martin

Sommarledigheten är över och det är dags för jobb, skola och andra aktiviteter. Att komma tillbaka till en hektisk vardag efter lata sommardagar kan vara en utmaning men kan också skapa energi och livsglädje. Ibland känns det övermäktigt och kaosartat med tusen projekt som drar igång på jobbet samtidigt som familjelivet ska hinnas med. För att få struktur på livet gäller det att inte lägga onödig tid på rutinuppgifter som tidrapporter och annan administration. I detta inlägg går vi igenom några knep på hur du kan få ordning på kaoset med enkla metoder såsom att organisera tidrapporteringen.

Organisera tidrapporteringen

Något av de allra viktigaste när det kommer till att få ordning på kaos är att få kontroll på tiden. Att hoppa mellan uppgifter skapar ineffektivitet och gör att du tappar koncentrationen och därmed presterar sämre. Multitasking har tidigare setts som någonting positivt som leder till framgång men forskning visar att multitasking dödar effektiviteten och ökar stressen.

Istället är det viktigt att sätta av tillräckligt med tid för att utföra en specifikt uppgift. Fokusera på uppgiften till 100 % och gör klart den innan du hoppar över till någonting annat. För att lyckas med detta gäller det att se över hur nuläget ser ut. På vilket sätt arbetar du idag? Har du möten eller kundbesök som hackar upp dagen? Då är det en bra idé att organisera tiden på ett nytt sätt.

Börja med att fundera på hur du skulle vilja utföra arbetsuppgifterna. Behöver du två timmar framför datorn utan att bli störd? Hur ofta behöver du dessa två timmar av ostörd arbetstid? Boka in tiden i kalendern och undvik att lägga in kundmöten eller andra projekt på denna tid.

För att ytterligare effektivisera dagarna bör du även strukturera hur du bokar in fysiska och digitala möten. Det kan till exempel vara smart att ha en specifik mötesdag då du inte gör någonting annat. En annan dag kan du endast avsätta för att jobba med administration och annat som kräver koncentration i ensamhet. Tidsmässigt är det ingen skillnad men resultatet kommer att bli bättre då du blir mer effektiv eftersom du undviker ställtiden mellan ett möte och en koncentrationskrävande arbetsuppgift.

För att det ska vara möjligt att ha en effektiv arbetsplanering behövs det ett verktyg som fungerar i praktiken. Genom att ha kalendern i mobilen har du alltid tillgång till ditt schema. Kombinera den med att även ha tidrapporteringen i en app så får du kontroll över både vad du ska göra och kan snabbt skriva upp när du har utfört något. På så sätt slipper du lägga tid i efterhand på att försöka minnas hur mycket tid du har lagt på ett visst projekt, något som är extra viktigt om det är tid som ska faktureras till kund.

Om du inte tidigare har testat på tidrapportering i app rekommenderar vi att du testar Flowis tidrapportering gratis i 30 dagar. Tjänsten innehåller också fakturering och rapportering på projekt och artiklar. Det är en molnbaserad tidrapportering som inkluderar både ett webbgränssnitt och en app för android och iphone.

Något som är lätt att glömma när det kommer till effektiv tidsplanering är att saker och ting ofta tar längre tid än man tror. Transport mellan olika platser, tid för lunch och vardagsärenden som läkarbesök, inköp av mat och att ha kontakt med släkt och vänner är viktiga att planera in. Se därför till att inte ha ett alltför tight schema utan försök att ha det någorlunda luftigt. På så sätt minskar du stressen och kommer förmodligen att tycka att det är roligare att utföra uppgifter när du inte ständigt känner att du har tidsbrist.

• Gör en arbetsuppgift i taget – multitasking dödar effektiviteten. Stäng av mejl och mobil när du behöver fokusera ordentligt.
• Planera in tid för koncentrationskrävande uppgifter.
• Strukturera dagarna med exempelvis särskilda mötesdagar och dagar då du endast arbetar med administration eller ett specifikt projekt.
• Använd ett smidigt verktyg för att organisera tidrapporteringen. Gärna ett molnbaserat system som fungerar både i mobilen och på datorn.

Få mer energi – planera jobb och fritid

Det är inte bara jobbet som påverkar strukturen i livet. Om du har barn eller är aktiv inom föreningsliv och annat är risken stor att även fritiden fylls upp med projekt som riskerar att skapa oordning och stress. För att hinna med allt du vill göra behöver du därför även planera kalendern utifrån din fritid. Med andra ord är det smart att ha en kalender för både jobb och fritid.

Det kan låta tråkigt att schemalägga varenda del av sitt liv men faktum är att det snarare kan ge mer tid till att slappa. Många gånger leder planeringen till en aha-upplevelse eftersom du inser att du har för mycket inplanerat. Genom att prioritera vad som är viktigast och börja tacka nej till sådant som inte är viktigt för dig kan du få mer balans i livet. Glöm inte bort att planera in fri tid i kalender. Under denna tid gör du vad du vill, alltifrån slötittande på någon serie till en biokväll med vännerna.

Ibland handlar stress och kaos inte om att ha för mycket att göra utan om hur jobbigt något är. Har du en gammal surdeg som tar mycket energi behöver du lägga upp en plan för att komma i mål med det. Försök därför att lokalisera om det är någonting specifikt som tar extra mycket energi och slutför detta trots att det känns tufft. Lyckas du med det kommer övriga projekt förmodligen att gå lättare och bli roligare.

Fördelen med att strukturera och planera sin tid när hösten närmar sig är att det blir en tydlig brytpunkt. De lata dagarna under sommaren och det lugnare tempot i samhället är över. Passa på att utnyttja övergången till att skapa ordning i kaoset och få struktur. Kanske får du då extra energi till att pröva någonting nytt som ett nytt jobb eller en inspirerande utbildning?

– och hur du gör dem till fördelar

Många talar om hur smidigt det är att kunna rapportera sin tid direkt i en app i mobilen. Och ja, de flesta upplever nog att de har nytta av tidrapportering i app. Men kan det vara så att inte alla har nytta av att tidrapportera i en app? I denna text går vi igenom 3 nackdelar med tidrapportering i app. Vi diskuterar också om det går att vända dessa till fördelar och i sådant fall på vilket sätt.

Nackdelar med tidrapportering i app?

1. Den första av 3 nackdelar med tidrapportering i app handlar om risken att slösa bort tid på onödiga saker. Att plocka upp mobilen för att tidrapportera i en app är förstås enkelt. Men enkelheten gör också att det är enkelt att börja titta på andra saker i mobilen. Risken är stor att tiden med mobilen blir längre än planerat när du passar på att skrolla igenom sociala medier, väderappar eller kollar nyheterna för 20:e gången!

Tiden en genomsnittlig mobilanvändare lägger på sin mobil är tre till fyra timmar dagligen. Tiden ökar dessutom varje år med ungefär 20 minuter. Med andra ord kan en nackdel med tidrapportering i app vara att du fastnar i mobilen med annat än bara tidrapportering.

2. En annan nackdel med tidrapportering i app är att det kan finnas miljöer där mobiltäckningen är dålig. Kanske är du på en plats utan nätverk eller med alltför långsam uppkoppling? I sådant fall kan det vara nödvändigt att ha ett annat system med till exempel en anteckningsbok där du skriver upp vad du arbetat med och hur länge.

3. Den tredje av 3 nackdelar med tidrapportering i app är att alla inte har möjlighet att tidrapportera i app. Det gäller de som har en mer äldre mobil, d.v.s. inte har en smart phone. Denna typ av mobil föredras av vissa eftersom de ofta är mer robusta och har längre batteritid. Hör du till denna skara är helt enkelt inte tidrapportering i app ett alternativ över huvud taget.

För att ändå ha bra kontroll på din tidrapportering passar då istället en specifik anteckningsbok bra. Det viktigaste är att du samlar all tidrapportering på ett ställe och inte sprider ut den på lappar lite här och var. Risken är annars stor att du tappar bort en lapp eller kanske skriver upp samma jobb flera gånger.

Problem med tidrapportering i app

• Det som bara skulle bli tidrapportering i app leder till många minuter extra av skrollande på sociala medier och annat.
• Nätverksuppkoppling krävs för att tidrapporteringen i app ska fungera.
• Mobiltelefoner som inte är smart phones går inte att använda för tidrapportering.

Nytta av tidrapportering i app

Fördelarna med att kunna tidrapportera i mobilen är trots allt fler än de ovan listade 3 nackdelar med tidrapportering i app. Här tar vi upp några av de vanligaste positiva aspekterna.

1. Enkelt. Mobilen är något som idag näst intill har blivit en förlängning av den egna kroppen hos många människor. Att glömma den hemma under en hel arbetsdag kan till och med leda till en känsla av att något allvarligt saknas! Med andra ord är mobilen en ständig följeslagare som alltid finns nära till hands, till skillnad från en dator. I och med att appen för tidrapportering alltid finns nära ökar sannolikheten att tidrapporteringen verkligen blir av. Något som är viktigt för att antal timmar och vilket arbete som har utförts ska bli korrekt rapporterat.

2. Tydligt. En app som är utformad för effektiv tidrapportering har tydliga ikoner och hög användarvänlighet. För det mesta är denna typ av appar självförklarande och kräver inte någon lång manual för att förstå.

3. Snabbt. En app för tidrapportering som exempelvis Flowis är utformad för att du ska kunna tidrapportera snabbt. När ett projekt redan är inlagt går det att rapportera tid med bara några knapptryckningar.

4. Effektivt. Molnbaserad tidrapportering i app är effektivt eftersom så fort du har fyllt i tiden i appen uppdateras alla andra enheter. På så sätt är det inte någon risk för dubbelrapportering.

5. Flera användare. I företag med mer än en anställd behöver tidrapporteringen fungera smidigt. Den person som sköter administration med löner kan enkelt göra lönespecifikationerna utan att lägga tid på att jaga tidrapporter. Medarbetaren som sköter ekonomiska analyser kan också enkelt se hur faktureringen ser ut för olika projekt och följa upp hur det går.

6. Allt på ett ställe. En av de största fördelarna med att all tidrapportering kommer in på samma ställe är att överblicken blir mycket bättre. Över tid blir det möjligt att genomföra utvärderingar och analyser av verksamheten. Något som är värdefullt i strategiarbetet för kommande år.

Vänd 3 nackdelar med tidrapportering i app

I början av detta blogginlägget tog vi upp 3 nackdelar med tidrapportering i app. Nu ska vi ta en titt på hur det är möjligt att få bort dessa nackdelar.

Minska skärmtid

Den första nackdelen handlade om att det finns en risk att fastna i onödigt skrollande i mobilen. På så sätt riskerar du att slösa bort tid på onödiga saker och att du inte blir klar med dina arbetsuppgifter i tid. Att jobba kvällar eller helger bara för att du inte hinner med det du ska på ordinarie arbetstid på grund av slötittande i mobilen är nog inget som de flesta önskar.

Men hur kommer man då till rätta med denna irriterande vana? Ja, här handlar det, framförallt i början innan rutinen är självklar, att använda disciplin och ren viljestyrka. Bestäm dig aktivt för att det enda du ska göra när du tidrapporterar i appen är att just göra detta! För att underlätta för dig själv kan du förbereda mobilen innan.

Fundera på vad det är som gör att du fastnar i mobilen i samband med tidrapporteringen. Kanske beror det på att du ser en viss app som du lockas att titta på? Varför inte lägga den mera dold så att du måste klicka flera gånger för att komma till den? Eller så kanske du helt enkelt kan radera den från mobilen om den inte har någon egentlig nytta för dig?

Är det instagram eller andra sociala medier kanske du istället endast kan titta på dem hemma på datorn varje kväll? Många produktivitetsexperter brukar rekommendera att skärmanvändning ska vara tydligt organisera till vissa tider på dagen och att det finns en tidsgräns. Kanske underlättar det om du använder röststyrning när det är dags att tidrapportera i mobilen? Flowi erbjuder en funktion med röststyrd tidrapportering i app som du kan läsa mer om på denna sida. Vill du testa hur det fungerar i praktiken är det dessutom möjligt att prova gratis i 30 dagar.

Papper och penna

Den andra nackdelen är svårare att förändra, d.v.s. den som handlar om platser utan tillförlitlig nätverkstäckning. För att komma runt denna nackdel behöver du helt enkelt gå tillbaka till papper och penna. Men för att detta ska fungera behöver du ha en tydlig plan.

Använd en anteckningsbok som du döper till tidrapportering. Den ska vara robust med hårda omslag utan att vara för stor och tung. Den ska lätt gå att ta med i en väska eller ha i ett handskfack. Tänk på att även alltid ha med en fungerande penna. Kom ihåg att endast tidrapportera i denna när inte appen i mobilen fungerar. Det allra viktigaste misstaget att undvika är att skriva upp samma arbetstid två gånger!

Den tredje nackdelen var att det inte går att sköta sin tidrapportering i en app i mobiler av äldre modell. Om du har en gammeldags mobil och inte vill ha en smart phone är anteckningsboken förmodligen det enda valet om du inte ständigt har tillgång till en dator. Har du ett skrivbordsarbete med dator och nätverksuppkoppling har du förstås inte något extra behov av tidrapportering i app.

Vi hoppas att du i och med detta blogginlägg har fått upp ögonen för de 3 nackdelar med tidrapportering i app som nämns i texten. Och att du på så sätt kan vara mer förberedd och ha en plan för hur du undviker dessa nackdelar. Det klassiska engelska uttrycket ” If you fail to plan, you plan to fail” stämmer med andra ord även för tidrapportering!