Så väljer du rätt tidrapporteringssystem

Att välja rätt tidrapporteringssystem till företaget innebär att hitta ett system som passar för just ditt företag. Med andra ord gäller det att fundera på vilka behov företaget har. Hur många användare ska tidrapportera i systemet? Måste tidrapporteringssystemet erbjuda möjligheten att tidrapportera på olika projekt? Vill du kunna tidredovisa med röststyrning? Ska det gå att lämna in tidrapportering i en app? Denna typ av frågor är viktiga att fundera på innan valet av tidrapporteringssystem. För att göra beslutet enklare kommer vi i detta inlägg att lista 7 viktiga punkter att tänka på vid valet av tidrapporteringssystem.

välja tidrapporteringssystem

Val av tidrapporteringssystem

  1. Hur många användare?
  2. Tidrapportera på kund och projekt.
  3. Enkelt och snabbt tidrapporteringssystem.
  4. Tidrapportering i app?
  5. Tidrapportera med rösten?
  6. Ska det gå att fakturera?
  7. Uppföljning av lönsamhet.
Video – välja tidrapporteringssystem

1. Hur många användare?

En av de viktigaste sakerna att tänka på vid valet av tidrapporteringssystem är hur många användare ni är. Ju fler som ska använda systemet, desto viktigare är det med funktioner för individuell anpassning. Exempelvis är det en fördel att det går att anpassa systemet så att varje användare endast kan tidrapportera på sina egna projekt och kunder. Dels för att det underlättar för användaren som inte behöver leta sig fram till sina aktuella arbeten. Dels för att det minskar risken att en användare av misstag rapporterar tid på fel kund eller projekt.

Förutom funktionaliteten tillkommer naturligtvis även frågan om pris för tidrapporteringssystemet. De flesta systemen på marknaden erbjuder en pristrappa där du betalar för varje användare. Att ta reda på kostnaden per användare är därför extra viktigt om ni är många som ska använda systemet.

Om du endast behöver ett tidrapporteringssystem för en användare är kostnaden lägre. Ibland kanske du till och med kan använda ett gratis tidrapporteringssystem. För det mesta är dock funktionaliteten begränsad i gratisversionerna så det gäller att undersöka vad som ingår. Många system med gratis tidrapportering erbjuder inte analysverktyg för att följa upp lönsamhet. Gratis tidrapportering brukar inte heller erbjuda möjlighet att lägga upp flera olika kunder och projekt eller göra individuella anpassningar.

2. Tidrapportera på kund och projekt?

Att kunna rapportera tid på kunder är a och o i ett tidrapporteringssystem. Många tidrapporteringssystem erbjuder möjligheten att välja mellan att rapportera fakturerbar tid och interntid. Genom att växla mellan att rapportera tid som ska faktureras till kund och tidrapportera på interntid blir det tydligt hur mycket av användarnas tid som genererar intäkter. På så sätt blir det enkelt att se om användarnas tid ska fördelas på ett annat sätt.

Det blir också tydligt om det är en eller flera kunder som är mer lönsamma än andra. Eller om det är några kunder som är olönsammare än andra. Perfekt för att kunna följa upp och vidta konkreta åtgärder för att öka lönsamheten! Läs gärna mer om tidrapportering i Flowis system om hur det går till att tidrapportera i app och på webben.

Förutom att det bör gå att tidrapportera på kunder i ett tidrapporteringssystem bör det också innehålla en modul för projekt. Det kan till exempel vara så att ni vill kunna skilja på olika arbetsmoment hos en och samma kund. Kanske för att kunden vill veta hur mycket tid som har lagts på olika delar? Till exempel hur mycket tid det tog att lägga nytt tak jämfört med den invändiga renoveringen av samma hus. Eller för att ni behöver kunna se vad som tar mest tid och vad som genererar mest intäkt. Kanske tar utvecklingen av mjukvara mer tid än beräknat? Det är viktigt för att kunna planera hur mycket tid användarna behöver avsätta på olika projekt den närmaste tiden.

3. Enkelt och snabbt tidrapporteringssystem

Innan du bestämmer dig för tidrapporteringssystem är det också bra att undersöka hur enkelt det är att använda. Ett alltför avancerat system, där visserligen all funktionalitet finns, är förmodligen inte rätt val om du vill ha ett enkelt och snabbt tidrapporteringssystem. Även om ett system erbjuder rätt funktioner kanske det tar lång tid att lära sig och är krångligt att använda? Ett tidrapporteringssystem som är användarvänligt kommer att göra att användarna rapporterar in timmarna i tid och på rätt sätt. Ett system som är svårt att använda kommer förmodligen att leda till felaktig rapportering. Dessutom leder det till minskad effektivitet eftersom varje användare måste lägga alltför stor del av sin arbetsdag på att tidrapportera.

För att ta reda på hur enkelt och snabbt ett tidrapporteringssystem är behöver du testa systemet. Om du håller på att starta ett företag är det en bra idé att testa några olika tidrapporteringssystem. Många leverantörer erbjuder gratis tidrapportering under en begränsad period. Varför inte till exempel testa Flowis tidrapporteringssystem gratis i 30 dagar för att se vad du tycker? Du får då möjlighet att testa både tidrapportering i app och på webben samt får ta del av kundfakturering och rapportfunktionen för analys.

enkelt och snabbt tidrapporteringssystem

4. Tidrapportering i app?

Vill du att användarna ska kunna tidrapportera i app? Genom att tidrapportera i app går det att rapportera arbetstiden var du än är. Det är en stor fördel att kunna tidrapportera snabbt och därmed inte skjuta upp det. Så fort tidrapporteringen inte sker direkt riskerar du att glömma att göra det eller att komma ihåg fel. Dessutom leder det till merarbete eftersom du måste göra det senare och då försöka minnas vad du har gjort eller sammanställa anteckningar från papperslappar och datorn. Vi rekommenderar därför att alla som söker efter ett tidrapporteringssystem väljer ett system som erbjuder tidrapportering i app. Det underlättar extra mycket för företag som har anställda som ofta arbetar ute hos kund.

När du väljer ett tidrapporteringssystem som har tidrapportering i app bör du säkerställa att systemet automatiskt uppdaterar tidrapporterna på alla enheter. Så fort en tid är inrapporterad ska den finnas både i appen och i webbgränssnittet. Det gör att du vid ett senare tillfälle kan logga in på datorn och se all tid som har rapporterats in via mobilen och vice versa. Säkerställ också att tidrapporteringen i app fungerar med den typ av telefon du har.

5. Tidrapportera med rösten?

Röststyrd tidrapportering är fortfarande ovanligt med vi gissar att det kommer att bli vanligare i framtiden. Inte minst eftersom virtuella assistenter som Alexa och Siri sakta men säkert blivit allt mer populära. När det kommer till tidrapporteringssystem på den svenska marknaden tror vi på Flowi att vi är ensamma om att erbjuda röststyrd tidrapportering i app. Läs gärna mer om Flowis unika röststyrning av tidrapportering och hur du använder den.

I korthet fungerar Flowis röststyrning så att du startar appen för tidrapportering och pratar in vad du har arbetat med. Röstboten frågar dig då vad du har jobbat med och du kan nu välja att avsluta eller svara till exempel grävjobb. I efterhand kan du se er konversation i chatthistoriken. En av fördelarna med att tidrapportera med rösten är att du inte behöver titta på skärmen eller klicka dig fram mellan olika alternativ. Bra om du behöver ha fokus på annat med blicken men ändå vill få tidrapporteringen avklarad!

välja tidrapporteringssystem

6. Skapa faktura från tidrapport automatiskt

Innan val av tidrapporteringssystem är det också bra att fundera på om det ska vara möjligt att skapa kundfakturor från tidrapporterna. Eftersom tidrapporteringssystem brukar innehålla verktyg för att rapportera fakturerbar tid respektive interntid erbjuder många system därför också fakturering. Även om ni i dagsläget kanske redan har ett faktureringssystem kan det vara bra att välja ett tidredovisningssystem som har möjligheten att ta ut fakturaunderlag. På så sätt kan ni enkelt föra över fakturaunderlaget som bygger på inrapporterad fakturerbar tid till faktureringssystemet.

Ett tidrapporteringssystem som det går att skapa fakturor i bör ha en automatisk överföring av inrapporterad tid. Undersök därför om tiden som har blivit inrapporterad som fakturerbar kommer med på fakturorna utan någon manuell hantering. Att automatisera administrativa processer är viktigt eftersom det sparar tid och därmed minskar kostnader. Men det är också viktigt eftersom varje manuell hantering ökar risken att det uppstår fel. När det gäller hantering av kundfakturor är det extra viktigt att undvika felaktigheter eftersom det riskerar att leda till missnöjda kunder.

Om du väljer Flowis tidrapporteringssystem kan du skapa fakturor direkt från tidrapporteringen. Sjävklart går det att lägga till extra information på kundfakturan eller ändra om det är något som skulle ha blivit fel vid tidrapporteringen. Läs mer här om hur du gör för att skapa kundfakturor i Flowi.

7. Följa upp lönsamhet

Sista punkten innebär är du bör ställa dig frågan om du vill kunna följa upp tidrapporteringen? Ett tidrapporteringssystem som har en rapportfunktion underlättar analyser och uppföljning om vilka kunder och projekt som är lönsamma. Genom att ta ut rapporter på till exempel antal timmar som är fakturerade på en viss kund eller ett visst projekt blir det tydligt vad som är lönsamt. Här gäller det att se till att välja ett tidrapporteringssystem som ger dig möjlighet att filtrera fram olika analyser. Till exempel vill du kanske se hur mycket tid är restid till en kund och hur mycket som är faktiskt arbete. Eller så vill du kunna se hur mycket interntid en viss användare har rapporterat under en månad.

Därför behöver det finnas möjlighet att filtrera på så många faktorer som möjligt. Det kan handla om en exakt tidsperiod, specifika projekt, fakturerbar tid etc. Det är också bra om rapporterna i tidrapporteringssystemet är pedagogiska med tydliga diagram i olika färger för projekten. Ytterligare en bra funktion att ha med i ett tidrapporteringssystem är att kunna spara ner informationen till ett kalkylprogram i datorn. På så sätt kan du bearbeta informationen som du önskar, till exempel få med den till power point-presentationer och liknande. Läs gärna mer om analyser av tidrapporter och export till csv i Flowis tidrapporteringssystem.

tidrapporteringssystem

Dessa 7 punkter ger dig förhoppningsvis bra vägledning vid valet av tidrapporteringssystem. Om du vill veta mer om Flowis affärssystem har vi samlat en lista med länkar till användarinstruktioner. Listan ligger på vår supportsida där du även hittar kontaktuppgifter till oss. På Flowi arbetar vi med att hela tiden utveckla funktionalitet och användarvänlighet. Tveka därför inte att höra av dig till oss om du har synpunkter på hur vi kan förbättra tidrapporteringssystemet.

Vi erbjuder även individuella anpassningar av systemet om ditt företag har behov av det. Hör i sådant fall av dig till oss så tar vi fram en offert. Om du inte ännu har bestämt dig för vilket tidrapporteringssystem du ska välja får du gärna testa Flowis tidrapporteringssystem gratis i 30 dagar. Varför inte skapa ett konto för att testa Flowis tidrapporteringssystem redan idag!

Så fungerar sökmotoroptimering

Med effektiv sökmotoroptimering får du din sida att bli mer synlig utan att behöva lägga stora summor på betald marknadsföring. Sökmotoroptimering går ut på att öka  synligheten i sökmotorernas organiska resultat, d.v.s. resultat som dyker upp när användarna söker på ett visst ord, till exempel ”hus” eller ”pasta”. Tanken bakom sökmotoroptimeringen är alltså att lyckas komma högt upp i sökresultaten utan att behöva betala för annonsplats där.

google, search engine, seo, sökmotoroptimering
Hamna högt upp i sökresultatet

Hur går det till att sökmotoroptimera?

Vad som avgör hur högt upp en webbplats hamnar i sökresultaten beror på mängder av faktorer, bland annat innehållet på sidan och om andra sidor länkar till din. Ytterligare faktorer som avgör är om din sida innehåller välstrukturerad text med tydliga rubriker och överskådliga texter och bilder.

Idag lönar det sig med andra ord att ha ett bra innehåll på sin sida. Att bara skriva ett ord tusentals gånger på sin sida utan relevant innehåll kommer inte att fungera. 

Kortfattat fungerar det på så sätt att sökmotorerna rankar webbplatserna utifrån följande faktorer:

-Hur pass relevant sidan är för den som söker

-Hur populär sidan är. Handlar för det mesta om att många andra länkar till den.

Relevans handlar om att om du exempelvis söker på ”Italiensk restaurang” så ska du få upp italienska restauranger i din närhet. Däremot ska du inte komma till en sida som kanske har orden italiensk på flera ställen och restaurang på några ställen också men vars huvudämne är något helt annat som till exmpel ”så lär du dig italienska snabbt”.

Självklart är det så att sökmotorernas algoritmer inte är helt felfria men sedan Internets födelse har de kommit att bli mycket bättre så att de kan ge användarna den information de söker efter.

Nyckelord – Sökord

Nyckelord eller sökord som det också kallas på svenska (engelska keyword) är ett viktigt ord i arbetet med sökmotoroptimering. Det är detta ord som användarna söker på och då vill du fokusera på just det ordet! Många väljer därför ut vissa populära nyckelord och bygger upp sina sidor utifrån dessa. 

Innan du sätter igång med att bygga upp din webbplats med specifika sökord bör du dock börja med att undersöka orden. En del ord är väldigt populära med tusentals sökningar varje dag och är därför svåra att konkurrera om. Risken är stor att du inte kommer att lyckas komma högt upp i rankingen med dem. Om det är alltför få som söker på ett ord ska du inte heller välja det eftersom det ändå inte kommer att generera trafik trots att du hamnar högt upp i sökresultatet. 

Välj istället ut ord med lagom mängd sökningar där du har möjlighet att lyckas komma 10 i topp. Online kan du hitta flera smidiga verktyg som erbjuder möjligheten att undersöka olika nyckelord utan kostnad.

seo, google, search, sökmotoroptimering

Så skapar du relevant innehåll

I takt med att sökmotorer som Google blivit allt bättre på att sålla bort ej användarvänliga sidor har det blivit a och o att skapa bra innehåll, eller content som det ofta kallas. Algoritmerna brukar anse att långa texter som berättar om ett ämne på djupet är mest relevanta. Därför lönar det sig att skriva bra texter och att ge bilder en så kallad alt-text för att sökmotorn ska förstå vad bilden visar.

Du behöver alltså skriva för användarna och skriv gärna långt! Mellan 1000 och 2000 ord är en bra riktlinje per sida. Kom ihåg att ta med sökordet i titeln och gärna också i underrubrikerna. Tänk på att rubrikerna ska väcka intresse hos den som läser. Tyvärr kan alltför torra och tråkiga rubriker göra att läsaren inte ens orkar börja läsa texten.

Ha korta stycken på några meningar och lägg till två till tre bilder med alt-text. Punktlistor är också bra att lätta upp texten med. Utgå ifrån att du ska skapa innehåll som du själv gärna skulle vilja komma till om det var du som sökte på nyckelordet.

Jobba med länkbygge

Andra sidor som länkar till din sida förklarar för algoritmerna hur populär din sida är. Att skapa inlänkar eller backlinks är därför mycket viktigt för alla som vill öka trafiken sin webbplats. De bästa länkarna kommer från seriösa sidor som har många besökare. Det finns flera sätt att bygga länkar på, till exempel kan du hitta länkkataloger på nätet där du gratis kan lägga upp en länk till din sida mot att du länkar tillbaka.

Naturligtvis går det att köpa annonser med länk till din webbsida men om du vill komma undan billigare finns det andra sätt. Satsa på att skriva bra och informativt material som andra gärna länkar till. Ett annat sätt är att höra av dig till andra för att höra om de kan tänka sig att länka till dig.  Kanske kan du erbjuda dig att skriva en bra text på deras sida i utbyte? 

Ytterligare ett sätt är att gästblogga och i blogginlägget lägga in en länk till din sida. Ofta kan du behöva betala en slant för att få skriva ett blogginlägg, åtminstone om bloggen är hyfsat populär. Det kan dock vara värt pengarna och i många fall billigare än att betala för annonsplats i en tidning eller liknande.

link building, link outreach, offpage seo, länkbygge, länkbyte, byta länkar, bygga länkar
Länkbygge

Komma högt upp i sökresultat – övriga faktorer

Utöver bra innehåll och inlänkar till din sida är följande faktorer viktiga för att användarna ska hitta till dig via sökmotorer.

-Bra laddningstid: Tar din sida för lång tid att ladda kommer den att rankas lägre.

-URL: Adressen till en specifik sida bör ha ett bra namn och struktur för att den ska hittas av användarna. Bland annat bör den vara beskrivande så att den som söker direkt förstår vad sidan innehåller. Den ska helst vara kort och innehålla samma nyckelord som sidan har. Använd gärna bindestreck mellan orden om URL består av flera ord.

-Metataggar : Kort beskrivning om sidan som gör att sökmotorerna förstår innehållet på sidan. Ha gärna en meta-titel (seo-titel) och en metabeskrivning. Metatiteln är den som kommer upp som titel i sökresultatet medan metabeskrivningen är texten som följer precis efter metatiteln i resultatet.

Följ upp hur sökmotoroptimeringen går

Sist, men inte minst är det viktigt att följa upp hur det går med sökmotoroptimeringen. Genom att exempelvis använda Google Analytics kan du analysera om trafiken ökar och hur avvisningsfrekvensen ser ut. Det finns även bra verktyg som ger extra hjälp för den som vill satsa på sökmptoroptimering. Sök bara på seo-verktyg så kommer du att hitta flera olika leverantörer av denna typ av tjänst. Ofta kan till och med basutbudet vara gratis, perfekt om du vill testa olika verktyg för att se vilket du trivs bäst med.

I detta blogginlägg har du kortfattat kunna läsa om vad sökmotoroptimering innebär. På Wikipedia kan du läsa mer om sökmotoroptimering.

Förändringar av rapporter och tidsöversikt

Vi jobbar med att ständigt förbättra vår tjänst för tidrapportering för att ge våra användare en så bra upplevelse som möjligt. För att skapa en mer överskådlig webbplats har vi därför slagit samman Tidsöversikt och Rapporter till en enda sida. Du hittar den nya sidan i toppmenyn med rubriken Tidsöversikt/Rapporter. Bland dessa förändringar av rapporter och tidsöversikt märks till exempel utökade val- och grupperingsmöjligheter. I detta blogginlägg går vi igenom hur sidan ser ut efter uppdateringen. Om du har frågor eller synpunkter så tveka inte att kontakta oss. Du hittar våra kontaktuppgifter på vår supportsida där vi även har en lista med länkar till en grundläggande genomgång av vår tjänst.

förändringar av rapporter

Skapa rapporter efter förändringar av rapporter och tidsöversikt

  1. Klicka på Tidsöversikt/Rapporter i toppmenyn.
  2. Välj tidsperiod genom att klicka fram de datum du vill analysera i rutorna från och till.
  3. Välj kund, projekt, närvaro, användare. Om alla ska vara med behöver du inte göra något aktivt val.
  4. Välj om du vill se fakturerbar tid eller tid som redan är fakturerad.
  5. Du kan även välja hur du ska gruppera rapporten. Till exempel kan du gruppera på kund, projekt eller användare.
  6. Längst ner till vänster har du även möjlighet att gruppera på ytterligare en nivå samt att dölja vissa kolumner i rapporten.
  7. När du är klar med dina val kommer du att kunna se ett cirkeldiagram och ett stapeldiagram samt en lista på aktuella projekt.
  8. Klicka på Visa som PDF/Skriv ut för att få en utskrift av din rapport.

Exempel på översikt av tidredovisning

Tidsöversikt

Så här ser den nya funktionen för att ange datum ut:

rapporter

Avsluta med att skriva ut rapporten

Utskrift av rapporter över tidsöversikt

Förslag på fler förändringar av rapporter och tidsöversikt?

Vi hoppas att du är nöjd med våra senaste förändringar av rapporter och tidsöversikt. Om du har fler önskemål eller synpunkter på hur vi kan göra vår tjänst ännu bättre så tar vi tacksamt emot idéer och förslag. Under hösten planerar vi att göra många fler uppdateringar så håll utkik här på bloggen eller på LinkedIn eller Facebook för att ha koll på det senaste!

Med röststyrning blir din tidredovisning enklare

Med vår unika funktion för röststyrning blir din tidredovisning enklare och mer bekymmersfri än någonsin. Du behöver bara berätta för boten vad du har arbetat med och hur många timmar som du har arbetat. Timmarna sparas precis som vanligt och du kan sedan se dem i din statistik och skapa fakturor och rapporter. Vi tror oss ha fog för påståendet – tidredovisning blir inte enklare än så här!

communication, phone, call, röststyrd tidredovisning

Så skapar du lönsamhet med röststyrd tidredovisning

Det ständigt aktuella uttrycket “tid är pengar” stämmer lika bra idag som tidigare. Den tid som du lägger på administration under en arbetsdag är tid som du kunde ha spenderat på annat. Till exempel på att utföra ett kundjobb som går att fakturera. Med andra ord är varje timme som du lägger på intern administration en förlorad intäkt. Genom att skapa effektiva rutiner för tidredovisning, fakturering och utvärdering blir din verksamhet mer lönsam. De 69 kr i månaden som Flowis system för tidredovisning kostar tjänar du snabbt in genom att du behöver lägga ner mindre tid på att tidrapportera.

Om du dessutom använder röststyrd tidredovisning i vår app kan du sköta tidredovisningen när som helst. Du behöver inte klicka fram kunder, projekt och ange antal timmar på telefonen. Istället kan du lägga din energi på att göra ditt riktiga jobb istället för att ödsla tid på att komma ihåg vad du har arbetat med under en dag. Du slipper sammanställa papperslappar där du antecknat dagens arbetsuppgifter eller kolla igenom spridda anteckningar i mobilen eller på datorn.

Få mer tid över till fritid med röststyrd tidredovisning

Genom att konsekvent skapa professionella och effektiva rutiner för tidredovisning behöver du aldrig mer ta tid från din fritid för administrativt jobb. I och med Flowis röststyrda tidredovisning kommer du att sluta att skjuta upp tidredovisningen. Plocka upp din telefon och aktivera röststyrningen var du än befinner dig. Du behöver inte scrolla fram aktuell kund eller projekt utan berätta bara för röstboten vad du har arbetat med så kommer din virtuella assistent att spara uppgifterna åt dig! Nu är det slut med sena kvällar och helgjobb då du sitter och skriver in vad du gjort under veckan för att kunna skicka fakturor till kunderna. Njut av att umgås med vänner eller familj eller ägna tiden åt att äntligen komma igång att träna. Eller så kopplar du av i soffan för att ladda batterierna:)

Få mer tid över med röststyrd tidredovisning

Lär dig använda röststyrd tidredovisning

Det är enkelt att komma igång med vår röststyrda tidredovisning. Läs mer här om hur du använder röststyrningen i din telefon eller på en surfplatta. Fördelen med röststyrd tidredovisning är att det inte spelar någon roll om du är ute på ett jobb som gör att dina fingrar är smutsiga. Du aktiverar röststyrningen med ett klick i appen och sedan är det bara att sätta igång att berätta vad du har jobbat med och hur många timmar du har lagt på projektet.

Tidredovisning som är röststyrd
Med röststyrning blir din tidredovisning enklare

Trött på administration? Spara tid med app för tidrapportering

Har du du blivit trött på att ägna dig åt administration på kvällar och helger? Arbetar du med flera olika projekt för många kunder samtidigt? Har du olika dokument eller post-it lappar där du skriver upp hur många timmar du har arbetat med alla projekten? Att i efterhand sammanställa tiden så att faktureringen blir rätt tar onödig tid. Risken är dessutom stor att du glömmer bort en del av det du gjort och därmed inte kan fakturera kunden all tid som du har arbetat. Spara tid med app för tidrapportering och minska stressen i ditt liv!

Välj mellan fakturerbar tid och interntid

Genom att direkt under arbetsdagen registrera tiden blir det enkelt att spara tid med vår app för tidrapportering. Tidrapporten förs automatiskt över till webbgränssnittet där du eller den som ansvarar för kundfakturering enkelt kan skapa en kundfaktura. I appen kan du antingen rapportera tid med rösten eller genom att välja antal timmar i rullistan. Sjävklart kan du även rapportera tid när du sitter framför datorn. Vid tidrapporteringen går det att ange fakturerbar tid, interntid, restid o.s.v. När det är dags att fakturera kommer endast den fakturerbara tiden att komma med på fakturan till kunden. Övrig tid kommer med på rapporter så att du kan se till exempel hur mycket tid du och dina medarbetare ägnar er åt tid som inte går att fakturera. Varför inte sätta upp mål för hur stor andel av arbetsdagen som ska vara fakturerbar och regelbundet följa upp hur det går?

Att få kontroll över administrativa processer låter kanske tråkigt men har mycket stora fördelar. Genom att ha fungerande tidrapportering och fakturering som tar minimalt med tid kommer du att uppleva mer flow i arbetslivet och känna dig mindre stressad. En bonuseffekt är att du får mer energi över till att fokusera på de uppgifter som ökar lönsamheten i företaget.

Skapa fakturor snabbt och enkelt!

Vill du minska den tid som du lägger på att skicka fakturor till kunderna? Önskar du ett säkert system som gör att all tid som är fakturerbar kommer med på fakturan? Då är Flowis system för tidrapportering och kundfakturering något för dig! All den tid som du har rapporterat som fakturerbar kommer med på kundfakturan utan att du behöver göra någon manuell hantering. När du ska skapa en ny kundfaktura eller ta fram ett fakturaunderlag behöver du logga in på webbgränssnittet. Här kan du läsa mer om att skapa fakturor snabbt och enkelt!

Undvik misstag genom att fördela projekt på användare

Oavsett om du driver ett enmansföretag eller om ni är flera anställda fungerar vår app för tidrapportering lika bra. Lägg upp vilka projekt som varje användare ska kunna rapportera tid på så minimerar du risken för fel. Varje användare får då bara upp de projekt som är aktuella för tillfället och behöver inte se övriga projekt. Om ni anlitar en redovisningsbyrå eller har en anställd administratör går det att lägga till denna som användare så att hen kan sköta faktureringen. På så sätt undviker ni onödig tid på att mejla in tidrapporter som sedan den som fakturerar ska lägga tid på att sammanställa.

Med bättre kontroll över vilken typ av tid som varje användare rapporterat uppstår inte längre någon diskussion om något ska faktureras eller inte. Varje användare som tidrapporterar kan välja mellan att rapportera normaltid, övertid, restid. Även valet interntid finns när det är en arbetsuppgift som inte går att fakturera. Med andra ord går faktureringen på ett ögonblick så länge den rapporterade tiden är korrekt. En av de stora fördelarna med vår tjänst för tidrapportering och fakturering är att systemet är lätt att lära sig. På vår supportsida hittar du länkar till hur du kommer igång att skapa fakturor snabbt och enkelt. Tveka inte att mejla oss med dina frågor eller förslag till förbättringar av vår app för tidrapportering!

5 tips för att minska slöseri med tid

Spenderar du onödig tid på administration som inte går att fakturera till kunder? Vill du skapa mindre stress i din vardag och känna dig mer nöjd med det du har åstadkommit? Då är det dags att komma igång med planering och ett digitalt verktyg för tidrapportering. Här följer 5 tips för att minska slöseri med tid.

1. Planera

Lägg en stund på planering av dina kommande arbetsveckor varje månad. Om du behöver åka till olika kunder är det en bra idé att under samma dag besöka kunder som ligger nära varandra så att du inte slösar tid på att köra onödiga sträckor. Försök också att planera in tid för mer ospecificerade arbetsuppgifter. Det kan handla om att gå en utbildning, städa din arbetsplats eller rensa bland mejl. Genom att avsätta till exempel en eftermiddag varje månad på tid som inte går att fakturera kunder blir du av med tråkiga administrativa uppgifter på kortare tid än om du hade försökt att klämma in dem här och där.

2. Rapportera tiden direkt i appen

Rapportera tiden direkt i Flowis app när du är klar med en uppgift även om du planerar att återkomma till samma jobb om en stund. Risken är annars stor att du missar att skriva upp fakturerbar tid och måste lägga tid på kvällen att försöka komma ihåg exakt vad du har gjort under dagen. Se också till att sätta stopp för all manuell tidrapportering som leder till att du måste slösa tid i efterhand på att sammanställa papperslappar och olika dokument i datorn.

3. Ha fokus på en uppgift i taget

Fokusera på att utföra en arbetsuppgift i taget och undvik att hoppa fram och tillbaka mellan projekt. På så sätt minimerar du den extra ställtid det tar att byta mellan arbetsuppgifter. Detta är en av de viktigaste av våra 5 tips för att minska slöseri med tid.

4. Utvärdera vad du lägger tid på

För att lyckas med att effektivisera dina arbetsdagar bör du regelbundet utvärdera hur du ligger till. Ofta går det att göra små justeringar som gör stor skillnad. Försök att hitta tidstjuvar som att ständigt kolla mejl eller scrolla på mobilen.

5. Sätt upp mål för din tid

Att mäta sina egna förbättringar är ett bra verktyg för att göra det mer sporrande att minska slöseri med tid. Sätt upp ett mål för vad du vill uppnå inom det närmaste året. Bryt ner målet i delmål per månad och vecka och följ regelbundet upp hur det går. Ett exempel kan vara att öka fakturerbar tid till 85 % av din arbetstid. I Flowis app kan du registrera både fakturerbar tid och interntid och du kan följa upp hur fördelningen är genom rapportfunktionen.

minska slöseri med tid

Prisvärd och minimalistisk tidrapportering med Flowi

Vi på Flowi är övertygade om att alltför komplexa tidrapporteringssystem skapar onödig stress och bidrar till att minska lönsamheten. Vi vill hjälpa mindre företag att få ett proffesionellt system för sin tidrapportering och kundfakturering utan att behöva lägga stora summor på utbildning och inköp av avancerade affärssystem. Vår app för tidrapportering går att lära sig utan en lång manual och innehåller endast de viktigaste funktionerna du behöver. I vårt tidrapporteringssystem hittar du tidrapport i app och på webben, kundfakturering och uppföljning av vilka kunder och projekt som är mest lönsamma. Med andra ord det allra mest nödvändiga som behövs för att skapa en effektiv administration i ett företag. Inga otympliga funktioner som bara stora företag har nytta av utan endast en prisvärd och minimalistisk tidrapportering och fakturering.

Fördelar med Flowis digitala tidrapportering

  • Minimalistisk layout som endast innehåller de viktigaste funktionerna för tidrapportering, kundfakturering och rapporthantering.
  • Enkelt att komma igång tack vare Flowis design som inte kräver tillgång till en omfattande manual.
  • Ett av de mest prisvärda tidrapporteringssystemen på marknaden, endast 69 kr exkl. moms per månad.
  • Gratis basutbud.
  • Tillgång till all funktionalitet gratis under en 30 dagars provperiod.
Enkel och minimalistisk tidrapportering

Vilka företag har nytta av vår app för tidrapportering?

Bland våra kunder finns alltifrån företag med flera anställda till enmansföretag. Systemet passar de företag som på ett enkelt sätt behöver kunna rapportera timmar på flera olika kunder och projekt. Det kan vara både hantverkare och konsulter och andra typer av tjänsteföretag inom till exempel tränings- och hälsobranschen. Den gemensamma nämnaren är att våra kunder vill ha ett pålitligt system som är enkelt att använda och som har ett bra pris. En prisvärd och minimalistisk tidrapportering med andra ord. Är du fortfarande osäker på om Flowis app för tidrapportering är något för dig? Varför inte testa tillgången till all funktionalitet gratis i 30 dagar?

Blandade förbättringar av tidrapportering

Vi har uppdaterat webappen till version 1.2.23. Denna uppdatering består av blandade förbättringar av tidrapportering:

  • Senaste projektet som man jobbat med är nu automatiskt förvalt vid tidrapportering
  • När man lägger till ett nytt projekt får alla användare automatisk behörighet att rapportera tid och utlägg på det projektet
  • Sortering av kunder i bokstavsordning vid tidrapportering.
  • Uppdelning på flera listor av kunder och projekt. För dig med många olika kunder och projekt minskar därmed laddningstiden.

Dessutom har vi gjort en mängd mindre fixar som ska göra att helhetsupplevelsen av systemet blir bättre.

OBS! För att uppdatera till den senaste versionen behöver du ladda om sidan i webbläsaren.

Förbättringar i tidrapportering app

Hör av dig med idéer och synpunkter

Vi gör regelbundet blandade förbättringar av tidrapportering för att tjänsten hela tiden ska vara så optimal som möjligt. Ibland gör vi en uppdatering efter att en användare uppmärksammat oss på att det behövs en ny funktion. Det kan också vara så att vi, eller någon av våra användare, upptäcker en bugg eller något annat i systemet som mår bra av en förbättring. Därför är vi mycket tacksamma för våra aktiva användare som gör oss uppmärksamma på saker i tidrapporteringssystemet som vi kan utveckla. Kom ihåg att du alltid är välkommen att komma med synpunkter på systemets funktioner. Vi lägger ofta till nya funktioner som våra användare efterfrågar. Du hittar våra kontaktuppgifter på supportsidan eller på sidan Om oss.

Om du ännu inte har testat vår tjänst för tidrapportering i app och webb och är nyfiken på om den passar dig rekommenderar vi att du skapar ett konto redan idag. Vi erbjuder en månads gratis användning av premium och det är bara att registrera ett konto och sätta igång. Efter en månads gratisperiod återgår tjänsten till gratisutbudet utan att du behöver göra någonting aktivt. Du förbinder dig inte till något genom att testa vår tjänst. Skulle du sedan vilja fortsätta har vi ett av marknadens mest förmånliga priser då du endast behöver betala 69 kr per månad och användare (exklusive moms).

Förbättrade rapporter samt sortering av kunder/projekt

I denna uppdatering har vi skapat förbättrade rapporter samt sortering av kunder/projekt. Du kan nu själv välja vilka kolumner som ska ingå i rapporten. Dessutom kan du välja om utlägg ska finnas med i rapporten. En annan nyhet är att projekt och kundlistorna nu som standard blir sorterade i bokstavsordning. Om du inte vill sortera på namnen går det att filtrera på valfri annan kolumn. Det gör du genom att klicka på kolumnnamnet.

förbättrade rapporter samt sortering av kunder/projekt

Öka lönsamheten med förbättrade rapporter

Förbättrade rapporter samt sortering av kunder/projekt är ett viktigt verktyg i resan mot ditt företags ökade lönsamhet. Detta eftersom rapporterna ger tydliga svar på vilka kunder eller projekt som är värda att satsa på. Du kan till exempel snabbt se vilka projekt som drar in mest pengar på minst antal arbetstimmar. Eller så kommer du snabbt att se om det är någon kund som tar många arbetstimmar i anspråk men inte ger så mycket intäkter. Men kom ihåg att rapporterna bara är användbara så länge som tidrapporterna är korrekta. För att undvika onödiga misstag är funktionen som gör att en användare bara kan se hens egna projekt perfekt att använda. Då får varje användare bara upp sina aktuella projekt och riskerar därmed inte att av misstag lägga tid på fel projekt.

Som arbetsgivare har du även möjlighet att analysera varje arbetstagares tidredovisning. Det gör det enklare att planera verksamheten och leda arbetet så att varje medarbetare ägnar sig åt rätt arbetsuppgifter. Rapporterna kan ge en hel del aha-uppgifter som går att använda i strategiarbetet för hur företagets verksamhet ska se ut det närmaste året.

Läs mer om kunder och projekt på respektive sida eller hitta till sidorna via vår supportsida. På supportsidan hittar du länkar till övriga sidor och svar på frågor om tidrapporter. Eller om det är någon information som du saknar på vår webbplats så får du gärna höra av dig till oss så lägger vi till den!