Sommarledigheten är över och det är dags för jobb, skola och andra aktiviteter. Att komma tillbaka till en hektisk vardag efter lata sommardagar kan vara en utmaning men kan också skapa energi och livsglädje. Ibland känns det övermäktigt och kaosartat med tusen projekt som drar igång på jobbet samtidigt som familjelivet ska hinnas med. För att få struktur på livet gäller det att inte lägga onödig tid på rutinuppgifter som tidrapporter och annan administration. I detta inlägg går vi igenom några knep på hur du kan få ordning på kaoset med enkla metoder såsom att organisera tidrapporteringen.
Organisera tidrapporteringen
Något av de allra viktigaste när det kommer till att få ordning på kaos är att få kontroll på tiden. Att hoppa mellan uppgifter skapar ineffektivitet och gör att du tappar koncentrationen och därmed presterar sämre. Multitasking har tidigare setts som någonting positivt som leder till framgång men forskning visar att multitasking dödar effektiviteten och ökar stressen.
Istället är det viktigt att sätta av tillräckligt med tid för att utföra en specifikt uppgift. Fokusera på uppgiften till 100 % och gör klart den innan du hoppar över till någonting annat. För att lyckas med detta gäller det att se över hur nuläget ser ut. På vilket sätt arbetar du idag? Har du möten eller kundbesök som hackar upp dagen? Då är det en bra idé att organisera tiden på ett nytt sätt.
Börja med att fundera på hur du skulle vilja utföra arbetsuppgifterna. Behöver du två timmar framför datorn utan att bli störd? Hur ofta behöver du dessa två timmar av ostörd arbetstid? Boka in tiden i kalendern och undvik att lägga in kundmöten eller andra projekt på denna tid.
För att ytterligare effektivisera dagarna bör du även strukturera hur du bokar in fysiska och digitala möten. Det kan till exempel vara smart att ha en specifik mötesdag då du inte gör någonting annat. En annan dag kan du endast avsätta för att jobba med administration och annat som kräver koncentration i ensamhet. Tidsmässigt är det ingen skillnad men resultatet kommer att bli bättre då du blir mer effektiv eftersom du undviker ställtiden mellan ett möte och en koncentrationskrävande arbetsuppgift.
För att det ska vara möjligt att ha en effektiv arbetsplanering behövs det ett verktyg som fungerar i praktiken. Genom att ha kalendern i mobilen har du alltid tillgång till ditt schema. Kombinera den med att även ha tidrapporteringen i en app så får du kontroll över både vad du ska göra och kan snabbt skriva upp när du har utfört något. På så sätt slipper du lägga tid i efterhand på att försöka minnas hur mycket tid du har lagt på ett visst projekt, något som är extra viktigt om det är tid som ska faktureras till kund.
Om du inte tidigare har testat på tidrapportering i app rekommenderar vi att du testar Flowis tidrapportering gratis i 30 dagar. Tjänsten innehåller också fakturering och rapportering på projekt och artiklar. Det är en molnbaserad tidrapportering som inkluderar både ett webbgränssnitt och en app för android och iphone.
Något som är lätt att glömma när det kommer till effektiv tidsplanering är att saker och ting ofta tar längre tid än man tror. Transport mellan olika platser, tid för lunch och vardagsärenden som läkarbesök, inköp av mat och att ha kontakt med släkt och vänner är viktiga att planera in. Se därför till att inte ha ett alltför tight schema utan försök att ha det någorlunda luftigt. På så sätt minskar du stressen och kommer förmodligen att tycka att det är roligare att utföra uppgifter när du inte ständigt känner att du har tidsbrist.
- Gör en arbetsuppgift i taget – multitasking dödar effektiviteten. Stäng av mejl och mobil när du behöver fokusera ordentligt.
- Planera in tid för koncentrationskrävande uppgifter.
- Strukturera dagarna med exempelvis särskilda mötesdagar och dagar då du endast arbetar med administration eller ett specifikt projekt.
- Använd ett smidigt verktyg för att organisera tidrapporteringen. Gärna ett molnbaserat system som fungerar både i mobilen och på datorn.
Få mer energi – planera jobb och fritid
Det är inte bara jobbet som påverkar strukturen i livet. Om du har barn eller är aktiv inom föreningsliv och annat är risken stor att även fritiden fylls upp med projekt som riskerar att skapa oordning och stress. För att hinna med allt du vill göra behöver du därför även planera kalendern utifrån din fritid. Med andra ord är det smart att ha en kalender för både jobb och fritid.
Det kan låta tråkigt att schemalägga varenda del av sitt liv men faktum är att det snarare kan ge mer tid till att slappa. Många gånger leder planeringen till en aha-upplevelse eftersom du inser att du har för mycket inplanerat. Genom att prioritera vad som är viktigast och börja tacka nej till sådant som inte är viktigt för dig kan du få mer balans i livet. Glöm inte bort att planera in fri tid i kalender. Under denna tid gör du vad du vill, alltifrån slötittande på någon serie till en biokväll med vännerna.
Ibland handlar stress och kaos inte om att ha för mycket att göra utan om hur jobbigt något är. Har du en gammal surdeg som tar mycket energi behöver du lägga upp en plan för att komma i mål med det. Försök därför att lokalisera om det är någonting specifikt som tar extra mycket energi och slutför detta trots att det känns tufft. Lyckas du med det kommer övriga projekt förmodligen att gå lättare och bli roligare.
Fördelen med att strukturera och planera sin tid när hösten närmar sig är att det blir en tydlig brytpunkt. De lata dagarna under sommaren och det lugnare tempot i samhället är över. Passa på att utnyttja övergången till att skapa ordning i kaoset och få struktur. Kanske får du då extra energi till att pröva någonting nytt som ett nytt jobb eller en inspirerande utbildning?
