med röststyrning blir din tidredovisning enklare