Ny version av webappen

Webappen har uppdaterats till version 2.7.7.

Det finns nu ett nytt inställningsalternativ på sidan Mitt företag->Inställningar

Med denna inställning aktiverad så blir alla användare på kontot förvalda som projektadministratörer när ett nytt projekt skapas. Detta kan underlätta för företag med många användare som generellt vill att alla användare skall kunna administrera projekt.

Ny version av mobilappen!

Mobilappen har uppdaterats.

Nyheterna är:

  • Fotografera kvitton
  • Redovisning av utlägg och frånvaro
  • Hämta material från artikelregister

Om du redan har appen installerad kommer den ny versionen att installeras automatiskt (om inte automatiska uppdateringar stängts av för appen).

Lägg till egen logga

Nu lanserar vi en efterlängtad nyhet. Använd din egen logotyp på fakturan, pdf-rapporten eller både och. Du lägger till din logotyp genom att gå till Mitt företag-> Företagsuppgifter. Här väljer du en fil med din logga och laddar upp. Markera om du vill visa logotyp på faktura, rapport eller båda. Avsluta med att spara.

egen logga på faktura och rapport
Lägg till din logga på fakturor och rapporter

God jul och gott nytt år!

Tack till alla våra kunder för att ert företag har valt Flowis system för tidrapportering. År 2021 har präglats av hopp och glädje men också en del motgångar. Pandemins förlamande effekt på världen släppte ibland men kom tillbaka gång på gång. Trots denna osäkerhet har året ändå haft en positiv trend för många, både företag och privatpersoner. På Flowi har det hänt en hel del under 2021. Vi har utvecklat systemet från att vara ett verktyg för tidrapportering till att bli en alltmer heltäckande tjänst för administration. Under året har vi bland annat lanserat följande funktioner:

  • Enklare tidrapportering för hantverkare med nytt artikelregister från grossister. Läs mer längre ner om denna nyhet som kom för bara några dagar sedan.
  • Projektbudget och möjlighet att välja fast pris för projekt.
  • Lönerapportering, inklusive exempelvis flextid, arbetsschema och export av lönefil till bokföringssystem såsom Fortnox och Visma.
  • Veckovy för tidrapporteringen.
  • Bifoga kvitto för utlägg, till exempel pdf eller bild.
  • Rapport av material.
  • Artikelregister.
  • Gruppera på användare i fakturor.
  • Import av CSV-fil från Excel.

Nyhet december 2021 – enklare tidrapportering för hantverkare

I det nya artikelregistret är det möjligt att se grossisters artiklar och pris direkt vid registrering av material. Informationen hämtas automatiskt i systemet så att det snabbt går att jämföra priser och registrera material. Aktivera denna funktion i Inställningar under Mitt konto ( i toppmenyn). På sidan för inställningar behöver du aktivera material från grossister i listan med moduler. Välj sedan vilka grossister som du önskar se artiklar från. Idag hittar du några av de största aktörerna på marknaden och under det närmaste året kommer listan att uppdateras med fler grossister. Saknar du din grossist och vill få in den i systemet så fort som möjligt? Hör i sådant fall av dig till oss så att vi kan ordna det så fort som möjligt.

tidrapportering app hantverkare
God jul och gott nytt år önskar Flowi

Nyheter 2022

Vårt mål är att kunna erbjuda ett komplett system för det mindre och medelstora företaget. Vi vill också vara hantverkarens förstahandsval när det kommer till tidrapportering. Därför kommer vi under 2022 att lansera flera nyheter som gör tidrapporteringssystemet mer komplett. Några saker som är på gång är följande:

  • Arbetsorder.
  • Resursplanering – ett schema där det går att se vem som ska utföra en specifik arbetsorder och när.
  • Tidtagningsur.
  • Fler grossister i det automatiska artikelregistret.

tidrapportering hantverkare
Nu anpassar vi vår tidrapportering så att den passar hantverkare bättre

Fast pris för projekt

Nu kompletterar vi vår tjänst med fast pris för projekt. På så sätt blir det enklare att ta fram en projektbudget och följa hur projektet utvecklas kostnadsmässigt. I följande guide visar vi hur det går till att välja fast pris för projekt:

  1. Välj projekt i toppmenyn och klicka på Lägg till.
  2. I vyn som öppnas fyller du i uppgifter om projektet på samma sätt som tidigare.
  3. Välj vilket fast pris som ska gälla och antal uppskattade timmar som arbetet beräknas att ta.
  4. Avsluta med att spara.
  5. När det är dags att fakturera är det fortfarande möjligt att välja att fakturera per timme även om projektet har ett fast pris.
fast pris för projekt, projektbudget
Flowi – nu även med fast pris för projekt
projektbudget, fast pris för projekt
Om antal rapporterade timmar överskrider det fastställda antalet kommer timmarna under kolumnrubriken “Total Tid” att bli rödmarkerade. På bilden ovanför är den uppskattade tiden åtta timmar medan den faktiskt rapporterade tiden är sexton timmar.
fast pris projekt, projektbudget
Vid faktureringen går det att välja att fakturera fast pris eller pris per timme

Lönerapportering, flextid och arbetsschema

Flowis tidrapporteringssystem har nu utökats med lönerapportering. För att ta ut en lönerapport behövs inte någon separat rapportering utan all tid som rapporteras i tidrapporterna går att använda som löneunderlag. Det sker automatiskt och det är även möjligt att exportera lönefilen till exempelvis Fortnox och Visma. Läs mer i vår guide till lönerapportering där du också hittar information om hur flextid och scheman fungerar.

Lönerapport
Flowi – nu även med lönerapportering

Nyhet – Veckovy för tidrapporteringen

Nu lanserar Flowi även en veckovy för tidrapporteringen. Med den översiktliga vyn får du en snabb överblick över hur tidrapporteringen ser ut vecka för vecka per kund. På så sätt blir det enklare att direkt få kontroll på att all tid har blivit inrapporterad. Den första vy som du möts av är även fortsättningsvis per dag men nu kan du även hitta fliken “Vecka” bredvid “Dag”. Genom att klicka på “Vecka” växlar du vy.

Veckovy i tidrapporten
Få bättre överblick över veckans inrapporterade tid

Snart kommer vi även ut med fler nyheter inom tidrapportering. Vår målsättning är att kunna erbjuda ett komplett system för det mindre och medelstora företaget.

Uppdatering – Utlägg med kvitto

Det är nu möjligt att bifoga ett kvitto (i form av en bild, PDF eller liknande) när man skapar ett nytt utlägg.

För att göra detta klickar man på “gemet” och väljer sedan vilken fil man vill bifoga till utlägget.

Om man valt att bifoga en bild på kvitto kommer denna bild att visas i rapporten bredvid övrig information om utlägget.

Få ordning på kaoset – hösten bra tid för struktur

Sommarledigheten är över och det är dags för jobb, skola och andra aktiviteter. Att komma tillbaka till en hektisk vardag efter lata sommardagar kan vara en utmaning men kan också skapa energi och livsglädje. Ibland känns det övermäktigt och kaosartat med tusen projekt som drar igång på jobbet samtidigt som familjelivet ska hinnas med. För att få struktur på livet gäller det att inte lägga onödig tid på rutinuppgifter som tidrapporter och annan administration. I detta inlägg går vi igenom några knep på hur du kan få ordning på kaoset med enkla metoder såsom att organisera tidrapporteringen.

Organisera tidrapporteringen

Något av de allra viktigaste när det kommer till att få ordning på kaos är att få kontroll på tiden. Att hoppa mellan uppgifter skapar ineffektivitet och gör att du tappar koncentrationen och därmed presterar sämre. Multitasking har tidigare setts som någonting positivt som leder till framgång men forskning visar att multitasking dödar effektiviteten och ökar stressen.

Istället är det viktigt att sätta av tillräckligt med tid för att utföra en specifikt uppgift. Fokusera på uppgiften till 100 % och gör klart den innan du hoppar över till någonting annat. För att lyckas med detta gäller det att se över hur nuläget ser ut. På vilket sätt arbetar du idag? Har du möten eller kundbesök som hackar upp dagen? Då är det en bra idé att organisera tiden på ett nytt sätt.

Börja med att fundera på hur du skulle vilja utföra arbetsuppgifterna. Behöver du två timmar framför datorn utan att bli störd? Hur ofta behöver du dessa två timmar av ostörd arbetstid? Boka in tiden i kalendern och undvik att lägga in kundmöten eller andra projekt på denna tid.

autumn, leaves, hösten, perfekt tid, organisera tidrapporteringen
Hösten – perfekt tid för att organisera tidrapporteringen

För att ytterligare effektivisera dagarna bör du även strukturera hur du bokar in fysiska och digitala möten. Det kan till exempel vara smart att ha en specifik mötesdag då du inte gör någonting annat. En annan dag kan du endast avsätta för att jobba med administration och annat som kräver koncentration i ensamhet. Tidsmässigt är det ingen skillnad men resultatet kommer att bli bättre då du blir mer effektiv eftersom du undviker ställtiden mellan ett möte och en koncentrationskrävande arbetsuppgift.

För att det ska vara möjligt att ha en effektiv arbetsplanering behövs det ett verktyg som fungerar i praktiken. Genom att ha kalendern i mobilen har du alltid tillgång till ditt schema. Kombinera den med att även ha tidrapporteringen i en app så får du kontroll över både vad du ska göra och kan snabbt skriva upp när du har utfört något. På så sätt slipper du lägga tid i efterhand på att försöka minnas hur mycket tid du har lagt på ett visst projekt, något som är extra viktigt om det är tid som ska faktureras till kund.

Om du inte tidigare har testat på tidrapportering i app rekommenderar vi att du testar Flowis tidrapportering gratis i 30 dagar. Tjänsten innehåller också fakturering och rapportering på projekt och artiklar. Det är en molnbaserad tidrapportering som inkluderar både ett webbgränssnitt och en app för android och iphone.

Något som är lätt att glömma när det kommer till effektiv tidsplanering är att saker och ting ofta tar längre tid än man tror. Transport mellan olika platser, tid för lunch och vardagsärenden som läkarbesök, inköp av mat och att ha kontakt med släkt och vänner är viktiga att planera in. Se därför till att inte ha ett alltför tight schema utan försök att ha det någorlunda luftigt. På så sätt minskar du stressen och kommer förmodligen att tycka att det är roligare att utföra uppgifter när du inte ständigt känner att du har tidsbrist.

  • Gör en arbetsuppgift i taget – multitasking dödar effektiviteten. Stäng av mejl och mobil när du behöver fokusera ordentligt.
  • Planera in tid för koncentrationskrävande uppgifter.
  • Strukturera dagarna med exempelvis särskilda mötesdagar och dagar då du endast arbetar med administration eller ett specifikt projekt.
  • Använd ett smidigt verktyg för att organisera tidrapporteringen. Gärna ett molnbaserat system som fungerar både i mobilen och på datorn.

Få mer energi – planera jobb och fritid

Det är inte bara jobbet som påverkar strukturen i livet. Om du har barn eller är aktiv inom föreningsliv och annat är risken stor att även fritiden fylls upp med projekt som riskerar att skapa oordning och stress. För att hinna med allt du vill göra behöver du därför även planera kalendern utifrån din fritid. Med andra ord är det smart att ha en kalender för både jobb och fritid.

Det kan låta tråkigt att schemalägga varenda del av sitt liv men faktum är att det snarare kan ge mer tid till att slappa. Många gånger leder planeringen till en aha-upplevelse eftersom du inser att du har för mycket inplanerat. Genom att prioritera vad som är viktigast och börja tacka nej till sådant som inte är viktigt för dig kan du få mer balans i livet. Glöm inte bort att planera in fri tid i kalender. Under denna tid gör du vad du vill, alltifrån slötittande på någon serie till en biokväll med vännerna.

Ibland handlar stress och kaos inte om att ha för mycket att göra utan om hur jobbigt något är. Har du en gammal surdeg som tar mycket energi behöver du lägga upp en plan för att komma i mål med det. Försök därför att lokalisera om det är någonting specifikt som tar extra mycket energi och slutför detta trots att det känns tufft. Lyckas du med det kommer övriga projekt förmodligen att gå lättare och bli roligare.

Fördelen med att strukturera och planera sin tid när hösten närmar sig är att det blir en tydlig brytpunkt. De lata dagarna under sommaren och det lugnare tempot i samhället är över. Passa på att utnyttja övergången till att skapa ordning i kaoset och få struktur. Kanske får du då extra energi till att pröva någonting nytt som ett nytt jobb eller en inspirerande utbildning?

calendar, date, planera kalendern, 2021
Planera kalendern och organisera tidrapporteringen