Blogg

Skapa fakturor snabbt och enkelt!

Vill du minska den tid som du lägger på att skicka fakturor till kunderna? Önskar du ett säkert system som gör att all tid som är fakturerbar kommer med på fakturan? Då är Flowis system för tidrapportering och kundfakturering något för dig! All den tid som du har rapporterat som fakturerbar kommer med på kundfakturan utan att du behöver göra någon manuell hantering. När du ska skapa en ny kundfaktura eller ta fram ett fakturaunderlag behöver du logga in på webbgränssnittet. Här kan du läsa mer om att skapa fakturor snabbt och enkelt!

Undvik misstag genom att fördela projekt på användare

Oavsett om du driver ett enmansföretag eller om ni är flera anställda fungerar vår app för tidrapportering lika bra. Lägg upp vilka projekt som varje användare ska kunna rapportera tid på så minimerar du risken för fel. Varje användare får då bara upp de projekt som är aktuella för tillfället och behöver inte se övriga projekt. Om ni anlitar en redovisningsbyrå eller har en anställd administratör går det att lägga till denna som användare så att hen kan sköta faktureringen. På så sätt undviker ni onödig tid på att mejla in tidrapporter som sedan den som fakturerar ska lägga tid på att sammanställa.

Med bättre kontroll över vilken typ av tid som varje användare rapporterat uppstår inte längre någon diskussion om något ska faktureras eller inte. Varje användare som tidrapporterar kan välja mellan att rapportera normaltid, övertid, restid. Även valet interntid finns när det är en arbetsuppgift som inte går att fakturera. Med andra ord går faktureringen på ett ögonblick så länge den rapporterade tiden är korrekt. En av de stora fördelarna med vår tjänst för tidrapportering och fakturering är att systemet är lätt att lära sig. På vår supportsida hittar du länkar till hur du kommer igång att skapa fakturor snabbt och enkelt. Tveka inte att mejla oss med dina frågor eller förslag till förbättringar av vår app för tidrapportering!

5 tips för att minska slöseri med tid

Spenderar du onödig tid på administration som inte går att fakturera till kunder? Vill du skapa mindre stress i din vardag och känna dig mer nöjd med det du har åstadkommit? Då är det dags att komma igång med planering och ett digitalt verktyg för tidrapportering. Här följer 5 tips för att minska slöseri med tid.

1. Planera

Lägg en stund på planering av dina kommande arbetsveckor varje månad. Om du behöver åka till olika kunder är det en bra idé att under samma dag besöka kunder som ligger nära varandra så att du inte slösar tid på att köra onödiga sträckor. Försök också att planera in tid för mer ospecificerade arbetsuppgifter. Det kan handla om att gå en utbildning, städa din arbetsplats eller rensa bland mejl. Genom att avsätta till exempel en eftermiddag varje månad på tid som inte går att fakturera kunder blir du av med tråkiga administrativa uppgifter på kortare tid än om du hade försökt att klämma in dem här och där.

2. Rapportera tiden direkt i appen

Rapportera tiden direkt i Flowis app när du är klar med en uppgift även om du planerar att återkomma till samma jobb om en stund. Risken är annars stor att du missar att skriva upp fakturerbar tid och måste lägga tid på kvällen att försöka komma ihåg exakt vad du har gjort under dagen. Se också till att sätta stopp för all manuell tidrapportering som leder till att du måste slösa tid i efterhand på att sammanställa papperslappar och olika dokument i datorn.

3. Ha fokus på en uppgift i taget

Fokusera på att utföra en arbetsuppgift i taget och undvik att hoppa fram och tillbaka mellan projekt. På så sätt minimerar du den extra ställtid det tar att byta mellan arbetsuppgifter. Detta är en av de viktigaste av våra 5 tips för att minska slöseri med tid.

4. Utvärdera vad du lägger tid på

För att lyckas med att effektivisera dina arbetsdagar bör du regelbundet utvärdera hur du ligger till. Ofta går det att göra små justeringar som gör stor skillnad. Försök att hitta tidstjuvar som att ständigt kolla mejl eller scrolla på mobilen.

5. Sätt upp mål för din tid

Att mäta sina egna förbättringar är ett bra verktyg för att göra det mer sporrande att minska slöseri med tid. Sätt upp ett mål för vad du vill uppnå inom det närmaste året. Bryt ner målet i delmål per månad och vecka och följ regelbundet upp hur det går. Ett exempel kan vara att öka fakturerbar tid till 85 % av din arbetstid. I Flowis app kan du registrera både fakturerbar tid och interntid och du kan följa upp hur fördelningen är genom rapportfunktionen.

minska slöseri med tid

Prisvärd och minimalistisk tidrapportering med Flowi

Vi på Flowi är övertygade om att alltför komplexa tidrapporteringssystem skapar onödig stress och bidrar till att minska lönsamheten. Vi vill hjälpa mindre företag att få ett proffesionellt system för sin tidrapportering och kundfakturering utan att behöva lägga stora summor på utbildning och inköp av avancerade affärssystem. Vår app för tidrapportering går att lära sig utan en lång manual och innehåller endast de viktigaste funktionerna du behöver. I vårt tidrapporteringssystem hittar du tidrapport i app och på webben, kundfakturering och uppföljning av vilka kunder och projekt som är mest lönsamma. Med andra ord det allra mest nödvändiga som behövs för att skapa en effektiv administration i ett företag. Inga otympliga funktioner som bara stora företag har nytta av utan endast en prisvärd och minimalistisk tidrapportering och fakturering.

Fördelar med Flowis digitala tidrapportering

  • Minimalistisk layout som endast innehåller de viktigaste funktionerna för tidrapportering, kundfakturering och rapporthantering.
  • Enkelt att komma igång tack vare Flowis design som inte kräver tillgång till en omfattande manual.
  • Ett av de mest prisvärda tidrapporteringssystemen på marknaden, endast 69 kr exkl. moms per månad.
  • Gratis basutbud.
  • Tillgång till all funktionalitet gratis under en 30 dagars provperiod.
Enkel och minimalistisk tidrapportering

Vilka företag har nytta av vår app för tidrapportering?

Bland våra kunder finns alltifrån företag med flera anställda till enmansföretag. Systemet passar de företag som på ett enkelt sätt behöver kunna rapportera timmar på flera olika kunder och projekt. Det kan vara både hantverkare och konsulter och andra typer av tjänsteföretag inom till exempel tränings- och hälsobranschen. Den gemensamma nämnaren är att våra kunder vill ha ett pålitligt system som är enkelt att använda och som har ett bra pris. En prisvärd och minimalistisk tidrapportering med andra ord. Är du fortfarande osäker på om Flowis app för tidrapportering är något för dig? Varför inte testa tillgången till all funktionalitet gratis i 30 dagar?

Blandade förbättringar av tidrapportering

Vi har uppdaterat webappen till version 1.2.23. Denna uppdatering består av blandade förbättringar av tidrapportering:

  • Senaste projektet som man jobbat med är nu automatiskt förvalt vid tidrapportering
  • När man lägger till ett nytt projekt får alla användare automatisk behörighet att rapportera tid och utlägg på det projektet
  • Sortering av kunder i bokstavsordning vid tidrapportering.
  • Uppdelning på flera listor av kunder och projekt. För dig med många olika kunder och projekt minskar därmed laddningstiden.

Dessutom har vi gjort en mängd mindre fixar som ska göra att helhetsupplevelsen av systemet blir bättre.

OBS! För att uppdatera till den senaste versionen behöver du ladda om sidan i webbläsaren.

Förbättringar i tidrapportering app

Hör av dig med idéer och synpunkter

Vi gör regelbundet blandade förbättringar av tidrapportering för att tjänsten hela tiden ska vara så optimal som möjligt. Ibland gör vi en uppdatering efter att en användare uppmärksammat oss på att det behövs en ny funktion. Det kan också vara så att vi, eller någon av våra användare, upptäcker en bugg eller något annat i systemet som mår bra av en förbättring. Därför är vi mycket tacksamma för våra aktiva användare som gör oss uppmärksamma på saker i tidrapporteringssystemet som vi kan utveckla. Kom ihåg att du alltid är välkommen att komma med synpunkter på systemets funktioner. Vi lägger ofta till nya funktioner som våra användare efterfrågar. Du hittar våra kontaktuppgifter på supportsidan eller på sidan Om oss.

Om du ännu inte har testat vår tjänst för tidrapportering i app och webb och är nyfiken på om den passar dig rekommenderar vi att du skapar ett konto redan idag. Vi erbjuder en månads gratis användning av premium och det är bara att registrera ett konto och sätta igång. Efter en månads gratisperiod återgår tjänsten till gratisutbudet utan att du behöver göra någonting aktivt. Du förbinder dig inte till något genom att testa vår tjänst. Skulle du sedan vilja fortsätta har vi ett av marknadens mest förmånliga priser då du endast behöver betala 69 kr per månad och användare (exklusive moms).

Förbättrade rapporter samt sortering av kunder/projekt

I denna uppdatering har vi skapat förbättrade rapporter samt sortering av kunder/projekt. Du kan nu själv välja vilka kolumner som ska ingå i rapporten. Dessutom kan du välja om utlägg ska finnas med i rapporten. En annan nyhet är att projekt och kundlistorna nu som standard blir sorterade i bokstavsordning. Om du inte vill sortera på namnen går det att filtrera på valfri annan kolumn. Det gör du genom att klicka på kolumnnamnet.

förbättrade rapporter samt sortering av kunder/projekt

Öka lönsamheten med förbättrade rapporter

Förbättrade rapporter samt sortering av kunder/projekt är ett viktigt verktyg i resan mot ditt företags ökade lönsamhet. Detta eftersom rapporterna ger tydliga svar på vilka kunder eller projekt som är värda att satsa på. Du kan till exempel snabbt se vilka projekt som drar in mest pengar på minst antal arbetstimmar. Eller så kommer du snabbt att se om det är någon kund som tar många arbetstimmar i anspråk men inte ger så mycket intäkter. Men kom ihåg att rapporterna bara är användbara så länge som tidrapporterna är korrekta. För att undvika onödiga misstag är funktionen som gör att en användare bara kan se hens egna projekt perfekt att använda. Då får varje användare bara upp sina aktuella projekt och riskerar därmed inte att av misstag lägga tid på fel projekt.

Som arbetsgivare har du även möjlighet att analysera varje arbetstagares tidredovisning. Det gör det enklare att planera verksamheten och leda arbetet så att varje medarbetare ägnar sig åt rätt arbetsuppgifter. Rapporterna kan ge en hel del aha-uppgifter som går att använda i strategiarbetet för hur företagets verksamhet ska se ut det närmaste året.

Läs mer om kunder och projekt på respektive sida eller hitta till sidorna via vår supportsida. På supportsidan hittar du länkar till övriga sidor och svar på frågor om tidrapporter. Eller om det är någon information som du saknar på vår webbplats så får du gärna höra av dig till oss så lägger vi till den!

Nyhet – funktion för utlägg

Ytterligare en efterlängtad funktion är nu lanserad! Vi har tagit fram en funktion för utlägg i vårt affärssystem så att det ska bli enklare att skilja på tiden. Till exempel arbetstid hos kund från utlägg för material. Just nu finns utlägg via webben, men kommer inom kort även att bli lanserad i mobilappen.

Funktion för utlägg

Du aktiverar utlägg genom att gå in på Mitt konto->Inställningar och sedan kryssa i Utlägg och klicka på spara:

Tydligare rapporter med funktion för utlägg

Med en utläggsfunktion kan du enkelt särskilja vad som är utlägg från den faktiska arbetstiden. På så sätt blir faktureringen mer överskådlig och tydlig eftersom det blir specificerat vad som är vad. Läs gärna mer här om hur vår tjänst för att fakturera kunder fungerar. Du kan se hur mycket arbetstid användare har lagt ner på ett projekt och hur stor del som gäller utlägg. Det är även möjligt att registrera tid på restid och interntid, vilket gör att det blir ännu mer tydligt hur tidsfördelningen ser ut. Genom att analysera hur fördelningen av tid ser ut för användare och projekt får ni ett effektivt verktyg till strategiarbete.

I toppmenyns Tidsöversikt/Rapporter kan du ta ut olika rapporter för att se exempelvis vilka projekt eller kunder som är mest lönsamma. Med en funktion för utlägg i systemet blir arbetsdagen enklare och mer effektiv med andra ord! Vill du lära dig mer om hur rapportfunktionen fungerar så läs gärna mer här om till exempel olika typer av filtreringsmöjligheter. Innan du sätter igång med att ta ut rapporter är det en bra idé att se till att dina projekt är uppdaterade med färg. Genom att välja olika färger blir stapel- och cirkeldiagrammen ännu tydligare och mer pedagogiska än om du endast använder de automatiska färgvalen. Om du har väldigt många projekt räcker dessutom inte de automatiska färgvalen till. Därför är det då är det extra viktigt att välja egna färger. Annars kommer vissa projekt att få samma färg, något som gör diagrammen otydligare.

Sortera projekt i tidrapport

Att sortera projekt i tidrapport ska självklart vara så lätt som möjligt att göra. Efter den senaste uppdateringen (1.2.16) är det nu möjligt att sortera projekten på namn och kund. När du tidrapporterar är det förstås viktigt att det är enkelt och går snabbt. För att slippa en lång lista lanserar vi nu förbättringar som gör att sortering av projekt blir ännu smidigare.

sortera projekt i tidrapport

Sortera projekt i tidrapport förbättrar lönsamhet

Det går även att ange default projektfärg på kundnivå samt uppdatera en kunds befintliga projektfärger retroaktivt. Du hittar denna funktion i vyn där man editerar en kund. Läs mer här om hur du registrerar och ändrar kunder i app och webb. Genom att använda olika projektfärger för olika kunder och olika projekt hos samma kund blir rapporterna mer överskådliga. Både stapeldiagram och cirkeldiagram blir tydligare och du kan direkt se om det är något projekt som sticker ut. Kanske blir nästan hela cirkeln fylld av en och samma färg? Då vet du att det är dags att bredda kundbasen om den fakturerbara tiden nästan bara gäller en kund.

Vi på Flowi uppmuntrar våra användare att använda rapportfunktionen aktivt eftersom den ger viktiga analyser. Varför är då rapportfunktionen viktigt? Jo, det beror på att regelbunden utvärdering och analys av vilka kunder och projekt som ger högst intäkter per arbetstimma ger strategiska svar. Svar på vilka kunder eller projekt som är viktigast att lägga tid och energi på. Rapporterna ger svart på vitt hur det ser ut och ni behöver inte gissa eller gå på känsla.

Genom att spara ner informationen i en CSV-fil kan ni även bearbeta informationen på ett sätt som passar ert företag. CSV-filerna går att redigera i olika typer av kalkylprogram som till exempel Google Sheets eller Excel. I kalkylprogammet kan du ändra i texten för att göra den mer anpassad efter ert företags behov. Eller klippa in delar av texten i en power point-presentation eller liknande inför ett möte.

Uppdatering av Flowi: Buggfix

Det hade smugit sig in ett fel i förra uppdateringen vilket ledde till att det inte alltid visades rätt färg för projekten. Detta skall nu vara åtgärdat.

Valfri färg på projekt

Idag lanserade vi en efterlängtad funktion, nämligen möjligheten att sätta valfri färg på projekten. Du kan göra det antingen när du editerar ett projekt, eller när du skapar ett nytt projekt. För att ta del av den nya funktionen behöver du uppgradera till som lägst version 1.2.14 av webbappen. Detta gör du genom att göra en omladdning (refresh) av webbsidan i din webbläsare. För att se vilken version du har kan du skriva in följande i webbläsare app.flowi.se/version. Genom att använda dig av valfri färg på projekt kan du enkelt följa upp och analysera företaget. Det blir tydligt vilka projekt som ger mest i vinst på kortast tid. På så sätt ökar du effektiviteten och därmed lönsamheten.

Valfri färg på projekt

Så arbetar du med projektfärg

Välj en valfri färg på projekt genom att öppna samma ruta som du ändrar i ett befintligt projekt. Läs mer här om hur det går till att ändra i projekt. På sidan med information om hur du lägger till färg på projekt kan du läsa mer om projektfärg. En av de största fördelarna med att ha olika projektfärg är att uppföljningen blir tydligare. Staplarna och tårtbitarna i diagrammen blir överskådliga och ger dig snabbt en uppfattning om fördelning av tid. Att välja färg på projekt är extra viktigt om du och dina medarbetare arbetar med många kunder och projekt parallellt.

Om du ska göra en presentation till ett möte är rapportfunktionen ett bra pedagogiskt verktyg. Klipp in diagrammen i presentationen eller spara ner en CSV-fil till ett kalkylprogram och skapa egna diagram. CSV-filerna fungerar att använda i flera olika typer av kalkylprogram som till exempel Excel och Google Sheets. Genom att konsekvent utvärdera och följa upp hur mycket tid som projekt tar och hur mycket vinst de genererar blir det tydligt vad som är värt att satsa på. Perfekt inför prognos- och budgetarbete med andra ord!

Betala via faktura samt mindre fixar – tidredovisning i app

Från och med den senaste uppdateringen (1.2.13) så är det möjligt att betala för Flowi Premium konto via faktura. Med Premium har du tillgång till hela vårt utbud inom tidredovisning. Dels har du alla funktionerna i appen, som till exempel rapportering av tid på både kunder och projekt. Dels har du tillgång till tidredovisning i webbgränssnittet  där du kan skicka kundfakturor och ta ut rapporter. Ta hand om din tidredovisning i app när du är på språng och det behöver gå undan. När du har tillgång till dator är det ofta bekvämare att i lugn och ro analysera tidrapporten och skicka fakturor till kunderna. På sidan priser hittar du mer information om kostnad per användare och vad som ingår i premiumutbudet. Kom ihåg att basutbudet för tidredovisning på projekt är alltid gratis!

time, money, horizontal, tidredovisning

Nyheter om tidredovisning i app på bloggen

Vi strävar hela tiden mot att optimera tidredovisning i app och på webben. Därför försöker vi ständigt hitta buggar eller nya funktioner som gör vår tjänst för tidredovisning så driftsäker och användarvänlig som möjligt. Men det är inte alltid säkert att vi upptäcker alla problem och vi är tacksamma för att våra uppmärksamma användare ser till att vi får reda på buggar. Eller ger förslag på hur tjänsten kan bli bättre och mer optimal för tidredovisning. Om du vill ha koll på vilka nyheter vi presenterar i tidredovisningssystemet bör du besöka vår blogg regelbundet så att du inte missar eventuella uppdateringar. På bloggen lägger vi även upp en del tips och idéer på hur du kan effektivisera dina arbetsdagar på olika sätt. Det kan till exempel handla om hur du strukturerar en arbetsvecka för att undvika onödig ställtid mellan olika arbetsuppgifter.

Utöver nyheten med att betala via faktura så har rapportvyn fått en bättre anpassning till webbläsaren Edge. Eller vad tycker du? Hör av dig om du har några synpunkter! Våra kontaktuppgifter hittar du här.