Att välja rätt tidrapporteringssystem till företaget innebär att hitta ett system som passar för just ditt företag. Med andra ord gäller det att fundera på vilka behov företaget har. Hur många användare ska tidrapportera i systemet? Måste tidrapporteringssystemet erbjuda möjligheten att tidrapportera på olika projekt? Vill du kunna tidredovisa med röststyrning? Ska det gå att lämna in tidrapportering i en app? Denna typ av frågor är viktiga att fundera på innan valet av tidrapporteringssystem. För att göra beslutet enklare kommer vi i detta inlägg att lista 7 viktiga punkter att tänka på vid valet av tidrapporteringssystem.
Val av tidrapporteringssystem
- Hur många användare?
- Tidrapportera på kund och projekt.
- Enkelt och snabbt tidrapporteringssystem.
- Tidrapportering i app?
- Tidrapportera med rösten?
- Ska det gå att fakturera?
- Uppföljning av lönsamhet.
1. Hur många användare?
En av de viktigaste sakerna att tänka på vid valet av tidrapporteringssystem är hur många användare ni är. Ju fler som ska använda systemet, desto viktigare är det med funktioner för individuell anpassning. Exempelvis är det en fördel att det går att anpassa systemet så att varje användare endast kan tidrapportera på sina egna projekt och kunder. Dels för att det underlättar för användaren som inte behöver leta sig fram till sina aktuella arbeten. Dels för att det minskar risken att en användare av misstag rapporterar tid på fel kund eller projekt.
Förutom funktionaliteten tillkommer naturligtvis även frågan om pris för tidrapporteringssystemet. De flesta systemen på marknaden erbjuder en pristrappa där du betalar för varje användare. Att ta reda på kostnaden per användare är därför extra viktigt om ni är många som ska använda systemet.
Om du endast behöver ett tidrapporteringssystem för en användare är kostnaden lägre. Ibland kanske du till och med kan använda ett gratis tidrapporteringssystem. För det mesta är dock funktionaliteten begränsad i gratisversionerna så det gäller att undersöka vad som ingår. Många system med gratis tidrapportering erbjuder inte analysverktyg för att följa upp lönsamhet. Gratis tidrapportering brukar inte heller erbjuda möjlighet att lägga upp flera olika kunder och projekt eller göra individuella anpassningar.
2. Tidrapportera på kund och projekt?
Att kunna rapportera tid på kunder är a och o i ett tidrapporteringssystem. Många tidrapporteringssystem erbjuder möjligheten att välja mellan att rapportera fakturerbar tid och interntid. Genom att växla mellan att rapportera tid som ska faktureras till kund och tidrapportera på interntid blir det tydligt hur mycket av användarnas tid som genererar intäkter. På så sätt blir det enkelt att se om användarnas tid ska fördelas på ett annat sätt.
Det blir också tydligt om det är en eller flera kunder som är mer lönsamma än andra. Eller om det är några kunder som är olönsammare än andra. Perfekt för att kunna följa upp och vidta konkreta åtgärder för att öka lönsamheten! Läs gärna mer om tidrapportering i Flowis system om hur det går till att tidrapportera i app och på webben.
Förutom att det bör gå att tidrapportera på kunder i ett tidrapporteringssystem bör det också innehålla en modul för projekt. Det kan till exempel vara så att ni vill kunna skilja på olika arbetsmoment hos en och samma kund. Kanske för att kunden vill veta hur mycket tid som har lagts på olika delar? Till exempel hur mycket tid det tog att lägga nytt tak jämfört med den invändiga renoveringen av samma hus. Eller för att ni behöver kunna se vad som tar mest tid och vad som genererar mest intäkt. Kanske tar utvecklingen av mjukvara mer tid än beräknat? Det är viktigt för att kunna planera hur mycket tid användarna behöver avsätta på olika projekt den närmaste tiden.
3. Enkelt och snabbt tidrapporteringssystem
Innan du bestämmer dig för tidrapporteringssystem är det också bra att undersöka hur enkelt det är att använda. Ett alltför avancerat system, där visserligen all funktionalitet finns, är förmodligen inte rätt val om du vill ha ett enkelt och snabbt tidrapporteringssystem. Även om ett system erbjuder rätt funktioner kanske det tar lång tid att lära sig och är krångligt att använda? Ett tidrapporteringssystem som är användarvänligt kommer att göra att användarna rapporterar in timmarna i tid och på rätt sätt. Ett system som är svårt att använda kommer förmodligen att leda till felaktig rapportering. Dessutom leder det till minskad effektivitet eftersom varje användare måste lägga alltför stor del av sin arbetsdag på att tidrapportera.
För att ta reda på hur enkelt och snabbt ett tidrapporteringssystem är behöver du testa systemet. Om du håller på att starta ett företag är det en bra idé att testa några olika tidrapporteringssystem. Många leverantörer erbjuder gratis tidrapportering under en begränsad period. Varför inte till exempel testa Flowis tidrapporteringssystem gratis i 30 dagar för att se vad du tycker? Du får då möjlighet att testa både tidrapportering i app och på webben samt får ta del av kundfakturering och rapportfunktionen för analys.
4. Tidrapportering i app?
Vill du att användarna ska kunna tidrapportera i app? Genom att tidrapportera i app går det att rapportera arbetstiden var du än är. Det är en stor fördel att kunna tidrapportera snabbt och därmed inte skjuta upp det. Så fort tidrapporteringen inte sker direkt riskerar du att glömma att göra det eller att komma ihåg fel. Dessutom leder det till merarbete eftersom du måste göra det senare och då försöka minnas vad du har gjort eller sammanställa anteckningar från papperslappar och datorn. Vi rekommenderar därför att alla som söker efter ett tidrapporteringssystem väljer ett system som erbjuder tidrapportering i app. Det underlättar extra mycket för företag som har anställda som ofta arbetar ute hos kund.
När du väljer ett tidrapporteringssystem som har tidrapportering i app bör du säkerställa att systemet automatiskt uppdaterar tidrapporterna på alla enheter. Så fort en tid är inrapporterad ska den finnas både i appen och i webbgränssnittet. Det gör att du vid ett senare tillfälle kan logga in på datorn och se all tid som har rapporterats in via mobilen och vice versa. Säkerställ också att tidrapporteringen i app fungerar med den typ av telefon du har.
5. Tidrapportera med rösten?
Röststyrd tidrapportering är fortfarande ovanligt med vi gissar att det kommer att bli vanligare i framtiden. Inte minst eftersom virtuella assistenter som Alexa och Siri sakta men säkert blivit allt mer populära. När det kommer till tidrapporteringssystem på den svenska marknaden tror vi på Flowi att vi är ensamma om att erbjuda röststyrd tidrapportering i app. Läs gärna mer om Flowis unika röststyrning av tidrapportering och hur du använder den.
I korthet fungerar Flowis röststyrning så att du startar appen för tidrapportering och pratar in vad du har arbetat med. Röstboten frågar dig då vad du har jobbat med och du kan nu välja att avsluta eller svara till exempel grävjobb. I efterhand kan du se er konversation i chatthistoriken. En av fördelarna med att tidrapportera med rösten är att du inte behöver titta på skärmen eller klicka dig fram mellan olika alternativ. Bra om du behöver ha fokus på annat med blicken men ändå vill få tidrapporteringen avklarad!
6. Skapa faktura från tidrapport automatiskt
Innan val av tidrapporteringssystem är det också bra att fundera på om det ska vara möjligt att skapa kundfakturor från tidrapporterna. Eftersom tidrapporteringssystem brukar innehålla verktyg för att rapportera fakturerbar tid respektive interntid erbjuder många system därför också fakturering. Även om ni i dagsläget kanske redan har ett faktureringssystem kan det vara bra att välja ett tidredovisningssystem som har möjligheten att ta ut fakturaunderlag. På så sätt kan ni enkelt föra över fakturaunderlaget som bygger på inrapporterad fakturerbar tid till faktureringssystemet.
Ett tidrapporteringssystem som det går att skapa fakturor i bör ha en automatisk överföring av inrapporterad tid. Undersök därför om tiden som har blivit inrapporterad som fakturerbar kommer med på fakturorna utan någon manuell hantering. Att automatisera administrativa processer är viktigt eftersom det sparar tid och därmed minskar kostnader. Men det är också viktigt eftersom varje manuell hantering ökar risken att det uppstår fel. När det gäller hantering av kundfakturor är det extra viktigt att undvika felaktigheter eftersom det riskerar att leda till missnöjda kunder.
Om du väljer Flowis tidrapporteringssystem kan du skapa fakturor direkt från tidrapporteringen. Sjävklart går det att lägga till extra information på kundfakturan eller ändra om det är något som skulle ha blivit fel vid tidrapporteringen. Läs mer här om hur du gör för att skapa kundfakturor i Flowi.
7. Följa upp lönsamhet
Sista punkten innebär är du bör ställa dig frågan om du vill kunna följa upp tidrapporteringen? Ett tidrapporteringssystem som har en rapportfunktion underlättar analyser och uppföljning om vilka kunder och projekt som är lönsamma. Genom att ta ut rapporter på till exempel antal timmar som är fakturerade på en viss kund eller ett visst projekt blir det tydligt vad som är lönsamt. Här gäller det att se till att välja ett tidrapporteringssystem som ger dig möjlighet att filtrera fram olika analyser. Till exempel vill du kanske se hur mycket tid är restid till en kund och hur mycket som är faktiskt arbete. Eller så vill du kunna se hur mycket interntid en viss användare har rapporterat under en månad.
Därför behöver det finnas möjlighet att filtrera på så många faktorer som möjligt. Det kan handla om en exakt tidsperiod, specifika projekt, fakturerbar tid etc. Det är också bra om rapporterna i tidrapporteringssystemet är pedagogiska med tydliga diagram i olika färger för projekten. Ytterligare en bra funktion att ha med i ett tidrapporteringssystem är att kunna spara ner informationen till ett kalkylprogram i datorn. På så sätt kan du bearbeta informationen som du önskar, till exempel få med den till power point-presentationer och liknande. Läs gärna mer om analyser av tidrapporter och export till csv i Flowis tidrapporteringssystem.
Dessa 7 punkter ger dig förhoppningsvis bra vägledning vid valet av tidrapporteringssystem. Om du vill veta mer om Flowis affärssystem har vi samlat en lista med länkar till användarinstruktioner. Listan ligger på vår supportsida där du även hittar kontaktuppgifter till oss. På Flowi arbetar vi med att hela tiden utveckla funktionalitet och användarvänlighet. Tveka därför inte att höra av dig till oss om du har synpunkter på hur vi kan förbättra tidrapporteringssystemet.
Vi erbjuder även individuella anpassningar av systemet om ditt företag har behov av det. Hör i sådant fall av dig till oss så tar vi fram en offert. Om du inte ännu har bestämt dig för vilket tidrapporteringssystem du ska välja får du gärna testa Flowis tidrapporteringssystem gratis i 30 dagar. Varför inte skapa ett konto för att testa Flowis tidrapporteringssystem redan idag!