martin

Spenderar du onödig tid på administration som inte går att fakturera till kunder? Vill du skapa mindre stress i din vardag och känna dig mer nöjd med det du har åstadkommit? Då är det dags att komma igång med planering och ett digitalt verktyg för tidrapportering. Här följer 5 tips för att minska slöseri med tid.

1. Planera

Lägg en stund på planering av dina kommande arbetsveckor varje månad. Om du behöver åka till olika kunder är det en bra idé att under samma dag besöka kunder som ligger nära varandra så att du inte slösar tid på att köra onödiga sträckor. Försök också att planera in tid för mer ospecificerade arbetsuppgifter. Det kan handla om att gå en utbildning, städa din arbetsplats eller rensa bland mejl. Genom att avsätta till exempel en eftermiddag varje månad på tid som inte går att fakturera kunder blir du av med tråkiga administrativa uppgifter på kortare tid än om du hade försökt att klämma in dem här och där.

2. Rapportera tiden direkt i appen

Rapportera tiden direkt i Flowis app när du är klar med en uppgift även om du planerar att återkomma till samma jobb om en stund. Risken är annars stor att du missar att skriva upp fakturerbar tid och måste lägga tid på kvällen att försöka komma ihåg exakt vad du har gjort under dagen. Se också till att sätta stopp för all manuell tidrapportering som leder till att du måste slösa tid i efterhand på att sammanställa papperslappar och olika dokument i datorn.

3. Ha fokus på en uppgift i taget

Fokusera på att utföra en arbetsuppgift i taget och undvik att hoppa fram och tillbaka mellan projekt. På så sätt minimerar du den extra ställtid det tar att byta mellan arbetsuppgifter. Detta är en av de viktigaste av våra 5 tips för att minska slöseri med tid.

4. Utvärdera vad du lägger tid på

För att lyckas med att effektivisera dina arbetsdagar bör du regelbundet utvärdera hur du ligger till. Ofta går det att göra små justeringar som gör stor skillnad. Försök att hitta tidstjuvar som att ständigt kolla mejl eller scrolla på mobilen.

5. Sätt upp mål för din tid

Att mäta sina egna förbättringar är ett bra verktyg för att göra det mer sporrande att minska slöseri med tid. Sätt upp ett mål för vad du vill uppnå inom det närmaste året. Bryt ner målet i delmål per månad och vecka och följ regelbundet upp hur det går. Ett exempel kan vara att öka fakturerbar tid till 85 % av din arbetstid. I Flowis app kan du registrera både fakturerbar tid och interntid och du kan följa upp hur fördelningen är genom rapportfunktionen.

Vi på Flowi är övertygade om att alltför komplexa tidrapporteringssystem skapar onödig stress och bidrar till att minska lönsamheten. Vi vill hjälpa mindre företag att få ett proffesionellt system för sin tidrapportering och kundfakturering utan att behöva lägga stora summor på utbildning och inköp av avancerade affärssystem. Vår app för tidrapportering går att lära sig utan en lång manual och innehåller endast de viktigaste funktionerna du behöver. I vårt tidrapporteringssystem hittar du tidrapport i app och på webben, kundfakturering och uppföljning av vilka kunder och projekt som är mest lönsamma. Med andra ord det allra mest nödvändiga som behövs för att skapa en effektiv administration i ett företag. Inga otympliga funktioner som bara stora företag har nytta av utan endast en prisvärd och minimalistisk tidrapportering och fakturering.

Fördelar med Flowis digitala tidrapportering

• Minimalistisk layout som endast innehåller de viktigaste funktionerna för tidrapportering, kundfakturering och rapporthantering.
• Enkelt att komma igång tack vare Flowis design som inte kräver tillgång till en omfattande manual.
• Ett av de mest prisvärda tidrapporteringssystemen på marknaden, endast 69 kr exkl. moms per månad.
• Gratis basutbud.
• Tillgång till all funktionalitet gratis under en 30 dagars provperiod.

Vilka företag har nytta av vår app för tidrapportering?

Bland våra kunder finns alltifrån företag med flera anställda till enmansföretag. Systemet passar de företag som på ett enkelt sätt behöver kunna rapportera timmar på flera olika kunder och projekt. Det kan vara både hantverkare och konsulter och andra typer av tjänsteföretag inom till exempel tränings- och hälsobranschen. Den gemensamma nämnaren är att våra kunder vill ha ett pålitligt system som är enkelt att använda och som har ett bra pris. En prisvärd och minimalistisk tidrapportering med andra ord. Är du fortfarande osäker på om Flowis app för tidrapportering är något för dig? Varför inte testa tillgången till all funktionalitet gratis i 30 dagar?

Vi har uppdaterat webappen till version 1.2.23. Denna uppdatering består av blandade förbättringar av tidrapportering:

• Senaste projektet som man jobbat med är nu automatiskt förvalt vid tidrapportering
• När man lägger till ett nytt projekt får alla användare automatisk behörighet att rapportera tid och utlägg på det projektet
• Sortering av kunder i bokstavsordning vid tidrapportering.
• Uppdelning på flera listor av kunder och projekt. För dig med många olika kunder och projekt minskar därmed laddningstiden.

Dessutom har vi gjort en mängd mindre fixar som ska göra att helhetsupplevelsen av systemet blir bättre.

OBS! För att uppdatera till den senaste versionen behöver du ladda om sidan i webbläsaren.

Hör av dig med idéer och synpunkter

Vi gör regelbundet blandade förbättringar av tidrapportering för att tjänsten hela tiden ska vara så optimal som möjligt. Ibland gör vi en uppdatering efter att en användare uppmärksammat oss på att det behövs en ny funktion. Det kan också vara så att vi, eller någon av våra användare, upptäcker en bugg eller något annat i systemet som mår bra av en förbättring. Därför är vi mycket tacksamma för våra aktiva användare som gör oss uppmärksamma på saker i tidrapporteringssystemet som vi kan utveckla. Kom ihåg att du alltid är välkommen att komma med synpunkter på systemets funktioner. Vi lägger ofta till nya funktioner som våra användare efterfrågar. Du hittar våra kontaktuppgifter på supportsidan eller på sidan Om oss.

Om du ännu inte har testat vår tjänst för tidrapportering i app och webb och är nyfiken på om den passar dig rekommenderar vi att du skapar ett konto redan idag. Vi erbjuder en månads gratis användning av premium och det är bara att registrera ett konto och sätta igång. Efter en månads gratisperiod återgår tjänsten till gratisutbudet utan att du behöver göra någonting aktivt. Du förbinder dig inte till något genom att testa vår tjänst. Skulle du sedan vilja fortsätta har vi ett av marknadens mest förmånliga priser då du endast behöver betala 69 kr per månad och användare (exklusive moms).

Ytterligare en efterlängtad funktion är nu lanserad! Vi har tagit fram en funktion för utlägg i vårt affärssystem så att det ska bli enklare att skilja på tiden. Till exempel arbetstid hos kund från utlägg för material. Just nu finns utlägg via webben, men kommer inom kort även att bli lanserad i mobilappen.

Du aktiverar utlägg genom att gå in på Mitt konto->Inställningar och sedan kryssa i Utlägg och klicka på spara:

Tydligare rapporter med funktion för utlägg

Med en utläggsfunktion kan du enkelt särskilja vad som är utlägg från den faktiska arbetstiden. På så sätt blir faktureringen mer överskådlig och tydlig eftersom det blir specificerat vad som är vad. Läs gärna mer här om hur vår tjänst för att fakturera kunder fungerar. Du kan se hur mycket arbetstid användare har lagt ner på ett projekt och hur stor del som gäller utlägg. Det är även möjligt att registrera tid på restid och interntid, vilket gör att det blir ännu mer tydligt hur tidsfördelningen ser ut. Genom att analysera hur fördelningen av tid ser ut för användare och projekt får ni ett effektivt verktyg till strategiarbete.

I toppmenyns Tidsöversikt/Rapporter kan du ta ut olika rapporter för att se exempelvis vilka projekt eller kunder som är mest lönsamma. Med en funktion för utlägg i systemet blir arbetsdagen enklare och mer effektiv med andra ord! Vill du lära dig mer om hur rapportfunktionen fungerar så läs gärna mer här om till exempel olika typer av filtreringsmöjligheter. Innan du sätter igång med att ta ut rapporter är det en bra idé att se till att dina projekt är uppdaterade med färg. Genom att välja olika färger blir stapel- och cirkeldiagrammen ännu tydligare och mer pedagogiska än om du endast använder de automatiska färgvalen. Om du har väldigt många projekt räcker dessutom inte de automatiska färgvalen till. Därför är det då är det extra viktigt att välja egna färger. Annars kommer vissa projekt att få samma färg, något som gör diagrammen otydligare.

Att sortera projekt i tidrapport ska självklart vara så lätt som möjligt att göra. Efter den senaste uppdateringen (1.2.16) är det nu möjligt att sortera projekten på namn och kund. När du tidrapporterar är det förstås viktigt att det är enkelt och går snabbt. För att slippa en lång lista lanserar vi nu förbättringar som gör att sortering av projekt blir ännu smidigare.

Sortera projekt i tidrapport förbättrar lönsamhet

Det går även att ange default projektfärg på kundnivå samt uppdatera en kunds befintliga projektfärger retroaktivt. Du hittar denna funktion i vyn där man editerar en kund. Läs mer här om hur du registrerar och ändrar kunder i app och webb. Genom att använda olika projektfärger för olika kunder och olika projekt hos samma kund blir rapporterna mer överskådliga. Både stapeldiagram och cirkeldiagram blir tydligare och du kan direkt se om det är något projekt som sticker ut. Kanske blir nästan hela cirkeln fylld av en och samma färg? Då vet du att det är dags att bredda kundbasen om den fakturerbara tiden nästan bara gäller en kund.

Vi på Flowi uppmuntrar våra användare att använda rapportfunktionen aktivt eftersom den ger viktiga analyser. Varför är då rapportfunktionen viktigt? Jo, det beror på att regelbunden utvärdering och analys av vilka kunder och projekt som ger högst intäkter per arbetstimma ger strategiska svar. Svar på vilka kunder eller projekt som är viktigast att lägga tid och energi på. Rapporterna ger svart på vitt hur det ser ut och ni behöver inte gissa eller gå på känsla.

Genom att spara ner informationen i en CSV-fil kan ni även bearbeta informationen på ett sätt som passar ert företag. CSV-filerna går att redigera i olika typer av kalkylprogram som till exempel Google Sheets eller Excel. I kalkylprogammet kan du ändra i texten för att göra den mer anpassad efter ert företags behov. Eller klippa in delar av texten i en power point-presentation eller liknande inför ett möte.

Det hade smugit sig in ett fel i förra uppdateringen vilket ledde till att det inte alltid visades rätt färg för projekten. Detta skall nu vara åtgärdat.

Idag lanserade vi en efterlängtad funktion, nämligen möjligheten att sätta valfri färg på projekten. Du kan göra det antingen när du editerar ett projekt, eller när du skapar ett nytt projekt. För att ta del av den nya funktionen behöver du uppgradera till som lägst version 1.2.14 av webbappen. Detta gör du genom att göra en omladdning (refresh) av webbsidan i din webbläsare. För att se vilken version du har kan du skriva in följande i webbläsare app.flowi.se/version. Genom att använda dig av valfri färg på projekt kan du enkelt följa upp och analysera företaget. Det blir tydligt vilka projekt som ger mest i vinst på kortast tid. På så sätt ökar du effektiviteten och därmed lönsamheten.

Så arbetar du med projektfärg

Välj en valfri färg på projekt genom att öppna samma ruta som du ändrar i ett befintligt projekt. Läs mer här om hur det går till att ändra i projekt. På sidan med information om hur du lägger till färg på projekt kan du läsa mer om projektfärg. En av de största fördelarna med att ha olika projektfärg är att uppföljningen blir tydligare. Staplarna och tårtbitarna i diagrammen blir överskådliga och ger dig snabbt en uppfattning om fördelning av tid. Att välja färg på projekt är extra viktigt om du och dina medarbetare arbetar med många kunder och projekt parallellt.

Om du ska göra en presentation till ett möte är rapportfunktionen ett bra pedagogiskt verktyg. Klipp in diagrammen i presentationen eller spara ner en CSV-fil till ett kalkylprogram och skapa egna diagram. CSV-filerna fungerar att använda i flera olika typer av kalkylprogram som till exempel Excel och Google Sheets. Genom att konsekvent utvärdera och följa upp hur mycket tid som projekt tar och hur mycket vinst de genererar blir det tydligt vad som är värt att satsa på. Perfekt inför prognos- och budgetarbete med andra ord!

Från och med den senaste uppdateringen (1.2.13) så är det möjligt att betala för Flowi Premium konto via faktura. Med Premium har du tillgång till hela vårt utbud inom tidredovisning. Dels har du alla funktionerna i appen, som till exempel rapportering av tid på både kunder och projekt. Dels har du tillgång till tidredovisning i webbgränssnittet  där du kan skicka kundfakturor och ta ut rapporter. Ta hand om din tidredovisning i app när du är på språng och det behöver gå undan. När du har tillgång till dator är det ofta bekvämare att i lugn och ro analysera tidrapporten och skicka fakturor till kunderna. På sidan priser hittar du mer information om kostnad per användare och vad som ingår i premiumutbudet. Kom ihåg att basutbudet för tidredovisning på projekt är alltid gratis!

Nyheter om tidredovisning i app på bloggen

Vi strävar hela tiden mot att optimera tidredovisning i app och på webben. Därför försöker vi ständigt hitta buggar eller nya funktioner som gör vår tjänst för tidredovisning så driftsäker och användarvänlig som möjligt. Men det är inte alltid säkert att vi upptäcker alla problem och vi är tacksamma för att våra uppmärksamma användare ser till att vi får reda på buggar. Eller ger förslag på hur tjänsten kan bli bättre och mer optimal för tidredovisning. Om du vill ha koll på vilka nyheter vi presenterar i tidredovisningssystemet bör du besöka vår blogg regelbundet så att du inte missar eventuella uppdateringar. På bloggen lägger vi även upp en del tips och idéer på hur du kan effektivisera dina arbetsdagar på olika sätt. Det kan till exempel handla om hur du strukturerar en arbetsvecka för att undvika onödig ställtid mellan olika arbetsuppgifter.

Utöver nyheten med att betala via faktura så har rapportvyn fått en bättre anpassning till webbläsaren Edge. Eller vad tycker du? Hör av dig om du har några synpunkter! Våra kontaktuppgifter hittar du här.

 

Nu har vi uppdaterat fakturamodulen för att skapa snabbare fakturering. Efter uppdateringen kommer dina egna fält på fakturan att komma med automatiskt nästa gång du skapar en faktura för samma kund. I tidrapporteringssystemet ser det ut på följande sätt:

Denna funktion finns med från och med version 1.2.12.

Varför är det viktigt att faktureringen går snabbt och smidigt? Jo, därför att tiden som du lägger på kundfakturering inte går att fakturera utan är en så kallad overhead-kostnad. Oavsett om du sköter faktureringen på egen hand eller har en anställd eller en redovisningsbyrå så är det en tillkommande kostnad. Antingen i form av lönekostnad, leverantörskostnad till redovisningsbyrå eller i form av utebliven intäkt under den tid då du själv måste sitta med faktureringen. Därför är det viktigt att minska ner kostnaden för all administration, inklusive kundfakturering, så mycket som det bara går. Vi på Flowi arbetar hela tiden för att alla delar av tidrapporteringssystemet ska gå så snabbt och enkelt som möjligt. I och med den senaste uppdateringen av fakturamodulen behöver du bara skapa fält för en kund första gången det är dags för fakturering. Nästa gång kommer fälten automatiskt med, något som gör arbetsprocessen mer tidseffektiv.

Så effektiviserar du arbetstiden

Förutom att använda ett effektivt system för tidrapporter och fakturering finns andra smarta sätt att spara tid på. Till exempel är ett bra tips att en gång i veckan planera de närmaste dagarna. Hur ser arbetsveckan ut? Vilka projekt har högst prioritet och måste bli klara fort? Finns det några uppgifter som kan tas bort helt? Eller behöver du ta itu med en gammal surdeg som du har skjutit upp alltför länge? Strukturera upp när och var du ska utföra alla uppgifterna. Vet du med dig att du är som mest produktiv på förmiddagarna gör du de mest utmanande sysslorna då. Känslan av att ha klarat av det som är svårt kommer att ge extra energi. Enkla sysslor som du kan göra samtidigt som du lyssnar på musik eller liknande passar bra när du är tröttare, kanske på eftermiddagen efter lunch?

domainstats.com