Tidrapport i app och webb

Att skapa tidrapporter i app och webb ska vara enkel och gå fort. Med Flowi går det att rapportera tid i antingen en webbläsare eller en app, som fungerar på både läsplattor och mobiltelefoner. Sitter du vid en dator är det kanske lättast att rapportera via webbsidan. Sitter du inte vid skrivbordet går det att rapportera via appen. I appen kan du välja mellan att ange tiden via pekskärmen eller genom att prata in tiden.

När det är enkelt att rapportera in tiden så skjuter man inte upp det och därmed är risken att glömma bort det mindre. Sitter du i slutet av veckan och rapporterar tid kanske du måste avrunda neråt om du inte kommer ihåg exakt allting du har arbetat med. Har du appen installerad på din telefon kan du rapportera direkt även när du inte sitter vid datorn. Använder du röstgränssnittet så minimerar du dessutom behovet av att klicka på skärmen. Det är svårt att tänka sig ett snabbare sätt av få in tiden i systemet!

Enkelt med tidrapport i app och webb

Många fördelar med effektiv tidrapportering

Genom att använda ett system för tidrapportering får du en snabb och enkel överblick över vad du lägger din tid på. Du kan snabbt få svar på frågor som:

  • Vilka projekt har jag jobbat med den senaste månaden?
  • Hur många timmar har jag jobbat idag?
  • Har jag mycket ofakturerad tid?
  • Hur många timmar har jag kvar att jobba denna vecka?
  • Vilka kunder/projekt är mest lönsamma?

Enkel fakturering

Visst går det att använda ett kalkylprogram som till exempel Excel eller papper och penna för tidrapportering men vid faktureringen får det inte bli fel. Därför blir det betydligt enklare att fakturera kunder om du använder ett system för tidrapportering. Med några klick har du skapat en faktura med den tid du satt upp på ett projekt eller en kund. Dessutom kommer tid som är markerad som ej fakturerbar inte med på fakturan. Genom att Flowis affärssystem skiljer på normaltid, restid och övertid vid rapportering så blir priset automatiskt justerat på fakturan. Bara tiden som sparas vid fakturering gör att Flowi betalar sig flera gånger om.

Tidrapportering via webbsidan

Tidrapporter i webb
Tidrapportering i webbsidan
  1. Skriv en kort kommentar vad du jobbat med.
  2. Ange tidkod (normaltid/övertid/restid).
  3. Välj projekt.
  4. Ange tid och datum.
  5. Du kan även välja om tiden ska faktureras eller inte.
  6. Klicka på “Lägg till”.

Tidrapporter i app

Tidrapporter i app
Tidrapportering i appen
  1. Klicka på det datum som du vill rapportera tid på.
  2. Ange vad du har jobbat med.
  3. I rullistan i fältet till höger om Tid väljer du antal arbetade timmar.
  4. Välj kund.
  5. Välj projekt.
  6. Om tiden är fakturerbar ska knappen längst ner vara grön. Om den inte är fakturerbar klickar du på knappen så att den blir vit.
  7. Klicka på Spara längst upp till höger i mobilvyn.

Chatt med logg av tidrapport

När man väljer att rapportera via rösten så skapas en chatt mellan dig och en bot så att du i efterhand kan se om den förstod dig rätt.

Tidrapporter med röststyrning
Logg av röstinmatning

Tidrapportering med tidkod

I Flowis tidrapporteringssystem kan du tidrapportera på tidkoder. I grundläget , default, finns tre tidkoder; Normaltid, Övertid och Restid. Men det går även att lägga till helt egna tidkoder som passar just er verksamhet. I denna text kommer vi att gå igenom hur det går till att skapa egna tidkoder till tidrapporter i app och webb.

tidrapportering

Registrera ny tidkod

Börja med att gå till sidan Tidkoder genom att klicka på pilen till Höger om Mitt företag i toppmenyn. När du är inloggad ser det ut så här:

Nästa steg är att klicka på ikonen Ny tidkod så att det öppnas ett nytt fönster. Därefter ange du namn på tidkoden och väljer prismultiplikator samt avslutar med att spara. Följande bilder visar hur det ser ut i webbgränssnittet:

tidkod

Prismultiplikator

Prismultiplikatorn anger vilket pris som skall tas ut för tid som har den aktuella tidkoden. Med prismultiplikator 1 blir priset detsamma som för timpriset man angivit för den aktuella kunden. Skulle du däremot sätta det till 1,5 så blir priset 50% högre än timpriset. Själva timpriset registrerar du för kunden genom att klicka på editera kund i kundvyn.

När du ska tidrapportera på tidkoder

Efter att du har lagt till nya tidkoder hittar du dem i rullmenyn när det är dags att tidrapportera på tidkoder.

tidrapport

Vilka är fördelarna med att tidrapportera på tidkoder?

Genom att ha flera olika typer av tidkoder blir det lättare att följa upp verksamheten i efterhand. I tidrapporterna kan du till exempel se hur mycket tid som är normaltid eller interntid. Kanske är det läge att effektivisera företaget om ni upptäcker att alldeles för stor andel av arbetsdagarna består av interntid? En annan mycket stor fördel är att tiden automatiskt blir specificerad på separata rader i fakturan. Det gör det tydlig för er och kunden vilken typ av arbete som kunden blir fakturerad för. Dessutom går det att ha olika priser för olika arbeten genom prismultiplikatorn. Det underlättar beräkningen vid faktureringen samt minimerar risken för fel.

Tidrapporter ger bra översikt

Med tydliga och korrekta tidrapporter i app och webb får du och dina medarbetare en bra översikt över hur dagens arbetssituation ser ut. Istället för att varje enskild anställd sitter med sin egen hemsnickrade tidrapportering i en fil på datorn eller i ett anteckningsblock hamnar timmarna på samma ställe. I vår app, som går att ladda ner både för android och iphone, kan alla inom företaget snabbt tidapportera vad de har arbetat med. Eftersom det bara är att plocka upp mobilen för att tidrapportera kan ingen skylla på att det är krångligt eller tar lång tid att skicka in tidrapporter!

Fördelen med Flowis system för tidrapporter i app och webb är att det inte är begränsat till en app. Tidrapporteringssystemet är molnbaserat och så fort någonting händer i appen kommer det per automatik även med i webbgränssnittet. När du loggar in via datorn finns dessutom fler funktioner med än i appen. På webben går det bland annat att ta ut kundfakturor och skicka till kunden. All fakturerbar tid kommer med på fakturan utan att du behöver lägga till någon information manuellt. Det går även att ta ut fakturaunderlag från tidrapporterna, något som underlättar om ni sköter faktureringen i ett separat system.

tidrapporter

Så ökar du lönsamheten i företaget

Att nå framgång med sitt företag och öka lönsamheten är något som de allra flesta företagare drömmer om. Men vilka åtgärder är det egentligen som ökar lönsamheten? För att ta reda på det gäller det först och främst att analysera vilka åtgärder som går fort och är enkla och prisvärda att göra. Med andra ord är det bäst att börja med den lägst hängande frukten innan det är dags att ta fram stegen!

Många börjar tyvärr i fel ände och tänker att det enklaste sättet att öka lönsamheten är att börja med att minska på kostnaderna. Jo, visst är det så att minskade kostnader tillfälligt ger ett bättre resultat men risken är stor att vinsten sjunker på lite längre sikt. Istället bör man börja med att fundera på vad som går att göra för att öka effektiviteten. Det vill säga hur kan till exempel kontorsytor eller arbetsfordon användas mer effektivt.

Går det till exempel att se till att en grävmaskin används fler timmar än idag för att faktureringen ska kunna öka? Eller går det att minska ner lokalhyran genom att utnyttja kontorsytan på ett annat sätt än idag? Kanske står vissa skrivbord tomma eftersom det alltid är några i personalen som inte är där. Då kan till exempel ett så kallat aktivitetsbaserat kontorssystem där alla har flexibla platser vara en idé.

Effektivisera administrationen

Att gå igenom alla administrativa processer inom företaget är en viktig pusselbit för att uppnå högre effektivitet. All intern administration är ju en kostnad som inte går att fakturera ut till kunder. Exempelvis handlar det om inköp, bokföring, lönehantering och tidrapportering. Att börja effektivisera en viss del av administrationen leder ofta till att även övriga delar blir mer effektiva.

Om vi tar tidrapportering som exempel så innebär för det mesta en snabbare och enklare tidrapportering till att även bokföringen och lönehanteringen blir mer effektiv. Tänk dig att varje medarbetare tidrapporterar via mejl, papperslappar eller filer i Excel. Tiden det tar för löneadministratören, personen som bokför och den som ska skapa en faktura till kunden utifrån alla de olika tidrapporterna blir mycket längre än om rapporterna redan är sammanställda i ett system. Här finns med andra ord pengar att tjäna på mer effektiv hantering av tidrapporter i app och webb!

Bra att kombinera app med webb

Att sköta sin tidrapportering i en app lägger en bra grund för att uppnå en effektiv administration. I och med att det är så enkelt att plocka upp telefonen oavsett var du befinner dig blir tidrapporteringen gjord. För att få en ännu bättre översikt rekommenderar vi dig att du då och då tittar igenom din rapporterade tid i webbgränssnittet. På webben kan du nämligen få en tydlig vy över hur många timmar du har lagt till i din tidrapport på ett visst projekt. Genom att använda rapportfunktionen får du ut tydliga staplar och cirkeldiagram som tydliggör hur du har spenderat till exempel den senaste månaden eller veckan.

När det är dags att fakturera kunderna behöver du också logga in på webben. Det går nämligen endast att ta ut fakturor och fakturaunderlag i webbgränssnittet. All tidrapportering som du har gjort via Flowis app kommer självklart med utan att du behöver justera manuellt.