Rapportera tid med effektivt tidrapporteringssystem för webb och app

Med Flowis tidrapporteringssystem och tidrapportering-app sköter ni företagets tidrapportering enkelt och snabbt. Tidrapporteringssystemet ger dig möjlighet att rapportera tid i antingen en app eller webbläsare. Ett effektivt sätt att använda systemet på är att rapportera i appen när du är på språng och via webbsidan om du redan sitter framför datorn. I vår app väljer du mellan att ange tiden via pekskärmen eller genom att tala in tiden.

Det finns många fördelar med att ha en effektiv tidrapportering. En av de mest uppenbara fördelarna är att du inte skjuter upp det. På så sätt minskar du risken att glömma bort exakt vad du har gjort och hur länge du arbetat. Sitter du i slutet av veckan och rapporterar tid kanske du måste avrunda neråt om du inte kommer ihåg allt du har arbetat med. Med appen installerad på telefonen kan du rapportera direkt även när du inte sitter vid datorn. Använder du röstgränssnittet minimerar du dessutom behovet av att klicka på skärmen. Det är svårt att tänka sig ett snabbare sätt av få in tiden i systemet!

Många fördelar med effektivt tidrapporteringssystem

Att använda ett effektivt tidrapporteringssystem för tidrapportering gör att du får en tydlig överblick över vad du lägger din tid på. Bland annat får du svar på frågor som:

• Vilka projekt har jag jobbat med den senaste månaden?
• Hur många timmar har jag jobbat idag?
• Har jag många ofakturerade timmar?
• Hur många timmar har jag kvar att jobba denna vecka?
• Vilka projekt/kunder är mest lönsamma?

Enkel fakturering

Visst går det att använda ett kalkylprogram eller anteckningsblock för att tidrapportera, men vid faktureringen får det inte bli fel. Därför är det betydligt enklare att fakturera kunder om du använder ett tidrapporteringssystem. Med några klick skapar du en faktura med arbetstimmarna du har rapporterat på ett projekt eller en kund. Dessutom kommer tid som är markerad som ej fakturerbar inte med på fakturan. Eftersom Flowis system skiljer på restid, övertid och normaltid vid redovisningen blir priset automatiskt justerat på fakturan. Bara tiden som ditt företag sparar vid fakturering gör att Flowi betalar sig flera gånger om.

Tidrapportering via webbsidan

1. Skriv en kort kommentar om vad du jobbat med.
2. Ange tidkod (till exempel normaltid/övertid eller restid).
3. Välj projekt.
4. Ange tid och datum.
5. Du kan även välja om tiden ska faktureras eller inte.
6. Avsluta med att klicka på “Lägg till”.

Se tidrapportering i veckovy

För att få en tydlig överblick kan du välja att se tidrapporteringen per vecka.

---

Tidrapportering i app

1. Välj datum som du vill rapportera tid på.
2. Fyll i vad du har jobbat med.
3. I rullistan i fältet till höger om Tid väljer du antal arbetade timmar.
4. Välj kund.
5. Välj projekt.
6. Om tiden är fakturerbar ska knappen längst ner vara grön. Om den inte är fakturerbar klickar du på knappen så att den blir vit.
7. Klicka på Spara längst upp till höger i mobilvyn.

Chatt med logg

När du väljer att rapportera via rösten skapas en chatt mellan dig och en bot så att du i efterhand kan se om den förstod dig rätt. Om det skulle vara något som du vill ändra eller förtydliga kan du göra det vid ett senare tillfälle.

Tidrapportering med tidkod

I Flowis tidrapporteringssystem går det att tidrapportera på tidkoder. I grundläget , default, finns tre tidkoder; Normaltid, Övertid och Restid. Men det går även att lägga till helt egna tidkoder som passar just er verksamhet. I denna text kommer vi att gå igenom hur det går till att skapa egna tidkoder till tidrapportering i app och webb.

Registrera ny tidkod i Flowi tidrapporteringssystem

För att registrera en ny tidkod börjar du med att gå till sidan Tidkoder genom att klicka på pilen till höger om Mitt företag i toppmenyn. När du är inloggad ser vyn ut på följande sätt:

När du har valt Tidkoder öppnas sidan med tidskoder. Klicka på ikonen Lägg till ny för att skapa en ny kod.

1. Klicka på ikonen Lägg till ny.
2. Skriv ett namn på den nya tidkoden.
3. Välj mellan tidstyperna Närvaro eller Frånvaro i rullistan. Klicka på pilen till höger i rutan med rubriken Tidstyp för att kunna välja Frånvaro.
4. Fyll i Mult.faktor pris till kund om det gäller en närvarokod. För frånvaro ska inte en prismultiplikator anges.
5. Bocka i rutan om tidkoden påverkar flex.
6. Gäller koden ordinarie arbetstid bockar du i rutan för detta.
7. Om du använder ett löneprogram som Fortnox eller Visma anger du lönekoderna för dessa system.
8. Avsluta med att spara.

Prismultiplikator

Prismultiplikatorn visar vilket pris som ska tas ut för tid som har den aktuella tidkoden. Med prismultiplikator 1 blir priset samma som för timpriset du sparat för den aktuella kunden. Skulle du däremot sätta det till 1,5 blir priset 50% högre än timpriset. Själva timpriset registrerar du för kunden genom att klicka på editera kund i kundvyn.

När du ska redovisa på tidkoder

De nya tidkoder som du har lagt till kan du se i rullmenyn när det är dags att tidrapportera på tidkoder. De finns i rullistan under Tid respektive Frånvaro när du tidrapporterar i Dagvyn. Om du rapporterar i Veckovyn ser du tidkoderna när du lägger till en ny rad.

---

---

Vilka är fördelarna med att tidrapportera på tidkoder?

En stor fördel med att ha flera olika typer av tidkoder är att det blir lättare att följa upp verksamheten i efterhand. I tidrapporterna går det exempelvis att se hur mycket tid som är normaltid eller interntid. Kanske är det läge att effektivisera företaget om ni upptäcker att alldeles för stor andel av arbetsdagarna består av interntid? En annan mycket stor fördel är att tiden automatiskt blir specificerad på separata rader i fakturan. Det gör det tydlig för er och kunden vilken typ av arbete som fakturan avser. Dessutom går det att ha olika priser för olika arbeten genom prismultiplikatorn. Något som underlättar beräkningen vid faktureringen samt minimerar risken för fel.

Tydlig översikt med tidrapportering

Med tydlig och korrekt digital tidrapportering i app och webb får du och dina medarbetare en bra översikt över hur dagens arbetssituation ser ut. Istället för att varje enskild medarbetare ska sitta med sin egen hemmasnickrade tidrapportering i en fil på datorn eller i ett anteckningsblock hamnar timmarna på samma ställe. I Flowis app, som går att ladda ner både för android och iphone, kan alla inom företaget snabbt tidrapportera vad de har arbetat med. Eftersom det bara är att plocka upp mobilen för att redovisa kan ingen skylla på att det är krångligt eller tar lång tid att skicka in sina arbetade timmar!

Ytterligare en fördel med Flowis system för digital tidrapportering i app och webb är att systemet inte är begränsat till en app. Tidrapporteringssystemet är molnbaserat och när någonting uppdateras i appen kommer det automatiskt också med i webbgränssnittet. När du loggar in via datorn finns fler funktioner med än de som finns i appen. På webben går det bland annat att ta ut kundfakturor och skicka till kunden. All fakturerbar tid kommer med på fakturan utan att du behöver lägga till någon information manuellt. Det går även att ta ut fakturaunderlag från tidrapporterna, något som underlättar om ni sköter faktureringen i ett separat system.

Så ökar du lönsamheten i företaget

Att nå framgång med sitt företagande och öka lönsamheten är något som de allra flesta företagare drömmer om. Men vilka åtgärder är det egentligen som ökar lönsamheten? För att ta reda på det gäller det först och främst att analysera vilka insatser som går fort och är enkla och prisvärda att göra. Med andra ord är det bäst att börja med den lägst hängande frukten innan det är dags att börja klättra upp på stegen!

Många börjar tyvärr i fel ände och tänker att det enklaste sättet att öka lönsamheten är att börja med att minska på kostnaderna. Jo, visst är det så att minskade kostnader tillfälligt ger ett bättre resultat men risken är stor att vinsten sjunker på lite längre sikt. Istället är det smart att börja med att fundera på vad som går att göra för att öka effektiviteten. Det vill säga hur kan till exempel kontorsytor eller arbetsfordon användas mer effektivt?

Går det till exempel att se till att en lastbil används fler timmar än idag för att faktureringen ska kunna öka? Eller går det att minska ner lokalhyran genom att utnyttja kontorsytan på ett annat sätt än idag? Kanske står vissa skrivbord tomma eftersom det alltid är några i personalen som inte är där? Då kan till exempel ett så kallat aktivitetsbaserat kontor där alla medarbetare har flexibla platser vara en smart idé.

Det är också möjligt att hitta gratis verktyg på Verksamt.se som hjälper dig att till exempel ta fram en likviditetsbudget eller en resultatbudget. Skriv bara in uppgifterna i mallen så beräknas resultatet automatiskt. Här kan du även räkna ut vad ny personal skulle kosta eller vilket pris du behöver ta ut för att få kostnadstäckning.

Effektivisera administrationen

En genomgång av alla administrativa processer inom företaget är en viktig faktor för att uppnå högre effektivitet. Den interna administrationen är ju en kostnad som inte går att fakturera ut till kunder. Exempelvis handlar det om bokföring, inköp, tidrapportering och lönehantering. Att börja effektivisera en viss del av administrationen leder ofta till att övriga delar blir mer effektiva.

Digital tidrapportering med Flowi tidrapporteringssystem

Om vi tar digital tidrapportering som exempel så innebär för det mesta en snabbare och enklare hantering av tidrapporter till att även bokföringen och lönehanteringen blir mer effektiv. Tänk dig att varje medarbetare redovisar via mejl, papperslappar eller filer i datorn. Tiden det tar för löneadministratören, personen som bokför och den som ska skapa en faktura till kunden utifrån alla de olika tidrapporterna blir mycket längre än om rapporterna redan är sammanställda i ett system. Här finns med andra ord pengar att tjäna på en effektiv digital tidraportering i app och webb med Flowi tidrapporteringssystem!

Bra att kombinera app med webb

Digital tidrapportering i en app är en viktig pusselbit för att uppnå en effektiv administration inom ett företag. I och med att det går fort att plocka upp telefonen oavsett var den anställda befinner sig är chansen att arbetstimmarna blir korrekt rapporterade med digital tidrapportering.

För att få en ännu bättre översikt rekommenderar vi dig att du då och då tittar igenom den redovisade tiden i webbgränssnittet. På webben kan du nämligen få en tydlig bild över hur många timmar ett visst projekt har tagit. Genom att använda funktionen för rapportverktyget i Flowi får du tydliga cirkel- och stapeldiagram som tydliggör hur företagets anställda har spenderat till exempel den senaste månaden eller veckan.

När det är dags att fakturera kunderna behöver du också logga in på webben. Det går nämligen endast att ta ut fakturor och fakturaunderlag i webbgränssnittet. All digital tidrapportering som du har gjort via Flowis app kommer självklart med utan att du behöver justera manuellt.